武金光

摘 要：檔案管理人員應(yīng)該按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，從檔案的收集和歸檔、整理和分類排列、基本編目和保管、鑒定銷毀和統(tǒng)計移交、保密和利用等方面，規(guī)范管理檔案，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）08（c）-0109-02

檔案管理人員應(yīng)按照《中國人民共和國檔案法》及其相關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位實際情況，做好檔案規(guī)范化管理工作。

1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務(wù)過程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質(zhì)量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應(yīng)區(qū)別不同價值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，按照相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應(yīng)采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務(wù)、行政管理文件的整理歸檔應(yīng)在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應(yīng)在科技活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機(jī)構(gòu)保管1年，整理歸檔應(yīng)在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應(yīng)實時完成，對應(yīng)紙質(zhì)文件的物理歸檔在要求時間內(nèi)完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應(yīng)在此活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（7）專業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門規(guī)定時間內(nèi)及時完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅持尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查驗收工作，也要監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務(wù)、行政管理類紙質(zhì)文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關(guān)科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，合理運用保管期限、年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應(yīng)按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應(yīng)的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應(yīng)項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數(shù)）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。

用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關(guān)規(guī)定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規(guī)范填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機(jī)讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應(yīng)嚴(yán)格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護(hù)的相應(yīng)庫房和柜架，容積要符合遠(yuǎn)期發(fā)展需要，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進(jìn)行，并設(shè)置有指引標(biāo)識。

要保持庫房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調(diào)控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監(jiān)測溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統(tǒng)計移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實和歷史作用進(jìn)行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。這要求單位應(yīng)成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)完成此項工作。按照職責(zé)要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導(dǎo)會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據(jù)各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊，銷毀在主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。必須在2人以上在清冊上簽字并現(xiàn)場監(jiān)督銷毀檔案，同時在清冊上詳細(xì)記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。

4.2 檔案統(tǒng)計和移交

要及時準(zhǔn)確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進(jìn)行統(tǒng)計，準(zhǔn)確記錄其數(shù)量變動情況，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實，帳實相符，不得出現(xiàn)錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規(guī)定的時限內(nèi)完成。調(diào)離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)清點核對移交目錄，將出現(xiàn)的問題準(zhǔn)確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責(zé)任、及時處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復(fù)印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復(fù)制和摘抄檔案。檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，檔案庫房未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入，無關(guān)的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理遺失和失泄密事件并采取補(bǔ)救措施。

5.2 檔案利用

檔案利用者必須按照規(guī)定認(rèn)真填寫檔案利用登記表。單位內(nèi)部和外部人員因工作需要查閱檔案者，其辦理流程為：（1）科室和辦公室負(fù)責(zé)人同意可以查閱一般檔案資料；（2）經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，可以查閱涉密檔案資料。（3）單位外部人員需要持單位介紹信并經(jīng)相關(guān)科室和辦公室負(fù)責(zé)人以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱本單位的檔案資料。

檔案利用的時間、時限和相關(guān)要求：（1）應(yīng)在工作時間在閱覽室內(nèi)進(jìn)行檔案查閱。確實需要借閱者，一般應(yīng)在5天以內(nèi)，需要延長者應(yīng)重新辦理手續(xù)或經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）檔案借閱管理和利用者，不能有以下行為：摘抄、復(fù)印、照相、翻拍或借給他人檔案資料；圈點、勾劃、標(biāo)記甚或撕毀檔案資料；檔案資料內(nèi)容的公布；其他損毀檔案資料的行為。（3）相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)要主動熱情，按照要求詳細(xì)檢查檔案資料，及時匯報并解決發(fā)現(xiàn)檔案利用者的出現(xiàn)不良現(xiàn)象或問題。

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