□ 姚丹丹

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校辦學(xué)的不斷深入，高校二級(jí)學(xué)院在各方面的工作中所形成的文件、材料等越來越多，給檔案歸檔工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，如何規(guī)范整理歸檔高校繁多的文件材料并按規(guī)定管理成為目前檔案歸檔工作中需要研究的課題。而隨著高校二級(jí)學(xué)院的不斷發(fā)展，隨著權(quán)力的不斷下放，二級(jí)學(xué)院在教學(xué)、科研、行政等工作中形成的文件材料，及時(shí)妥善地歸檔及管理的重要性日益提升。

一、高校檔案歸檔的定義

高校檔案是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、學(xué)工、黨政等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，可反映高校發(fā)展的歷史，也是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、科研、管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案歸檔是指各機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門，將工作活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的過程。也就是在各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的能清晰、準(zhǔn)確地反映當(dāng)時(shí)當(dāng)事的原始記錄，對(duì)其中有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值的文件材料移交檔案館的過程。歸檔材料包括紙質(zhì)文字、圖表、聲像、電子、獎(jiǎng)杯(狀)等各種載體和各種記錄形式的材料。

二、高校二級(jí)學(xué)院檔案歸檔管理工作概述

高校二級(jí)學(xué)院檔案歸檔管理工作主要依據(jù)學(xué)校檔案室要求，按照校立卷部門、歸檔范圍和保管期限表整理歸檔。主要分為黨群檔案、教學(xué)檔案等，歸檔過程中需按分類、保管期限等分門別類整理。歸檔期限包括永久、長(zhǎng)期、短期。二級(jí)學(xué)院檔案包括紙質(zhì)文字、圖表、聲像、電子、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀等各種形式的材料。管理方式分為上交學(xué)校檔案室管理及二級(jí)學(xué)院自存管理。

以三亞學(xué)院為例，目前上交學(xué)院檔案室管理的檔案主要分為黨群類、教學(xué)類。黨群類主要包括學(xué)院黨總支、直屬支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議記錄;黨總支、直屬支部黨建工作及有關(guān)材料;黨總支、直屬支部人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料;分團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、團(tuán)員名冊(cè)、團(tuán)干部名單、團(tuán)代會(huì)材料等。教學(xué)類包括學(xué)院黨政工作產(chǎn)生的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要資料、教學(xué)規(guī)章制度、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)、合同、協(xié)議、備忘錄;學(xué)院承辦的國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議或組織的重要活動(dòng)、會(huì)議材料;學(xué)院有關(guān)資料匯編、畫冊(cè);省級(jí)及以上頒發(fā)的各種有保存價(jià)值和紀(jì)念意義的實(shí)物檔案(獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、證書、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)和贈(zèng)品等)。二級(jí)學(xué)院自存的教學(xué)類檔案包括本科生畢業(yè)論文及評(píng)審意見、課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表教師任課安排、教案、優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告、本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)、教師工作量核算、登記材料、各專業(yè)期末考試試題(樣張)(按專業(yè)、按屆組卷)。

歸檔部門及時(shí)間要求二級(jí)檔案室即二級(jí)學(xué)院將上年檔案4月底之前提交。歸檔材料的要求:歸檔材料要求齊全、完整，二級(jí)學(xué)院歸檔由學(xué)院辦公室人員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，主要是學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)工、黨政工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件等，上級(jí)來文只歸檔與學(xué)院有關(guān)的政策性文件;歸檔材料要規(guī)范，考慮到長(zhǎng)期保存的效果，期限為永久、長(zhǎng)期的文件整理時(shí)要去掉金屬物，紙張大小為A4紙(會(huì)議記錄等特殊材料除外);歸檔材料應(yīng)齊全完整，已破損的材料應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的材料應(yīng)激光打印(激光復(fù)印)。檔案移交手續(xù)中檔案學(xué)院、部門為單位整理歸檔。二級(jí)學(xué)院檔案上交歸檔目錄，一式兩份，雙方簽字移交接收，各持一份以便查檔。

三、高校二級(jí)學(xué)院檔案歸檔管理中存在的問題

(一)對(duì)檔案歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠。二級(jí)學(xué)院是高等院校中的主要教學(xué)部門，絕大多數(shù)學(xué)院將重點(diǎn)都放在了教學(xué)工作、科研工作，對(duì)高校檔案工作不夠重視，沒有認(rèn)識(shí)到做好檔案歸檔管理工作對(duì)學(xué)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性。檔案管理是日常教學(xué)、科研、管理工作的積累，對(duì)今后的各方面工作具有重要的指導(dǎo)意義。只按照學(xué)校要求完成歸檔任務(wù)，不注重文件材料的積累，會(huì)使學(xué)院的各項(xiàng)工作錯(cuò)失寶貴的指導(dǎo)材料。

(二)檔案管理人員缺乏，水平不高。二級(jí)學(xué)院的歸檔工作，大部分都是靠兼職的檔案員完成。龐大的學(xué)院教學(xué)、科研、管理運(yùn)作產(chǎn)生越來越多的文件資料，僅靠一名兼職檔案員，難以完成系統(tǒng)、規(guī)范的檔案歸檔。因檔案歸檔涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等各領(lǐng)域，需要各位人員在產(chǎn)生文件資料的時(shí)候注意日常累計(jì)，才能達(dá)到規(guī)范、高質(zhì)量歸檔的效果。二級(jí)學(xué)院的檔案員主要是行政人員，參差不齊的業(yè)務(wù)水平也是歸檔工作存在問題的因素之一。

(三)缺乏新的檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用。目前高校的檔案歸檔工作，尤其是二級(jí)學(xué)院的檔案歸檔工作基本上是靠收集紙質(zhì)、實(shí)務(wù)等材料，而后裝訂歸檔，歸檔任務(wù)繁重，查檔不方便，缺乏新型的網(wǎng)絡(luò)歸檔查詢系統(tǒng)。

(四)檔案材料沒有按規(guī)范收集整理。二級(jí)學(xué)院檔案收集與整理帶有很大的隨意性，只收集部分材料，遺漏重要材料，或收集了沒有保存價(jià)值的材料。

四、提高二級(jí)學(xué)院檔案歸檔管理水平的措施

(一)提高對(duì)檔案歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案歸檔工作在高校工作中具有重要的意義，要想提高二級(jí)學(xué)院檔案歸檔管理水平，首先要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院教職工了解檔案對(duì)于學(xué)院各方面工作的重要性，做到全員重視檔案，支持檔案工作，調(diào)動(dòng)學(xué)院全體教職工及學(xué)生注意日常的檔案積累、收集，達(dá)到共同收集，共享檔案信息的目的。

(二)提高檔案歸檔管理人員水平。二級(jí)學(xué)院的檔案歸檔管理工作是整個(gè)學(xué)院的一項(xiàng)重要工作，應(yīng)建立一支檔案歸檔管理隊(duì)伍，分教學(xué)、科研、學(xué)工等領(lǐng)域做到有檔即歸，隨時(shí)、按要求收集檔案，分時(shí)間區(qū)域上交給檔案員，由檔案員進(jìn)行篩選、分類、規(guī)整，做到各個(gè)部分的檔案有效收集。同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平，以提高二級(jí)學(xué)院的檔案歸檔水平。

(三)建立現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)歸檔平臺(tái)。目前的高校檔案管理，主要是由檔案管理員進(jìn)行手工歸檔，通過日常積累收集將主觀認(rèn)為有價(jià)值的材料進(jìn)行分類歸檔，相對(duì)來說管理方式較落后，無法適應(yīng)發(fā)展越來越快的高校檔案歸檔工作，應(yīng)盡快尋求新的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)提高歸檔效率及歸檔質(zhì)量。

(四)完善檔案管理制度。檔案管理需要相關(guān)的制度來約束，目前二級(jí)學(xué)院關(guān)于檔案管理的制度并不健全，應(yīng)當(dāng)制定完善適合學(xué)院的檔案管理制度，制定相應(yīng)的規(guī)章。把檔案工作納入學(xué)院整體規(guī)劃，納入學(xué)院的各方面工作，如教學(xué)、科研等，把文件材料的收集、整理、歸檔管理列入規(guī)章制度中，規(guī)范工作程序，把檔案管理制度作為檔案歸檔人員考核的重要依據(jù)。

［1］劉斌.電子文件對(duì)檔案工作的影響及其歸檔［J］.鄭州輕工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2007

［2］包世同.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)［M］.南京:南京大學(xué)出版社