□李強(qiáng)華

高職院校大多是由中職及技工合并升級(jí)而來(lái)，科研工作起點(diǎn)較低，科研能力相對(duì)薄弱，科研檔案價(jià)值相對(duì)被忽略，但隨著高職教育十多年的潛心發(fā)展，科研能力與水平都達(dá)到了一定高度，而且由于高職的科研貼近生產(chǎn)一線，側(cè)重于技能性、實(shí)踐性，科研成果直接與產(chǎn)業(yè)、與崗位接軌，所以高職的科研具有與眾不同的特色——親民、接地氣，科研檔案的現(xiàn)實(shí)意義與技術(shù)指導(dǎo)價(jià)值非常高。然而，高職院校的檔案工作較其他綜合類高校起步晚，檔案的管理與建設(shè)尚需完善與提高，尤其是科研檔案的管理與建設(shè)，成為當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

一、高職科研檔案范圍的界定

(一)科研項(xiàng)目檔案。主要包括:準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)、審批文件、調(diào)研報(bào)告、委托書(shū)、項(xiàng)目協(xié)議書(shū)計(jì)劃書(shū)、開(kāi)題報(bào)告等材料;研究階段各種載體的重要原始記錄、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)有關(guān)材料;驗(yàn)收鑒定階段的科研報(bào)告、科研資金投入記錄、技術(shù)鑒定材料等;獎(jiǎng)勵(lì)與專利申報(bào)階段的申報(bào)材料、審批材料、獎(jiǎng)項(xiàng)榮譽(yù)等以及各階段相關(guān)的其它管理文件資料。

(二)科研成果檔案。主要包括:科研成果及成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果、專利與技術(shù)轉(zhuǎn)讓材料、科研年度統(tǒng)計(jì)表等資料。

二、高職院?？蒲袡n案管理與建設(shè)開(kāi)發(fā)的舉措

(一)項(xiàng)目研究、管理工作與項(xiàng)目建檔工作同時(shí)展開(kāi)，確保材料歸檔的全面與及時(shí)。目前，高職的科研管理工作僅停留在要求項(xiàng)目開(kāi)展與管理同時(shí)進(jìn)行的狀態(tài)，對(duì)科研材料的歸檔工作要求相對(duì)滯后。一個(gè)科研項(xiàng)目的完成歷時(shí)較長(zhǎng)(2 至3年)，涉及范圍廣、參與人員多，涉及資料龐雜，造成科研檔案材料形成周期長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)，再加上項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程中形成的資料內(nèi)容會(huì)發(fā)生一定的變化，檔案材料的形成也就難以產(chǎn)生連續(xù)性，最終歸檔材料往往不夠全面、不夠完善。國(guó)務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》明確規(guī)定要“達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作與科研工作每個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來(lái)的基礎(chǔ)上，把科研檔案的建檔工作也與之緊密結(jié)合起來(lái)，走邊研究、邊管理工作、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路。具體為:確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持、立卷、歸檔責(zé)任為項(xiàng)目工作任務(wù)之一，發(fā)揮項(xiàng)目組在材料的形成、收集、立卷等檔案工作中的主動(dòng)性、積極性。及時(shí)完善科研檔案收集整理工作，將科研活動(dòng)每個(gè)階段的文件資料都收集齊全。為促進(jìn)工作開(kāi)展，可在校內(nèi)每年進(jìn)行考核評(píng)比，對(duì)科研檔案搞得好的項(xiàng)目組進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案質(zhì)量未達(dá)標(biāo)的項(xiàng)目限期整改甚至不予以結(jié)題、申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)。二是理順好科研工作管理部門(mén)、高職學(xué)校檔案管理部門(mén)、科研檔案形成單位之間的工作關(guān)系，形成一個(gè)相互配合、相互滲透的聯(lián)合體，明確各自工作職責(zé)任務(wù)，建立合理的歸檔秩序，提高歸檔質(zhì)量和效率，保障科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高職科研檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化道路。以威海職業(yè)學(xué)院為例，科研檔案的管理工作就放在科研處這個(gè)科研管理部門(mén)進(jìn)行，這樣較好保證了科研檔案歸檔的完整及時(shí)。

(二)實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，升級(jí)檔案的交流傳播方式與途徑。科研檔案的數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必由之路，傳統(tǒng)的檔案交流方式與途徑不再適應(yīng)科研檔案新的發(fā)展需求，高職院校由于起步較晚，對(duì)這一塊的關(guān)注與投入力度不大，不過(guò)船小好掉頭，為了盡可能地開(kāi)發(fā)利用科研檔案資源的潛在價(jià)值，必須進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，在不涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案電子化，提供便捷途徑，擴(kuò)大受眾范圍，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，這亦是大勢(shì)所趨。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好服務(wù)渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、報(bào)道、展覽、檢索等利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)解決，最大限度地解決了科研檔案信息資源的及時(shí)流通，傳遞最新科研動(dòng)態(tài)，避免某一技術(shù)范疇的科研工作的重復(fù)進(jìn)行，更好地服務(wù)于高職院校的科研工作。

(三)編研開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，在內(nèi)部形成有效分享，避免科研資源的浪費(fèi)與重復(fù)。一方面，對(duì)科研檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的拓展與深化?？蒲袡n案中一部分反映學(xué)院科研技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀與歷史，具有紀(jì)錄性質(zhì)、憑證性，這是檔案得以保存的一個(gè)理由，但是科研檔案保存的更重要的原因卻是因?yàn)樗睦脙r(jià)值，即成果性，成果性是科研檔案開(kāi)發(fā)利用的根本原因。另一方面，高職院校科研檔案工作者在不違背知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實(shí)際需要，利用科研檔案實(shí)體，就某一專題進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語(yǔ)言、新的體例匯編成相對(duì)集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動(dòng)態(tài)化，供全?？蒲泄ぷ髡邊⒖迹猿浞职l(fā)揮高職科研檔案在一定范圍內(nèi)的有效交流傳遞功能，從而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。

(四)深化服務(wù)形式，為科研成果及早轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力構(gòu)建橋梁。隨著科技成果轉(zhuǎn)讓機(jī)制和技術(shù)市場(chǎng)的形成，高職科研檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓成為科研成果開(kāi)發(fā)利用的重要方式。而目前，科技成果轉(zhuǎn)化率不高，科技成果不能及時(shí)轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，原因之一就是科技供求信息不暢。高職院校檔案工作者要結(jié)合學(xué)?？蒲刑攸c(diǎn)，積極參與技術(shù)市場(chǎng)和信息市場(chǎng)活動(dòng)，促進(jìn)與社會(huì)的橫向經(jīng)濟(jì)聯(lián)系及經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流。在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的著錄基礎(chǔ)上對(duì)檔案中科研成果涉及的先進(jìn)技術(shù)、工藝方法、新發(fā)現(xiàn)等以目錄、簡(jiǎn)介、文摘等形式，定期或不定期向社會(huì)相關(guān)部門(mén)、企業(yè)進(jìn)行交流報(bào)道。并配合學(xué)院為技術(shù)咨詢、轉(zhuǎn)讓、成果開(kāi)發(fā)等提供必要的檔案材料，及時(shí)為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化。

三、結(jié)語(yǔ)

科研檔案規(guī)范化管理開(kāi)發(fā)的這些舉措，能為高職科研工作的深入開(kāi)展提供有效服務(wù);為高職院?？蒲兴降奶嵘l(fā)揮重要作用;為高職教育的深化發(fā)展保駕護(hù)航，同時(shí)這也是檔案管理工作的發(fā)展需求。

［1］國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)，國(guó)家檔案局．科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(2010 -10 -22)［EB/OL］．http://www．34law．com/lawfg/law/6/1187/law_252538094609．shtml

［2］國(guó)家經(jīng)委，國(guó)家科委．科學(xué)技術(shù)檔案工作條例(1980 -12-9)［EB/OL］．http://www．law-lib．com/law/law_view．a(chǎn)sp?id=2179

［3］科研全面突破多項(xiàng)指標(biāo)翻番［N］．南方日?qǐng)?bào)，2010 -12 -28(A10)

［4］蔡穎．高校檔案館參與數(shù)字校園建設(shè)的研究與對(duì)策［J］．辦公自動(dòng)化，2011，2:7 ～9