軒紅

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展影響了很多人的生活模式，同時(shí)也影響了行業(yè)的工作模式，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)模式同時(shí)對(duì)檔案館的服務(wù)模式革新帶來(lái)了新的契機(jī)。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)新模式

1.1 搭建信息交互平臺(tái)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案信息資源的共享實(shí)現(xiàn)了可能，檔案部門(mén)可以通過(guò)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)交互平臺(tái)，通過(guò)用戶(hù)的注冊(cè)或者統(tǒng)一認(rèn)證體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源檢索的便利性、互動(dòng)交互，用戶(hù)信息更新等新的服務(wù)模式。

其中如何保證信息的可靠性和用戶(hù)信息的機(jī)密性是這項(xiàng)服務(wù)的關(guān)鍵技術(shù)。針對(duì)這種風(fēng)險(xiǎn)，如果是局域網(wǎng)用戶(hù)可以通過(guò)IP限制，建立自己?jiǎn)挝坏臋n案服務(wù)網(wǎng)站，在網(wǎng)站上發(fā)布信息，或者開(kāi)發(fā)鏈接檔案系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)訪(fǎng)問(wèn)接口；對(duì)于社會(huì)檔案部門(mén)，可以通過(guò)統(tǒng)一認(rèn)證技術(shù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人對(duì)個(gè)人檔案信息的查找和更新，對(duì)開(kāi)放的公共檔案信息進(jìn)行檢索和使用。這樣大大地增強(qiáng)了用戶(hù)使用檔案資源的方便性和快捷性。

1.2 個(gè)性化專(zhuān)業(yè)服務(wù)。用戶(hù)需求的多樣化，決定了個(gè)性化服務(wù)的必要性，個(gè)性化服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下一種新服務(wù)模式的探索，它是傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式的延伸。個(gè)性化服務(wù)強(qiáng)調(diào)服務(wù)的主動(dòng)性，強(qiáng)調(diào)用戶(hù)的互動(dòng)性，用戶(hù)可以根據(jù)自己的需求對(duì)服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行定制，引導(dǎo)用戶(hù)向數(shù)字檔案過(guò)渡，滿(mǎn)足特定用戶(hù)群的特殊需要。提供個(gè)性化服務(wù)需要注意以下幾點(diǎn)：（1）對(duì)用戶(hù)信息需求進(jìn)行調(diào)研，建立用戶(hù)需求檔案，及時(shí)掌握用戶(hù)的信息行為，并及時(shí)調(diào)整服務(wù)的內(nèi)容及角度，以用戶(hù)的需求為目標(biāo)，對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（2）對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，提供深加工服務(wù)。海量的檔案信息，很多時(shí)候使用戶(hù)茫然無(wú)所適從。對(duì)檔案信息進(jìn)行總結(jié)和序化，提煉針對(duì)用戶(hù)需求的有深度的檔案信息，這種信息資源具有很強(qiáng)的針對(duì)性，能滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)某一個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域、專(zhuān)題的深入研究，這樣的資源深加工，體現(xiàn)了檔案部門(mén)的專(zhuān)業(yè)化和個(gè)性化。（3）建設(shè)特色庫(kù)和專(zhuān)題庫(kù)，這樣能夠體現(xiàn)出單位的特長(zhǎng)，特色資源庫(kù)的建立，有利于提升本館的知名度和資源利用效率，給用戶(hù)提供新鮮的體驗(yàn)，吸引用戶(hù)。（4）建立統(tǒng)一的檢索接口和導(dǎo)航系統(tǒng)，方便用戶(hù)檢索，節(jié)省用戶(hù)時(shí)間。

1.3 挖掘檔案信息價(jià)值。檔案的社會(huì)價(jià)值屬性確定了其潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而由于種種原因，檔案資源的利用一直都沒(méi)有發(fā)展起來(lái)。以知識(shí)管理為主的今天，高新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，使人類(lèi)的知識(shí)總量迅速增加，獲取知識(shí)運(yùn)用知識(shí)的能力也大大提升，作為知識(shí)載體的檔案應(yīng)該成為信息產(chǎn)業(yè)的支柱，所以對(duì)檔案資源的挖掘顯得尤為重要?？梢越柚W(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極開(kāi)發(fā)現(xiàn)有資源，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的組織、標(biāo)引、發(fā)布，形成統(tǒng)一而完整的體系，然后經(jīng)過(guò)語(yǔ)義標(biāo)識(shí)，進(jìn)行聚類(lèi)和分類(lèi)，形成規(guī)模效益，這樣可以很好地提供知識(shí)共享環(huán)境，促進(jìn)檔案知識(shí)的應(yīng)用，檔案機(jī)構(gòu)可以給用戶(hù)提供更全面的檔案信息，同時(shí)檔案的性質(zhì)和范圍也得到了拓展。提供優(yōu)良的知識(shí)共享環(huán)境，并從不同角度將這些知識(shí)轉(zhuǎn)化到個(gè)人工作當(dāng)中去。從而促進(jìn)用戶(hù)和檔案館之間的關(guān)系。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案服務(wù)策略

高校發(fā)展的程度不同，決定了高校檔案服務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍以及服務(wù)層次的不同，但是所有的高校檔案工作部門(mén)在工作中都應(yīng)該從以下幾點(diǎn)著手。

2.1 服務(wù)的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。高校檔案服務(wù)部門(mén)的服務(wù)對(duì)象為教師和學(xué)生，由于目標(biāo)用戶(hù)的特定性，造成服務(wù)模式和服務(wù)手段的固定性，所以缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。這種傳統(tǒng)的“應(yīng)答式”服務(wù)模式在服務(wù)種類(lèi)、服務(wù)模式和服務(wù)手段上都比較落后，被動(dòng)式的服務(wù)往往導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)備不全面和不充分，影響檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用。

在服務(wù)主動(dòng)性方面，檔案部門(mén)應(yīng)積極借鑒社會(huì)服務(wù)部門(mén)，摸索出一套適合高校檔案工作的服務(wù)流程、服務(wù)管理和服務(wù)評(píng)估方案。高校檔案部門(mén)應(yīng)該及時(shí)關(guān)注社會(huì)和學(xué)校的動(dòng)態(tài)，積極地整理相關(guān)檔案資料對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行推送，同時(shí)在檔案使用較集中的時(shí)間段（如畢業(yè)生離校、新生報(bào)到）進(jìn)行業(yè)務(wù)的提前準(zhǔn)備。將常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和歸類(lèi)，建立FQ庫(kù)，方便用戶(hù)的使用。目前高校已經(jīng)實(shí)行聘任制，通過(guò)對(duì)服務(wù)的考核，來(lái)給工作人員的崗位競(jìng)聘提供支持材料，這樣形成良好的循環(huán)，將使高校檔案工作在高校的發(fā)展中占有一席之地。

2.2 服務(wù)手段的現(xiàn)代化。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，檔案工作必須跟上這種節(jié)奏。檔案服務(wù)工作要想融入這個(gè)大環(huán)境中，就必須使用現(xiàn)代化工具。可以借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)檔案資源進(jìn)行定位，方便檢索，建設(shè)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)，借助郵箱、微信、微博等通訊軟件對(duì)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)進(jìn)行發(fā)布，使用戶(hù)及時(shí)掌握檔案館動(dòng)態(tài)。

檔案服務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)化可以大大地提高檔案工作效率，提高檔案資源的利用效率，更重要的是這樣順應(yīng)了辦公自動(dòng)化和人們的使用習(xí)慣。如果不順應(yīng)人們的使用習(xí)慣進(jìn)行改進(jìn)，慢慢地會(huì)被社會(huì)邊緣化，檔案工作的實(shí)際功能也將萎縮，不利于檔案工作的健康發(fā)展。盡量多地將現(xiàn)代化工具和模式引用到實(shí)際工作中，才能推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，解決大量檔案資源處于休眠狀態(tài)的現(xiàn)狀。

2.3 服務(wù)的雙向性。高校檔案機(jī)構(gòu)一方面要做好對(duì)用戶(hù)的服務(wù)，同時(shí)也要加大檔案資源的建設(shè)力度，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，積極拓寬檔案來(lái)源。除滿(mǎn)足正常的教學(xué)工作外，還應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的發(fā)展階段提供教學(xué)制度的改革與創(chuàng)新、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的研討與交流、優(yōu)秀教學(xué)案例的積累與分析等專(zhuān)項(xiàng)檔案資源的搜集和整理，為學(xué)校的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。這樣做可以為學(xué)校科研活動(dòng)提供可借鑒依據(jù)；為大學(xué)生素質(zhì)培養(yǎng)提供事實(shí)案例；為教學(xué)管理提供科學(xué)依據(jù)等，大大地拓寬了檔案工作的領(lǐng)域。同時(shí)還可以積極與相關(guān)管理部門(mén)聯(lián)系，向社會(huì)人員開(kāi)放檔案館部分檔案資源，加強(qiáng)與其他檔案館的合作，積極為社會(huì)檔案館提供資源并獲取與本單位發(fā)展相關(guān)的檔案資源。

2.4 建立高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。建立檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系有利于從量化方面對(duì)檔案服務(wù)工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，有利于確定檔案服務(wù)工作的落實(shí)情況，是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保證。由于缺少相關(guān)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案部門(mén)缺乏對(duì)新服務(wù)的學(xué)習(xí)動(dòng)力，容易固守傳統(tǒng)的服務(wù)模式，服務(wù)手段老化，服務(wù)質(zhì)量難以保證。目前高校的教學(xué)評(píng)價(jià)、圖書(shū)館評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)都基本建立，檔案館也應(yīng)該建立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該包括：（1）制度保障。建立完善的檔案服務(wù)制度，檔案制度應(yīng)該具有一定的激勵(lì)性，評(píng)價(jià)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)要具有可操作性。（2）服務(wù)流程。要具備規(guī)范的服務(wù)流程，服務(wù)流程要符合法律、法規(guī)、行規(guī)和單位規(guī)定，具有高效、快捷的標(biāo)準(zhǔn)。（3）服務(wù)指標(biāo)。對(duì)各種檔案服務(wù)種類(lèi)作出明確的歸類(lèi)，并要對(duì)每項(xiàng)服務(wù)需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定。（4）評(píng)價(jià)權(quán)值。需要對(duì)檔案服務(wù)所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分，并賦予一定的權(quán)值，指標(biāo)要全面、科學(xué)，對(duì)每次服務(wù)都能夠進(jìn)行評(píng)價(jià)和總結(jié)。（5）評(píng)價(jià)搜集。建立完善的評(píng)價(jià)搜集系統(tǒng)，采集機(jī)制要合理合法。

3 開(kāi)展服務(wù)新模式的注意事項(xiàng)

檔案部門(mén)開(kāi)展新的服務(wù)模式是必要的，但是在開(kāi)展新的服務(wù)模式和服務(wù)理念的同時(shí)也要注意以下事項(xiàng)：（1）檔案的保密性。檔案的保密性是檔案資源的基本屬性，在使用網(wǎng)絡(luò)等新式手段的同時(shí)要保證檔案資源的保密性，對(duì)檔案資源的保密等級(jí)要進(jìn)行界定。保證單位和相關(guān)人員的基本權(quán)益，要考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶(hù)的復(fù)雜性和可攻擊性，做好保密的同時(shí)，還要對(duì)加密技術(shù)，防火墻技術(shù)進(jìn)行安裝，保證檔案資源的安全性。（2）檔案的長(zhǎng)期保存性。一旦開(kāi)展新式的服務(wù)模式，可能會(huì)增大檔案資源的使用頻率，面向的用戶(hù)群可能也會(huì)擴(kuò)大，這樣就要求檔案工作人員在對(duì)檔案資源的保護(hù)上切實(shí)注意，保證檔案資源不被損壞。長(zhǎng)期保存需要注意數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和更新，預(yù)防自然災(zāi)害和人為災(zāi)害給檔案資源帶來(lái)的危險(xiǎn)。（3）遵守相關(guān)法律法規(guī)，在對(duì)檔案資源進(jìn)行服務(wù)模式拓展的同時(shí)，檔案工作人員要遵守相關(guān)法規(guī)，不能確定的部分要向主管部門(mén)進(jìn)行請(qǐng)示核實(shí)，以免造成不必要的損失。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展是社會(huì)的巨大進(jìn)步，給檔案資源的共建共享提供了優(yōu)異的通信條件，使一些過(guò)去不能開(kāi)展的業(yè)務(wù)具備開(kāi)展的條件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案界的運(yùn)用，能極大實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，方便用戶(hù)的檔案檢索和利用，同時(shí)也給檔案界的服務(wù)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案工作人員必須抓住機(jī)遇，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，努力學(xué)習(xí)新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案技術(shù)和服務(wù)方式與新的服務(wù)相結(jié)合，提高服務(wù)質(zhì)量，為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來(lái)稿日期：2015-02-17）