天津三建建筑工程有限公司第三分公司 李少穎

國(guó)務(wù)院在2010年深化經(jīng)濟(jì)體制改革重點(diǎn)工作的意見(jiàn)中明確提出，要推進(jìn)中央國(guó)家機(jī)關(guān)公務(wù)用車制度改革，交通運(yùn)輸部也在2011年下發(fā)了促進(jìn)汽車租賃行業(yè)健康發(fā)展的通知。而且隨著生活水平的提高，人們開(kāi)始自駕游出行或者在旅游當(dāng)?shù)刈廛?。汽車的限?gòu)政策，也讓一部分人開(kāi)始選擇以租代買(mǎi)的方式，這給汽車租賃行業(yè)的發(fā)展提供了大好的機(jī)會(huì)。

政府的有利支持和龐大的市場(chǎng)前景，受這些宏觀環(huán)境的影響，經(jīng)營(yíng)性汽車租賃公司抓住了機(jī)會(huì)，這幾年陸續(xù)的發(fā)展壯大起來(lái)，形成規(guī)?；慕?jīng)營(yíng)方式。與融資租賃相比，因?yàn)槠洳晦D(zhuǎn)移租賃車輛的所有權(quán)，因此其業(yè)務(wù)更加單一，而且公司更容易進(jìn)行資產(chǎn)的管理。但是公司的所有權(quán)、決策權(quán)和管理權(quán)比較集中，管理層多采用集權(quán)式管理、職能制組織結(jié)構(gòu)，管理跨度小、層級(jí)少、決策權(quán)的集中容易導(dǎo)致公司的決策失誤和舞弊的發(fā)生。

租賃公司的領(lǐng)導(dǎo)層更多的將精力集中于業(yè)務(wù)的發(fā)展、市場(chǎng)份額的占有率、上、下游產(chǎn)業(yè)鏈的延伸，容易降低對(duì)行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的敏感度，當(dāng)對(duì)行業(yè)前景預(yù)測(cè)不準(zhǔn)時(shí)，公司仍盲目擴(kuò)張的結(jié)果會(huì)導(dǎo)致大量的購(gòu)置車輛的積壓，會(huì)使公司經(jīng)營(yíng)陷入困境，阻礙公司的發(fā)展，降低盈利能力，更甚者會(huì)導(dǎo)致破產(chǎn)。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該積極主動(dòng)的識(shí)別可能存在的各種主要風(fēng)險(xiǎn)，并且對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)加以防范和監(jiān)督，建立內(nèi)部控制體系。

一、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引

為了促進(jìn)企業(yè)建立、實(shí)施和評(píng)價(jià)內(nèi)部控制，財(cái)政部等五部門(mén)分別在2008年制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年又制定了18項(xiàng)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引。

《基本規(guī)范》明確指出內(nèi)部控制的目標(biāo)：

理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)；

維護(hù)資產(chǎn)安全；

保證財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整；

提高經(jīng)營(yíng)效率和效果；

促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、租賃公司的內(nèi)部控制目標(biāo)

公司要在國(guó)家法律法規(guī)允許的租賃范圍內(nèi)經(jīng)營(yíng)，依法納稅，不以降低價(jià)格、降低服務(wù)等惡性競(jìng)爭(zhēng)來(lái)?yè)屨际袌?chǎng)。

公司對(duì)現(xiàn)金及銀行存款等貨幣資金要全面管理，不能私自設(shè)立小金庫(kù)、不坐支現(xiàn)金、將收到的款項(xiàng)及時(shí)存入銀行，公司股東、經(jīng)理、管理層不能將資金存入個(gè)人賬戶或者移作他用。而對(duì)于出租在外的車輛，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行跟蹤管理，掌握車輛的使用情況，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)、維修，保證車輛的安全使用。對(duì)未出租的車輛，要記錄在案，做好保管工作，防止車輛的損壞和被盜。

公司對(duì)外報(bào)出的財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息要保證真實(shí)完整，真實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量，為內(nèi)、外部財(cái)務(wù)報(bào)表使用人提供可靠準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，不提供虛假、偽造的財(cái)務(wù)信息、數(shù)據(jù)。

公司應(yīng)關(guān)注行業(yè)所處的內(nèi)、外部環(huán)境，監(jiān)管方面的要求，分析經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。

公司必須要達(dá)到上述四個(gè)控制目標(biāo)，還要分析戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)劃出公司將要采用的戰(zhàn)略以及實(shí)行該戰(zhàn)略的可行性，做出有利于提升可持續(xù)發(fā)展能力和創(chuàng)造長(zhǎng)久價(jià)值的策略選擇。

三、公司層面的內(nèi)部控制

公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員的設(shè)置體現(xiàn)不相容職務(wù)相互分離的要求。采購(gòu)部門(mén)劃分為采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)審批、采購(gòu)執(zhí)行；財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)、出納；車務(wù)部門(mén)分為車輛驗(yàn)收、車輛保管、車輛報(bào)廢；租賃部門(mén)劃分為出租申請(qǐng)、出租審批、出租執(zhí)行；另設(shè)銷售部門(mén)負(fù)責(zé)舊車輛的銷售；內(nèi)部審計(jì)部門(mén)分為內(nèi)部審計(jì)和內(nèi)部控制的監(jiān)督。

對(duì)于常規(guī)的資金支付業(yè)務(wù)，經(jīng)理層制定權(quán)限的劃分，規(guī)定部門(mén)科長(zhǎng)、主管經(jīng)理和總經(jīng)理審批的權(quán)限范圍，包括可以辦理的業(yè)務(wù)類別和金額。部門(mén)機(jī)構(gòu)的人員在日常業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，按照規(guī)定的制度辦理或執(zhí)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)。而對(duì)于非常規(guī)的重要決策、重要事項(xiàng)、重要人事變動(dòng)以及大額資金業(yè)務(wù)等，由公司進(jìn)行集體決策審核和批準(zhǔn)。

治理層根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在評(píng)估當(dāng)前和未來(lái)市場(chǎng)的情況下做出當(dāng)年的經(jīng)營(yíng)方案，經(jīng)理層制定具體的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，財(cái)務(wù)科做出全面預(yù)算，包括當(dāng)年的購(gòu)車預(yù)算、收入預(yù)算、籌資預(yù)算、對(duì)外投資預(yù)算等，再經(jīng)過(guò)經(jīng)理層的審批后，交由治理層審議通過(guò)，最終形成年度預(yù)算方案，交由各部門(mén)分別執(zhí)行。

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在監(jiān)督過(guò)程中，針對(duì)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，要及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，每年要報(bào)告內(nèi)部控制有效性的評(píng)價(jià)結(jié)果，并且聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告。

四、業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制

(一)汽車購(gòu)置的內(nèi)部控制

對(duì)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃要交由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)，采購(gòu)申請(qǐng)人員按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，在采購(gòu)申請(qǐng)單上填寫(xiě)選定的供應(yīng)商名單、采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、品牌、付款方式等信息，對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)，應(yīng)先對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，由經(jīng)理層或者集體決策后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。

由采購(gòu)審批人員，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單上的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核是否是預(yù)算內(nèi)，選定的供應(yīng)商是否在確定的合格供應(yīng)商名單中，數(shù)量和品牌、價(jià)格等信息，進(jìn)行審批確認(rèn)。

由采購(gòu)執(zhí)行人員，按照審批后的申請(qǐng)單與選定的供應(yīng)商簽訂合同，合同條款應(yīng)包括采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、品牌、付款方式等信息，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。

付款由財(cái)務(wù)部門(mén)的出納辦理，付款時(shí)要核對(duì)發(fā)票信息、收款單位及賬號(hào)是否與申請(qǐng)單上的供應(yīng)商一致。

車務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核實(shí)車輛的數(shù)量、品牌。

(二)資產(chǎn)（汽車）管理的內(nèi)部控制

車務(wù)部門(mén)的保管人員應(yīng)當(dāng)制定汽車目錄，對(duì)每輛汽車進(jìn)行編號(hào)并建立固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄各輛汽車的使用地點(diǎn)、租賃單位、責(zé)任人、使用情況、維修、保養(yǎng)、盤(pán)點(diǎn)等情況。

財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)根據(jù)固定資產(chǎn)卡片，建立固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬，每月月末對(duì)車輛計(jì)提折舊，分別按照已出租、未出租和管理自用，進(jìn)行不同的賬務(wù)處理。定期對(duì)車輛進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)其狀態(tài)和數(shù)量，做到賬實(shí)相符。

車務(wù)部門(mén)制定汽車的日常維修和大修理計(jì)劃，定期對(duì)汽車進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其安全行駛。

車務(wù)部門(mén)要對(duì)各輛汽車進(jìn)行投保，交納交通強(qiáng)制保險(xiǎn)和商業(yè)保險(xiǎn)，目的是降低車輛發(fā)生賠償時(shí)的損失。

租賃部門(mén)在簽訂租車合同時(shí)，在租賃合同中明確條款規(guī)定，由于承租單位駕駛或者其他原因，導(dǎo)致車輛發(fā)生違章或者損失時(shí)，由承租單位來(lái)承擔(dān)責(zé)任。

對(duì)于已到報(bào)廢期或者未到報(bào)廢期但需要提前清理的車輛，由車務(wù)部門(mén)的報(bào)廢人員，填制清理、報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)科長(zhǎng)、主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方能對(duì)該車輛進(jìn)行清理。

(三)資金籌集的內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)預(yù)算提出籌資方案，包括籌資金額、形式、利率、期限、資金用途等內(nèi)容后，公司應(yīng)組織相關(guān)專家對(duì)初始投資方案進(jìn)行充分的可行性論證。

籌資方案通過(guò)可行性論證后，公司按照事先授權(quán)的權(quán)限進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，對(duì)于大額的籌資，必須經(jīng)由公司集體進(jìn)行決策和審核、批準(zhǔn)。

批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)部門(mén)編制具體的籌資計(jì)劃，包括本次的籌資金額、期限、還款方式、資金使用部門(mén)、貸款銀行、證券公司等，籌資工作由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)來(lái)負(fù)責(zé)。

公司要與貸款銀行、證券公司等簽訂貸款合同或者發(fā)債協(xié)議，并且嚴(yán)格按照籌資用途來(lái)使用資金，到期還款或者按時(shí)支付利息、歸還本金，保證公司的良好信用。

財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)籌資做好記錄，包括貸款日期、債券發(fā)行日期、資金的數(shù)額、資金的使用金額、尚未使用的金額、計(jì)息方式、還款方式、到期還款日。每月進(jìn)行籌資費(fèi)用的計(jì)提、支付以及會(huì)計(jì)核算等工作。

內(nèi)部控制既是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制，也是對(duì)發(fā)展目標(biāo)過(guò)程的控制，它不是一成不變的，需要針對(duì)公司的狀況不斷優(yōu)化完善的過(guò)程，必須堅(jiān)持不懈、持之以恒地持續(xù)改進(jìn)。

[1] 楊秀榮,黃赤和,王軍強(qiáng).企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引解讀及案例分析,2010