朱進

（河北工程大學(xué) 科信學(xué)院，河北 邯鄲 056038）

高等學(xué)校檔案是高等院校進行學(xué)校管理的一個重要組成部分，它記錄了高等院校的成長歷程，同時也對于高校在每一年所進行的活動的一個記載，能夠全面地反映學(xué)校的一個真實的現(xiàn)狀。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

（一）思想陳舊，意識薄弱

大多數(shù)的院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理方面的工作缺乏足夠的重視，院校對于檔案管理工作所投入的經(jīng)費也不是很多，對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，而相應(yīng)地，檔案的管理人員也因此對于自己的工作要求也不高，既沒熱情，也沒動力，僅僅是保存好檔案就行，卻缺少了利用這些檔案資源真正去為學(xué)校和社會提供更好的服務(wù)的意識[1]，從而造成檔案一旦被需要查閱的時候，總是感到手足無措的窘境。

（二）在管理上不先進，方法陳舊繁瑣

以往對于檔案的管理主要包括對資料的搜集和整理，然后進行分類、編好目錄、歸檔，基于檔案管理的工作比較繁瑣，工作的任務(wù)量大且重，工作方式也相對落后，主要是人工進行，是一項相當(dāng)累人的細活，根本不能在短時間內(nèi)將檔案都整理好。即便電腦中存檔的信息也只是單純地進行一些簡單的基本信息的錄入，并沒有保存較為詳細、完整的信息。

（三）在制度上缺失，體制相對落后

現(xiàn)在，很多的高等院校在檔案的管理方面沒有任何的創(chuàng)新，導(dǎo)致工作氛圍不活躍，特別是在某些機構(gòu)的設(shè)置上，還沒有相對比較完善的各種制度的規(guī)范。同時也不能和工作人員的工資、職稱掛鉤，根本提升不了檔案工作者的積極性，這也是檔案管理工作不能很好地發(fā)展的一個重要因素。

二、對高校檔案管理工作問題的解決與創(chuàng)新

（一）要充分重視檔案管理工作，不斷加大檔案管理的投入力度，提高自我認(rèn)識

高等院校的檔案管理是在學(xué)校辦學(xué)的時候逐步形成的，旨在保存學(xué)校的有價值的各種文字檔案、實物等能夠體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的東西，它反映出了學(xué)校的一個整體發(fā)展水平，也展現(xiàn)出了學(xué)校輝煌的歷史。因此做好檔案的管理工作，也為學(xué)校的各方面發(fā)展提供了一個可靠的理論依據(jù)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案的工作人員，都應(yīng)該從自身提高認(rèn)識，在觀念上重視起來，把未來改革創(chuàng)新的方向定好，采用先進的措施，通過改善學(xué)校的硬件設(shè)施，引進先進的計算機信息技術(shù)，不斷促進高校的檔案管理工作的高效發(fā)展。

（二）不斷在模式發(fā)展上進行優(yōu)化

在高校，采用信息技術(shù)手段對檔案進行有效地管理，比單純地靠手工方面的管理有著很大的優(yōu)勢，應(yīng)加快由“紙質(zhì)檔案”向“電子檔案”的轉(zhuǎn)化，這可以極大地提高檔案管理的有效性、精準(zhǔn)性和便利性，是實現(xiàn)高等院校檔案的現(xiàn)代化管理的重要手段。

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的根本，是檔案資源的建設(shè)，將一些紙質(zhì)材料的檔案進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換處理，能夠真正實現(xiàn)檔案的電子化管理。這需要以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，從而保證學(xué)校所收藏的材料、照片等檔案資源數(shù)字化的順利轉(zhuǎn)換。這無疑是提升高校檔案工作的管理效率的一項重要的措施。

但同時，高校的“電子檔案”，還要注意安全性，加強保密性，努力做到“四防”，即防“黑客侵入”，防數(shù)據(jù)被盜，防事故丟失和隨便泄露。

(三)不斷創(chuàng)新檔案管理機制，完善檔案管理制度

在檔案管理的機制上，要以崗位責(zé)任制對每一位工作人員進行量化，不斷完善制度建設(shè)，保證內(nèi)部結(jié)構(gòu)的設(shè)置、人員的分配、獎勵制度等都能符合檔案管理的要求，從而建立一個完善的工作管理體系和制度，使得檔案管理工作能夠永葆創(chuàng)新的活力。如檔案的借閱制度，要運用科學(xué)的績效考核制度對每一位工作人員進行約束，既充分發(fā)揮檔案的作用,又能確保檔案的安全完整。此外，還要對檔案內(nèi)容進行逐步完善，例如，對于學(xué)生檔案的管理，很多院校只是局限于對學(xué)生的政治和學(xué)習(xí)行為的管理，對于學(xué)生參與的社會實踐活動的記錄則很少，因此，要多加強這些方面的記錄歸檔[1]，等等。

（四）加強檔案管理隊伍的建設(shè)

第一，要不斷提升檔案管理人員自身的道德修養(yǎng)，使其從心里熱愛這項工作，培養(yǎng)其積極的主動性和創(chuàng)造性；還要不斷加強檔案管理人員的思想政治理論的學(xué)習(xí)，強化他們對于檔案保密意識的觀念。

第二，作為一名優(yōu)秀的檔案工作者，不僅要在思想上引起重視，還要有專業(yè)化的檔案管理技能。因此，需要高等院校的檔案管理部門制定出相應(yīng)的人才培養(yǎng)計劃，多組織檔管人員進行相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)和交流，使其在業(yè)務(wù)和技術(shù)上能得到很大的提升，同時還可從其他部門選撥出一批在技術(shù)和管理方面非常優(yōu)秀的工作人員，來優(yōu)化整個檔案管理隊伍，從而促進檔案管理工作更好地發(fā)展。人才資源的建設(shè)必將為今后高校的檔案管理工作進行創(chuàng)新性發(fā)展提供了可靠的保障。

（五）促進檔案資源的現(xiàn)代化發(fā)展

高校檔案管理工作要與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行有效的結(jié)合，目前，隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)不斷地發(fā)展和建設(shè)，電腦技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于高等院校，高校已經(jīng)具備了現(xiàn)代化的辦公管理水平，能夠更加有效地完成對于檔案信息方面的加工和整理，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的發(fā)展程度，實現(xiàn)檔案管理的自動化發(fā)展。

檔案管理的現(xiàn)代化，也體現(xiàn)出了對于技術(shù)人才的迫切需要，能夠?qū)⒁酝臋n案工作者從繁瑣落后的手工勞動中解放出來，有效地提升了對人才資源的合理使用情況，同時也實現(xiàn)了檔案信息的資源共享，使得檔案信息的使用功能發(fā)揮到最大化。把科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，能夠不斷強化相關(guān)的服務(wù)體系，同時運用先進的現(xiàn)代化技術(shù)，建立館藏檔案目錄，全文數(shù)據(jù)庫等，以實現(xiàn)資源信息的全面共享。

綜上所述，高等院校的檔案管理工作是一項不斷發(fā)展和進步的工作，做好高等院校的檔案管理工作是保證高校各項管理工作順利進行的一個重要保障，需要高等院校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理工作者緊跟時代的步伐，把握高等院校的檔案管理工作發(fā)展的總體趨勢，在管理技術(shù)上進行不斷改革創(chuàng)新。我們要對檔案的搜集整理工作進行不斷地創(chuàng)新和完善，同時也要做好檔案的歸檔工作，更好地服務(wù)于師生，以提升檔案工作的管理和整體的服務(wù)水平，努力實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

[1]李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理研究，2010(14):81-90.