劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

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檔案科學(xué)規(guī)范化管理

劉桂菊

(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

近些年來，隨著我國各項經(jīng)濟事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作也受到了越來越多人們的高度重視，不僅僅因為檔案管理工作有利于完善各項事業(yè)的制度開發(fā)，最重要的一個科學(xué)規(guī)劃的檔案管理可以不斷的提升一個企業(yè)的自身管理水平，發(fā)揮其自身最大價值。也正因如此，如何做好檔案的科學(xué)規(guī)劃化管理則顯得尤為重要。結(jié)合個人實踐工作經(jīng)驗，對如何做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理提出幾點個人建議，以供參考。

檔案；檔案管理；科學(xué)；規(guī)范化

0 前 言

檔案作為人類社會的記憶工作以及知識的結(jié)晶，其不僅是國家信息資源的重要組成部分，其也是我國民族財富中不可或缺的重要組成部分，在經(jīng)濟社會資源結(jié)構(gòu)中占據(jù)著十分重要的位置。正因如此，如何做好檔案管理工作早已成為各個檔案管理部門的重要課題。尤其是近些年來，隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案不僅能夠為各項工作的開展提供有力的可靠信息數(shù)據(jù)，還能夠為促進企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供第一手資料。所以，如何做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作則顯得尤為重要。以下筆者即從幾個方面入手，對如何做好檔案科學(xué)規(guī)劃范管理提出幾點個人建議，以供參考。

1 進一步加強檔案管理重要性的正確認識

要想進一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作，首先就應(yīng)該從加強檔案管理意識入手，充分認識到檔案管理工作的重要性，進而腳踏實地的用心做好檔案管理工作。尤其是我國在檔案管理工作上，由于各種原因的影響，社會各界對檔案管理這門重要的管理科學(xué)在認知上還相對匱乏，無法認識到檔案管理工作對社會發(fā)展的重要性。而檔案管理人員作為大量公共信息資源的掌握者，也缺乏對自身工作重要性的認識，往往將自己定位在被動服務(wù)者的行列，等人過來借閱檔案信息，認為只要管好檔案就可以了，缺乏對檔案的編研、開發(fā)、利用，以至于許多檔案部門的檔案信息資源不僅內(nèi)容單一，且門類不全，無法得到有效的開發(fā)與利用。

而實際上，一個單位要想長期穩(wěn)定的蓬勃發(fā)展，做好檔案管理工作是十分必要的，不僅僅因為檔案管理工作是維護歷史真實面貌的唯一途徑，也是提高企業(yè)工作質(zhì)量、工作效益的必要手段，是衡量一個企業(yè)管理水平的重要標(biāo)尺。所以，要想在經(jīng)濟社會中始終立于不敗之地就必須做好檔案管理工作，而做好檔案管理工作的重要前提就是進一步加強對檔案管理重要性的正確認識，加大對檔案和檔案工作重要性的宣傳，強化人們的檔案意識，進而使檔案工作不斷向科學(xué)化，規(guī)范化管理發(fā)展。

2 進一步加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

(1)加強檔案管理人員自身職業(yè)教育。也就是說進一步幫助檔案管理人員樹立高度的責(zé)任感與奉獻精神，可以采取繼續(xù)教育的方式，定期宣傳檔案管理工作的重要性。同時，主動深入到檔案管理人員的身邊，去了解他們，掌握檔案管理工作人員的心理，從不同的角度提高其自身的檔案管理意識與集體榮譽感，從而為進一步推動檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

(2)加強檔案管理人員的職業(yè)技能教育。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)今在檔案管理工作上早已實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化。因此，要想進一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理則檔案管理人員必須具有一定的職業(yè)技能素質(zhì)，即要掌握扎實的檔案管理知識，還必須掌握一定的計算機基礎(chǔ)與操作技能，能夠熟悉運用檔案管理系統(tǒng)，從而解決信息管理中的各項問題。

(3)加強檔案管理人員的研究能力與組織能力。只有不斷提高檔案管理人員的研究能力與組織能力，才能全面的了解當(dāng)今社會的歷史面貌，進而滿足人們不斷增長的信息需求。也只有如此，檔案管理人員才能在工作中建立其相互支持、相互協(xié)作、相互配合的工作網(wǎng)絡(luò)，逐漸完善檔案管理工作，向科學(xué)規(guī)范化管理不斷前進。

3 進一步加強檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

(1)應(yīng)該投入相應(yīng)的物力，配備足夠的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。古話說：工欲善其事，必先利其器，想實現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理也是如此。尤其是檔案信息化建設(shè)必須建立在現(xiàn)代通訊設(shè)備與計算機設(shè)備之上。所以，檔案部門應(yīng)該加大對檔案管理相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備的采購，完善檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施，從而為科學(xué)規(guī)范化管理提供基本的物質(zhì)支持。

(2)建立科學(xué)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理工作是一個龐大的系統(tǒng)工作，因此為了能夠進一步實現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理，應(yīng)該為檔案管理工作建立一個信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)，從而從使用與管理機制上提高對檔案信息的管理能力。

(3)加強對檔案信息的開發(fā)與利用。檔案的價值在于利用，這是檔案工作的永恒主題。所以，在實際工作中，我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，真正提高檔案的利用率。

4 結(jié)束語

綜上所述，筆者對如何做好檔案科學(xué)規(guī)范化管理工作提出幾點個人建議，也使我們更加清楚的認識到，檔案管理工作對于完善一個企業(yè)的管理制度，提升一個企業(yè)的管理水平也有著十分重要的影響。因此，進一步做好檔案的科學(xué)規(guī)范化管理工作尤為重要。所以，在日常工作中，我們更應(yīng)該不斷的去完善檔案管理制度，進一步做好檔案信息的開發(fā)與利用工作，盡最大能力發(fā)揮檔案管理工作的最大價值，從而為其他各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展做出檔案管理工作應(yīng)有的貢獻。

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2015-04-11

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1008-3383(2015)11-0193-01