摘要：煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)、系統(tǒng)復(fù)雜，近年來我國(guó)煤礦開采技術(shù)得到快速發(fā)展，生產(chǎn)能力和裝備水平不斷提升，投資規(guī)模大幅增長(zhǎng)。文章針對(duì)當(dāng)前煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目存在的檔案管理問題進(jìn)行分析，找出關(guān)鍵問題和解決辦法，希望對(duì)煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目；煤礦開采技術(shù)；檔案管理；檔案資料；檔案管理制度 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G275 文章編號(hào)：1009-2374（2015）12-0186-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.093

煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目具有投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、行業(yè)特征突出、專業(yè)技術(shù)復(fù)雜等特點(diǎn)，其檔案資料從項(xiàng)目論證決策、立項(xiàng)審批以及實(shí)施建設(shè)、竣工使用等全過程中形成。歸檔卷宗的類別涉及項(xiàng)目前期論證審批事項(xiàng)資料，工程地質(zhì)勘查測(cè)量數(shù)據(jù)，煤礦專業(yè)單項(xiàng)設(shè)計(jì)資料、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)施工圖紙，工程監(jiān)理監(jiān)督記錄資料，設(shè)備材料采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件資料等。檔案資料針對(duì)項(xiàng)目管理的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，必須將項(xiàng)目的管理過程和工程的施工過程反映清楚。在煤礦復(fù)雜和隱蔽的環(huán)境下，煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案顯得尤為重要，是企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的關(guān)鍵憑證和依據(jù)。

1 當(dāng)前煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的突出問題

1.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，很多項(xiàng)目在建設(shè)過程中都存在對(duì)檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，另一方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項(xiàng)目條件艱苦、人員流動(dòng)性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項(xiàng)工程門類繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對(duì)檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會(huì)使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行龐大的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案資料時(shí)，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會(huì)給項(xiàng)目檔案資料的完整歸檔帶來困難。

1.2 未能構(gòu)建完整的檔案管理體系

項(xiàng)目的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目機(jī)構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目由于地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時(shí)建立或者辦公設(shè)施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項(xiàng)目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國(guó)飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進(jìn)水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.3 檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱

項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，在職責(zé)不明確和管理松散的項(xiàng)目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏對(duì)檔案管理的實(shí)踐能力，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作滯后，影響了工程各方面對(duì)項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料有時(shí)存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項(xiàng)目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2 做好煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的四點(diǎn)建議

2.1 充分重視煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作

在企業(yè)投資建設(shè)項(xiàng)目中，煤礦建設(shè)項(xiàng)目屬于政府核準(zhǔn)類別。盡管近兩年國(guó)家對(duì)煤礦等能源類建設(shè)項(xiàng)目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國(guó)家相關(guān)核準(zhǔn)項(xiàng)目的審批制度和要求，從項(xiàng)目前期論證，到項(xiàng)目支撐性的文件設(shè)計(jì)審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的過程中，煤礦監(jiān)管部門對(duì)工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項(xiàng)目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項(xiàng)目全面管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目順利實(shí)施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項(xiàng)目檔案的管理工作。

對(duì)具體的煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目而言，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，工程項(xiàng)目從實(shí)施初期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計(jì)算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎(jiǎng)懲辦法。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時(shí)，要有注重檔案管理的思想意識(shí)，把工程項(xiàng)目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟(jì)保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

2.2 加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

煤礦建設(shè)項(xiàng)目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項(xiàng)目業(yè)主即建設(shè)單位是整個(gè)過程項(xiàng)目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對(duì)項(xiàng)目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對(duì)參與建設(shè)的各部門和各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)有關(guān)人員普及檔案管理的知識(shí)，同時(shí)檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識(shí)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.3 加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時(shí)將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請(qǐng)檔案部門進(jìn)行項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，待項(xiàng)目檔案通過專項(xiàng)驗(yàn)收后，建設(shè)單位方可組織項(xiàng)目的竣工總驗(yàn)收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項(xiàng)目的各單項(xiàng)竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收。其職責(zé)就是在參加驗(yàn)收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項(xiàng)檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項(xiàng)竣工檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)檢查各項(xiàng)歸檔材料中圖紙和實(shí)物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實(shí)性。對(duì)查出的問題要記錄在案，并及時(shí)跟蹤到底，確保問題最終解決，為項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.4 規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

由于國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策不斷調(diào)整，煤礦建設(shè)工程的規(guī)模和技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展。近年來煤礦建設(shè)工程項(xiàng)目多以系統(tǒng)繁雜和技術(shù)裝備先進(jìn)而成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展過程中引人注目的投資項(xiàng)目，做好項(xiàng)目檔案的管理工作是保障項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施的根本保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度的建立和落實(shí)，是科學(xué)有序的檔案管理工作的保障。在項(xiàng)目實(shí)施過程中簽訂的各項(xiàng)合同，應(yīng)當(dāng)把檔案管理的有關(guān)職責(zé)約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工移交檔案資料的數(shù)量、時(shí)間和質(zhì)量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴(yán)格的約束機(jī)制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規(guī)范地進(jìn)行。

檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，在項(xiàng)目建設(shè)期間，大力提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在項(xiàng)目中發(fā)揮重要作用，同時(shí)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和項(xiàng)目建設(shè)的需求，推動(dòng)項(xiàng)目檔案管理提高到新的水平。

作者簡(jiǎn)介：韋曉黎（1970-），女，新疆烏魯木齊人，供職于新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司，研究方向：技術(shù)檔案及文書檔案管理。

（責(zé)任編輯：王 波）