摘 要：檔案室的性質(zhì)中本就沒有是“一種過渡性機(jī)構(gòu)”的表述；檔案室升格為檔案館是由多種因素決定的；檔案館之所以是“永久保管檔案的基地”并非是由于其只保管永久檔案；商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)目前已經(jīng)發(fā)展為我國檔案保管機(jī)構(gòu)的必要補(bǔ)充。

關(guān)鍵詞：檔案機(jī)構(gòu)；類型；性質(zhì)

黃世喆、歸吉官刊于《檔案管理》2014年第3期的《論我國檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)》一文（以下簡稱“保管機(jī)構(gòu)一文”），作為檔案工作系列論文“之二”，在開頭就注意了與“之一”的緊密聯(lián)系，指出：“當(dāng)我們拓展了檔案收集工作的范圍之后，就不可以將檔案保管機(jī)構(gòu)的收集范圍和檔案收集工作的范圍畫等號(hào)……檔案收集工作的主要任務(wù)仍應(yīng)由各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)承擔(dān)。一般認(rèn)為，我國的檔案保管機(jī)構(gòu)有四大類：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)。”對(duì)于“保管機(jī)構(gòu)一文”對(duì)我國檔案保管機(jī)構(gòu)的類型和性質(zhì)的論述及其行文方式，筆者覺得存有值得商榷之處，現(xiàn)就依原文論述順序分四個(gè)方面談些粗淺之見。

1 關(guān)于檔案室的性質(zhì)問題

作者在行文中多處提到檔案室并不是“一種過渡性機(jī)構(gòu)”，如“也就是說，盡管相當(dāng)多檔案室（尤其是機(jī)關(guān)檔案室）是一種過渡性機(jī)構(gòu)，但‘過渡性機(jī)構(gòu)是否可以作為檔案室性質(zhì)的第四個(gè)特點(diǎn)，仍有爭論”、“如果我們認(rèn)為檔案室是過渡性機(jī)構(gòu)，那大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)就不能稱為檔案室”、“從檔案室的定義不能必然地推導(dǎo)出‘檔案室是一個(gè)暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)”、“多數(shù)檔案室（尤其是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和國有企業(yè)、事業(yè)單位的）具有公共性，同時(shí)它不一定是只暫時(shí)保存（處于半現(xiàn)行期的）檔案的過渡性機(jī)構(gòu)”、 “所以，我們不認(rèn)可檔案室一定要是一個(gè)暫時(shí)保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)”，等等。

作者對(duì)此問題的論述可謂是觀點(diǎn)顯明，甚或有些義憤填膺。如此說來，應(yīng)當(dāng)是有人提出過檔案室是“一種過渡性機(jī)構(gòu)”的觀點(diǎn)的，然而作者在整個(gè)行文中卻沒有摘錄出這樣的論述。于是這種無的放矢、自娛自樂式的手法，就會(huì)讓讀者感到已經(jīng)落入自己先樹立一個(gè)靶子，再自行來給予批評(píng)的俗套，這在論文寫作中是大有些不妥的。

那么檔案室到底是不是一種過渡性機(jī)構(gòu)呢？尋求這個(gè)問題的答案關(guān)鍵是看該立檔單位是否與綜合檔案館形成檔案移交關(guān)系。如果有，那么這個(gè)單位的檔案室就具有“過渡性”；如果不構(gòu)成檔案移交關(guān)系，形成的檔案一直由本單位檔案室永久保存，那就不具有“過渡性”。正因?yàn)榇?，所以《檔案學(xué)詞典》《大百科全書（檔案學(xué)分冊）》《大辭?！の幕?新聞出版卷》等工具書，抑或是“保管機(jī)構(gòu)一文”提到的權(quán)威教材，在對(duì)檔案室進(jìn)行定義時(shí)，都并沒有將“過渡性”作為種差加以納入。所以，“保管機(jī)構(gòu)一文”對(duì)此展開的論述純粹是一種自行其是的行為。

2 檔案館與檔案室的區(qū)別

作者在論述檔案室的內(nèi)容中有一定的篇幅牽涉到了檔案館，并且也將是否具有“過渡性”的基本性質(zhì)來作為論述的起點(diǎn)。如：“如果我們認(rèn)為檔案室是過渡性機(jī)構(gòu)，那么大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)就不能稱為檔案室；如果我們認(rèn)為不是，那么大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的檔案保管機(jī)構(gòu)盡管已稱為檔案館，但本質(zhì)上仍是檔案室，因?yàn)樗鼈兎仙鲜鋈齻€(gè)特點(diǎn)?！?/p>

其實(shí)就以作者論述的“大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）的”檔案室與檔案館區(qū)別來認(rèn)識(shí)的話，其間也是有多種因素在起著作用的，而并非只是“過渡性”這個(gè)因素。

2.1 現(xiàn)行法律法規(guī)對(duì)此有相關(guān)的規(guī)定。如《檔案法》第七條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！闭堊⒁?，這里采用了“檔案機(jī)構(gòu)”的提法，顯然對(duì)各單位設(shè)立檔案部門時(shí)給予了一定的自由度，即既可以是檔案室，也可以是檔案館，或者甚至還可以是其他檔案什么。具體設(shè)置什么名稱的檔案機(jī)構(gòu)，完全應(yīng)由各單位根據(jù)實(shí)際情況自行確定。

又如《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》（1992年1月27日，國務(wù)院批準(zhǔn)、國家檔案局發(fā)布）第三條“企業(yè)、事業(yè)單位檔案館” 中指出：“按國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確定的大型企業(yè)和部分建立時(shí)間長的中型企業(yè)，根據(jù)實(shí)際工作需要經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，向同級(jí)檔案行政管理部門備案，可成立企業(yè)檔案館，收集管理本企業(yè)及其所屬單位形成的檔案；中國科學(xué)院、中國社會(huì)科學(xué)院、國家教委直屬的院校，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，向同級(jí)檔案行政管理部門備案，可成立檔案館，收集管理本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案?！边@就說明大量企業(yè)、事業(yè)單位（包括高校等）可以設(shè)置檔案館。

2.2 檔案室之是否升格為檔案館的一個(gè)重要原因是立檔單位自身的規(guī)模。即由于立檔單位的規(guī)格較高，規(guī)模龐大，檔案工作的范圍和工作規(guī)模也大，如果只在辦公部門下設(shè)置檔案室，已經(jīng)與本單位檔案工作發(fā)展的實(shí)際需要不相適應(yīng)，于是就有了升格為檔案館的需要，有的還設(shè)置了檔案處等機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。

如“上海第一鋼鐵廠檔案館，1987年5月成立，館內(nèi)設(shè)文書檔案管理科、科技檔案管理科、綜合科。1995年檔案館建筑面積1744平方米。館藏檔案58150卷，音像檔案59盤，照片檔案2008張”。[1]又如上海大學(xué)檔案館“成立于1994年5月，是在上海工業(yè)大學(xué)、上?？茖W(xué)技術(shù)大學(xué)、原上海大學(xué)、上?？萍几叩葘？茖W(xué)校的檔案部門基礎(chǔ)上合并而成的……檔案館作為正處級(jí)建制的常設(shè)機(jī)構(gòu)，既是全校檔案工作的行政管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的保管基地……檔案館現(xiàn)有工作人員24名，其中具有研究生學(xué)歷11人，占46%；高級(jí)職稱3人、中級(jí)職稱12人，總共占63%……檔案館建筑面積1800平方米……截至2013年12月檔案館館藏檔案為84197卷，在校學(xué)生檔案38341 卷；檔案目錄中心目錄數(shù)據(jù)為1150816條，電子檔案數(shù)據(jù)總量達(dá)220G”。[2]

2.3 檔案室之是否升格為檔案館的另一重要原因是檔案藏量的增長。當(dāng)一個(gè)單位的檔案室藏量達(dá)到一定程度，對(duì)庫房和設(shè)備、設(shè)施的需要提出更高要求時(shí)，就會(huì)有升格為檔案館的需要。所以《上海市檔案館設(shè)置管理辦法》（1995年11月8日上海市人民政府批準(zhǔn)，根據(jù)2010年12月20日上海市人民政府令第52號(hào)修正并重新發(fā)布）第七條（設(shè)置條件）中提出了相應(yīng)的要求：“申請?jiān)O(shè)置檔案館的，應(yīng)當(dāng)具備下列條件：（一）有符合規(guī)定數(shù)量的檔案?！O(shè)置企業(yè)事業(yè)單位檔案館要有2萬卷（冊）以上檔案資料，檔案資料卷（冊）長度達(dá)到240米以上。（二）有符合國家設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案館庫房……企業(yè)事業(yè)單位檔案館的建筑面積達(dá)到400平方米以上。（三）有保護(hù)檔案的必要設(shè)施。（四）有開展檔案業(yè)務(wù)工作的必要經(jīng)費(fèi)。（五）有檔案館管理的各項(xiàng)制度。（六）有相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，其中中、高級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員要達(dá)到全館人員30%。（七）具備法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他條件。”

從上可以看出，檔案館與檔案室的區(qū)別既非只是名稱上一字之別，也非是否具有“過渡性”基本特性，檔案室之是否升格為檔案館是由多方面因素決定的。而其是否屬于“過渡性”其實(shí)與檔案室一樣，也是有交叉的。在企（事）業(yè)單位中，如果形成的檔案不與綜合檔案館構(gòu)成移交關(guān)系，那么其檔案館就是本單位檔案的永久保管基地；如這些檔案館保存的部分永久檔案還是要向綜合檔案館移交，那就又具有了“過渡性”（依據(jù)“保管機(jī)構(gòu)一文”的提法暫且這么說）。

3 關(guān)于檔案館的性質(zhì)

3.1 對(duì)檔案館是永久保管檔案的基地的認(rèn)識(shí)?！稒n案館工作通則》第二條指出：“檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。其業(yè)務(wù)工作受同級(jí)和上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。”

對(duì)于這個(gè)內(nèi)容的論述，“保管機(jī)構(gòu)一文”存在兩個(gè)方面的問題：一是先假設(shè)一種不合邏輯推理的“對(duì)檔案館認(rèn)識(shí)的一大誤區(qū)”的存在，再對(duì)其進(jìn)行批駁。如“當(dāng)前我國各級(jí)各類檔案館一般都長久或永久保存檔案，因此，不少人認(rèn)為只有檔案館才能長久或者永久保存檔案，……這是對(duì)檔案館認(rèn)識(shí)的一大誤區(qū)”。這里從給出的前提（當(dāng)前我國各級(jí)各類檔案館一般都長久或永久保存檔案）和推理的結(jié)果（只有檔案館才能長久或者永久保存檔案）來看，是一個(gè)由一般性前提推出個(gè)別性結(jié)論的推理——“演繹推理”。從邏輯上看，此處的前提是正確的，而推理的過程卻是不符合思維規(guī)律的。因?yàn)閺倪@個(gè)前提出發(fā)的推理過程只能是“這個(gè)機(jī)構(gòu)是長久或永久保存檔案的”，所以“這個(gè)機(jī)構(gòu)具有檔案館的屬性”。而從“當(dāng)前我國各級(jí)各類檔案館一般都長久或永久保存檔案”這一已知前提是無法合理地推導(dǎo)出“只有檔案館才能長久或者永久保存檔案”這個(gè)結(jié)果的。

二是對(duì)于“永久”二字的理解?！氨９軝C(jī)構(gòu)一文”的第二個(gè)標(biāo)題采用了“永久保存檔案的檔案館是獨(dú)立的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”的說法，繼而指出：“需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案館是永久保管檔案的基地，同時(shí)也是只保管永久檔案的基地?！逼鋵?shí)這是一個(gè)需要展開研究的問題，因?yàn)橐罁?jù)目前我國有關(guān)規(guī)定，在廣大的區(qū)、縣級(jí)國家綜合檔案館還是接收長期（依據(jù)檔案保管期限變革以后的規(guī)定為30年）保存檔案進(jìn)館的。如《檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定，“屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國家檔案館移交”；《檔案館工作通則》（國檔發(fā)[1983]14號(hào)）第七條規(guī)定，“檔案館接收檔案的期限：2.省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”；《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局第9號(hào)令，2011年11月21日由國家檔案局局長公布）第七條規(guī)定：“省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案”。

由此看來，即使終究會(huì)有一天，我們的所有國家綜合檔案館都只接收永久檔案，那也必定是要經(jīng)過一個(gè)長期的研究和試行的過程。也就是說，如果作者一定要提出“檔案館是永久保管檔案的基地，同時(shí)也是只保管永久檔案的基地”的觀點(diǎn)的話，恐怕是先需要撰寫專文來給以論述。而且還必須在專家、學(xué)者的呼吁得到國家檔案行政管理部門的認(rèn)可，進(jìn)而對(duì)現(xiàn)行的法律法規(guī)作出修改之時(shí)，這一觀點(diǎn)才能得以實(shí)現(xiàn)，而不是僅僅這樣下個(gè)結(jié)論就能說服人的。再說，即使真的到了國家綜合檔案館都只接收永久檔案的時(shí)候，那綜合檔案館也并不是“只保管永久檔案的基地”，因?yàn)樵纫呀?jīng)進(jìn)館的長期（或30年）的檔案想必不會(huì)采取退回形成單位或者一律銷毀的方式來處理的。

3.2 對(duì)檔案館“公共性”的認(rèn)識(shí)。“保管機(jī)構(gòu)一文”指出：“檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，長期以來肩負(fù)著‘為黨管檔、為國守史的使命，主要為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)。我國的檔案館與國外的公共檔案館不同，不具備公共檔案館與生俱來的‘公共性?！?/p>

這里的問題是如何全面認(rèn)識(shí)檔案館“公共性”的問題。首先是作者的論述含糊不清。如緊接著上面論述之后，又指出“檔案館是由國家設(shè)立，保存著對(duì)國家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，具有一定的公共性，應(yīng)該對(duì)外開放，為社會(huì)服務(wù)”。隨后還列舉了“但由于其保存的主要是黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的公共檔案，而且館藏資源正在努力公共化；再加上，檔案館為社會(huì)公眾提供服務(wù)的愿望日益顯現(xiàn)，檔案館服務(wù)社會(huì)化正在加強(qiáng)，所以，從這個(gè)角度來看，我國檔案館作為科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具備面向社會(huì)服務(wù)的條件，而且也應(yīng)該為社會(huì)服務(wù)”。可不知為何緊接著又說“為此，想要把我國檔案館建設(shè)成為真正意義上的公共檔案館的期望不宜太高”。前后聯(lián)系起來看，還真讓讀者有點(diǎn)兒不知所云的感覺。

其次是我國各級(jí)綜合檔案館的“公共性”究竟如何？早在本世紀(jì)初，我國對(duì)于檔案館的公共性研究和實(shí)踐已經(jīng)開始，《上海檔案》2001年第3期上就刊發(fā)了杜長安撰寫的《打造真正的“公共檔案館”》一文。而自2009年10月，國家檔案局在上海召開的全國檔案館工作會(huì)議上明確提出，下一個(gè)十年要“努力把各級(jí)國家檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展”以來，我國綜合檔案館在公共性的建設(shè)上更是作出了積極有效的努力。面對(duì)檔案利用手續(xù)的簡化、公民個(gè)人利用在利用者總數(shù)中所占比例的大幅度提升、向社會(huì)開放檔案的深入發(fā)展、政府公開信息查閱點(diǎn)的設(shè)立這些不爭的事實(shí)，“保管機(jī)構(gòu)一文”卻還認(rèn)為“想要把我國檔案館建設(shè)成為真正意義上的公共檔案館的期望不宜太高”。這作為從事檔案專業(yè)教育的準(zhǔn)同行來講，恐怕有些不太合適，最起碼是不具積極意義的。

4 關(guān)于商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)

“保管機(jī)構(gòu)一文”在導(dǎo)語中就直言，“一般認(rèn)為，我國的檔案保管機(jī)構(gòu)有四大類：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機(jī)構(gòu)”，而在文尾又提到了：“那么，商業(yè)性文件寄存中心是否屬于此類？回答是否定的……”

不知是作者對(duì)此類檔案保管機(jī)構(gòu)的情況了解不多，還是本就沒想多予論述。其實(shí)此類機(jī)構(gòu)的發(fā)展盡管時(shí)間還不算太長，但其發(fā)展速度異常迅速。所以，盡管這類機(jī)構(gòu)是“保管機(jī)構(gòu)一文”所不認(rèn)可的類型，但筆者以為也有補(bǔ)充的必要。所以就一并作些表述。

“上世紀(jì)九十年代末期，一些跨國跨地區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)，由于看好中國內(nèi)地在檔案信息保護(hù)市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設(shè)立經(jīng)營機(jī)構(gòu)，拓展業(yè)務(wù)。”“如‘上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司作為第一家將檔案文件和信息專業(yè)管理的理念帶入中國的公司，于上世紀(jì)九十年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司?！薄皬纳虾５貐^(qū)來看，內(nèi)資的檔案寄存企業(yè)集中于2009年左右建立，目前已經(jīng)發(fā)展到有仁通、華信、固銓等10多家。而且各家的發(fā)展速度都很快。如‘上海固銓檔案管理技術(shù)有限公司于2009年建立至今，在短短的4年時(shí)間里，已經(jīng)發(fā)展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標(biāo)準(zhǔn)箱發(fā)展到2013年3月的130107標(biāo)準(zhǔn)箱（標(biāo)準(zhǔn)箱規(guī)格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經(jīng)發(fā)展到擁有中國太平洋保險(xiǎn)集團(tuán)有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫(yī)院等40多家?！盵3]

有些單位如銀行、保險(xiǎn)等每年會(huì)形成大量業(yè)務(wù)檔案，而這些檔案不管形成單位是什么性質(zhì)，他們在黨政管理中形成的永久檔案是否列入進(jìn)館范圍，這部分大量且并非需要永久保存的檔案是并不需要進(jìn)入國家綜合檔案館保管的。對(duì)于這部分檔案的保管可以采取兩種辦法：一種是自行建設(shè)檔案庫房，以滿足保管檔案的需要；另一種就是進(jìn)入專門從事檔案代保管的商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)保管。而在對(duì)這兩種方法進(jìn)行比較以后，對(duì)于這些單位來講，自行建庫代價(jià)太高，而擠占現(xiàn)有用房又因所在地的地價(jià)較高，移作他用能夠產(chǎn)生更為可觀的經(jīng)濟(jì)效益，所以就形成了檔案寄存的社會(huì)需要。于是，此類機(jī)構(gòu)事實(shí)上已經(jīng)成為我國檔案保管機(jī)構(gòu)中的必要補(bǔ)充。

參考文獻(xiàn)：

[1]上海檔案志編纂委員會(huì).上海檔案志[M].上海：上海社會(huì)科學(xué)院出版社，1999：347.

[2]上海大學(xué)檔案館網(wǎng).上海大學(xué)檔案館簡介[EB/OL] . [2015-01-16].http：//www.dangan.shu.edu.cn/Default.aspx？tabid=28356.

[3] 嚴(yán)永官.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理之我見[J].檔案管理，2013（4）：24.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館 來稿日期：2015-02-15）