羅艷

摘 要：檔案管理工作包含了兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)是檔案的保存和管理，另一個(gè)則是檔案的開發(fā)和利用。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，電子化、數(shù)字化檔案的增加讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，面對(duì)著更多更大的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案部門應(yīng)該要對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用引起重視，積極的引入使用。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員手抄工作較多，能夠提供的檔案服務(wù)也比較有限。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理之后，檔案管理人員的手工操作變得少了，服務(wù)效率更高，能夠提供的服務(wù)內(nèi)容也更加豐富，這是跨越性的發(fā)展。所以，我們需要在進(jìn)行日常檔案管理的時(shí)候，多積累信息應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)，讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：檔案 虛擬化 縮微化 數(shù)字化 信息化 網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）11（c）-0243-01

檔案可以是社會(huì)的發(fā)展記錄載體，保存的是社會(huì)信息，檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展，其信息量越來越大，單純的手工管理作業(yè)方式已經(jīng)不能滿足其需求，計(jì)算信息化管理是未來的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理人員應(yīng)該要明確檔案管理的發(fā)展方向，能夠提升自己的微機(jī)能力，提高管理水平，讓檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范。

1 無紙化、虛擬化檔案管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用發(fā)展讓其成為了本世紀(jì)的主導(dǎo)力量，無紙化辦公和虛擬檔案是現(xiàn)代檔案管理的新方向。無紙化辦公和自動(dòng)化辦公為檔案管理帶來了較大的變化，文件使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，報(bào)告也可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞，在文件的收發(fā)過程中，步驟被精簡(jiǎn)，文件的傳遞快速、便捷，這是自動(dòng)化辦公和無紙化辦公的優(yōu)勢(shì)，這種優(yōu)勢(shì)同時(shí)也是對(duì)檔案管理工作的更高要求。

檔案資源共享是檔案管理的一個(gè)目標(biāo)，該目標(biāo)需要一定的檔案館藏來支持，虛擬化可以讓館和館之間可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，增加彼此的館藏。加入整個(gè)世界的檔案信息都能夠并入互聯(lián)網(wǎng)，那么檔案資源則會(huì)變?yōu)闊o限大，連接全球，在短時(shí)間內(nèi)可以獲得你所需求的所有信息，這樣就讓傳統(tǒng)檔案管理的問題得到了解決，無需大的空間來存儲(chǔ)，投入小，使用便捷。

2 數(shù)字化、微縮化檔案管理

微縮攝影和數(shù)字影像技術(shù)讓數(shù)字化檔案管理得以實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化檔案是借助現(xiàn)代先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備來將館藏資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其變?yōu)殡娮游募?。微縮攝影技術(shù)則是將紙質(zhì)文件微縮在微縮品上，制作成電子文件，數(shù)字影像技術(shù)則是將各種檔案信息轉(zhuǎn)變成影像視頻，這些技術(shù)都是需要通過計(jì)算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行識(shí)別和管理的電子檔案。檔案信息數(shù)字化之后，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索了使用，讓其使用效率更高，可以拓展的服務(wù)也更多，讓紙質(zhì)檔案利用率低，占空間大的缺點(diǎn)得到了解決。尤其是這些技術(shù)的結(jié)合，讓檔案管理中的褪色圖片得到了修復(fù)，可以進(jìn)行保存和復(fù)制，并且提供圖文并茂的信息，讓檔案的利用價(jià)值更高。

3 信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理

現(xiàn)代社會(huì)中信息化和網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)標(biāo)志，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路技術(shù)的使用讓人與人之間的距離變得更小，信息的利用效率更快更高，國(guó)界越來越小，不用出門也能夠掌握天下事。這是促進(jìn)了社會(huì)辦事效率的提升，同時(shí)也讓整個(gè)社會(huì)之間的聯(lián)系更加緊密，讓檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化得以實(shí)現(xiàn)。

現(xiàn)在從中央到地方，從企業(yè)到機(jī)關(guān)，都有大小不同的局域網(wǎng)，目的是讓網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行檔案信息的快速傳遞和利用，一些資料具有保密性，因此不允許接入外網(wǎng)，部分還是單機(jī)操作，采取物理隔離的方式?？墒怯?jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，密碼技術(shù)和各種識(shí)別技術(shù)的使用，讓電子文件的安全性有了較大的提升，對(duì)于電子文件的真?zhèn)舞b別提供了幫助，提高了電子文件的真實(shí)性和可靠性。

網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。

4 檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。

5 檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化

其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會(huì)的支持，將社會(huì)各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實(shí)和豐富庫存資源；另一方面，社會(huì)各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。兩者的關(guān)系是相互依存的，讓檔案資源的市場(chǎng)化管理有了條件，對(duì)于解決檔案經(jīng)費(fèi)不足的問題提供了幫助，讓檔案管理事業(yè)可以健康的發(fā)展。

總的來說，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用不斷增加，我們可以跟隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展腳步，將科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備應(yīng)用于檔案管理中，讓檔案管理現(xiàn)代化成為可能，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。所以各位檔案工作人員都應(yīng)該要有這樣的意識(shí)，能夠努力去提升自己的水平，學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)，掌握科學(xué)知識(shí)，讓檔案管理的整體水平得到提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 汪溢，譚書旺.秘書文學(xué)管理[M].遼寧：大連理工大學(xué)出版社，2013.endprint