檔案計(jì)算機(jī)檢索是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行查找與利用與傳統(tǒng)的檔案信息查找方法相比，計(jì)算機(jī)檢索的本質(zhì)沒有變，只是檢索的手段、信息的表示方式、存貯結(jié)構(gòu)和匹配方法發(fā)生了變化。計(jì)算機(jī)檢索是用計(jì)算機(jī)可以識(shí)代碼來表示信息，用便于計(jì)算機(jī)決速存取的方式來存貯信息，其匹配方法由人工比較變?yōu)闄C(jī)械匹配，匹配標(biāo)準(zhǔn)由隱式變?yōu)轱@式。在計(jì)算機(jī)匹配過程中，原先表達(dá)概念的問語符號(hào)變?yōu)闆]有內(nèi)涵的字符串；信息檢索過程是字符串匹配和邏輯運(yùn)算的過程，與用戶需求的字符中與計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的大量字符串進(jìn)行比較和處理的過程，若兩者一致或部分—致，并符合給定的邏輯運(yùn)算條件，即為命中，系統(tǒng)最后將命中的信息輸出給用戶。

一、檔案計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文獻(xiàn)檢索，相對(duì)于傳統(tǒng)的手工檢索有許多不同的特點(diǎn)。

（一）檢索速度快

使用手工查找文件級(jí)檔案條目，須逐張翻檢有關(guān)檢索工具。繁瑣又費(fèi)時(shí)而計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)算能力和強(qiáng)大的邏輯判斷能力，使計(jì)算機(jī)檢索的速度大大超過了手工檢索。

（二）檢索途徑多

計(jì)算機(jī)檢索能同時(shí)滿足多途徑檢索的要求，如可將關(guān)鍵字、責(zé)任者等項(xiàng)目進(jìn)行組配，進(jìn)行“人機(jī)對(duì)話”式的檢索，隨時(shí)分析判斷檢索結(jié)果，根據(jù)需要擴(kuò)大或縮小檢索范圍，不斷地調(diào)整修改檢索策略，直到獲得滿意的檢索結(jié)果，而手工檢索則不易做到。

（三）實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)檢索

由于計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)采用靈活的邏輯運(yùn)算，使各類檢索詞之間能夠靈活地進(jìn)行組配，并能動(dòng)態(tài)地修改檢索式。這種檢索方式特別適用于比較復(fù)雜的多元檢索。另外，通過聯(lián)機(jī)可及時(shí)檢索到最新更新的檔案信息。

（四）實(shí)現(xiàn)檢索信息共享

計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息都是按一定規(guī)定編碼的數(shù)字化信息，它們可以方便地套錄、傳輸，并可根據(jù)需要制成多種形式的信息資料。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還可使各個(gè)信息源之間連通，實(shí)現(xiàn)異地信息共享。

（五）檢索結(jié)果比較直觀

全文檔案信息在檢索系統(tǒng)中可以被加工處理成圖像動(dòng)畫以及蚤各種視頻、音頻信息。這樣，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的檢索具有靈活的數(shù)據(jù)組織、管理和檢索的能力，便于用戶檢索。檔案原文內(nèi)容也可以作為檢索結(jié)果直接進(jìn)行瀏覽。

（六）檢索結(jié)果輸出方式靈活實(shí)用

檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的檢索結(jié)果可以在檢索終端上顯示閱讀，也可以聯(lián)機(jī)打印或脫機(jī)打印。

（七）檢索內(nèi)容新、實(shí)時(shí)性強(qiáng)

檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)能檢索到所有剛剛收入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的、允許查閱的所有檔案及有關(guān)數(shù)據(jù)和尚未納入手工檢索系統(tǒng)的最新開放的檔案。

（八）建立系統(tǒng)的費(fèi)用較大

計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需花費(fèi)大量的人力和財(cái)力，檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)可能包含的檢索費(fèi)用不僅包括檔案的顯示費(fèi)和計(jì)算機(jī)檢索時(shí)用去的機(jī)時(shí)費(fèi)，而且還包括國(guó)際和國(guó)內(nèi)的通信費(fèi)。費(fèi)用問題還可能會(huì)成為用戶的負(fù)擔(dān)，因此建立計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)的費(fèi)用較大。

（九）檢索質(zhì)量較難控制

計(jì)算機(jī)不具備人腦的思維能力，完全按照輸入的提問詞或其他標(biāo)識(shí)進(jìn)行機(jī)械“匹配”來命中檢索結(jié)果。所以，檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的查全和查準(zhǔn)質(zhì)量完全取決于所用提問詞及其組配關(guān)系，這是一個(gè)比較復(fù)雜而難處理的問題。有時(shí)為了取得正確的提問詞和檢索策略，還需要事先進(jìn)行手工預(yù)檢。

二、計(jì)算機(jī)檢索對(duì)檔案數(shù)據(jù)的要求

要實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，首先要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，即將收集來的大量檔案資料按一定的體系和規(guī)則進(jìn)行處理和存貯，其中包括著錄、標(biāo)引、填寫輸入單和進(jìn)行輸入等。只有將大量檔案文獻(xiàn)信息按—定的體系和規(guī)則進(jìn)行處理后，才能使文獻(xiàn)具有檢索標(biāo)識(shí)，具有檢索標(biāo)識(shí)的數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)里，才能組織成具有一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)以供檢索。因此，處理是檔案計(jì)算機(jī)檢索的基礎(chǔ)，并且直接決定了檔案計(jì)算機(jī)檢索工作的質(zhì)量。

（一）檔案數(shù)據(jù)制作必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求

為了充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的基本功能，必須堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)制作的標(biāo)準(zhǔn)化，即統(tǒng)一著錄項(xiàng)目（明確規(guī)定著錄主要項(xiàng)目和著錄選擇項(xiàng)目），統(tǒng)一著錄格式（著錄項(xiàng)目及其排列次序），統(tǒng)—檢索語言（主題詞表和分類表），統(tǒng)—審校（對(duì)著錄協(xié)引結(jié)果的審校）。

（二）輸入數(shù)據(jù)必須滿足輸出數(shù)據(jù)要求

通常計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)有三個(gè)主要部分，即數(shù)據(jù)輸入，數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)輸出；檔案工作者在建立計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)實(shí)踐中，總結(jié)了成功的經(jīng)驗(yàn)，提出在設(shè)計(jì)具體的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)時(shí)對(duì)檔案著錄標(biāo)引的要求。首先必須考慮輸出問題，即在確定使用計(jì)算機(jī)時(shí)，先明確我們要計(jì)算機(jī)給我們什么樣的處理結(jié)果，并用處理結(jié)果的要求確定輸入數(shù)據(jù)所要求的內(nèi)容。進(jìn)一步說，在確定輸入數(shù)據(jù)時(shí)，必須滿足輸出時(shí)可能應(yīng)用到的所有檔案數(shù)據(jù)，而且還要事先確定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)錄入的著錄格式，以確保建立起來的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)有一個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)—基礎(chǔ)，使系統(tǒng)適應(yīng)多種方式的檔案信息開發(fā)和利用的要求，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一次輸入、多次、多種、多樣輸出的功能。為此，在設(shè)計(jì)一個(gè)檢索系統(tǒng)時(shí)，就要特別注意這樣一個(gè)問題，如果所需要的檔案輸入信息數(shù)據(jù)不容易得到，這時(shí)就要重新考慮輸出要求，或者修改系統(tǒng)目標(biāo)。

（三）檢索標(biāo)識(shí)必須滿足檢索要求

檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)如同其他任何文獻(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)一樣，系統(tǒng)建立時(shí)，必須具備檢索標(biāo)識(shí)。所謂檢索標(biāo)識(shí)是以簡(jiǎn)明形式表示檔案內(nèi)容特征的標(biāo)識(shí)，使用這種一目了然的檢索標(biāo)識(shí)可以區(qū)分檔案文件，辨識(shí)檔案文件，并作為檔案存貯和檢索的主要依據(jù)和線索，它可以在檔案文件和檢索者或用戶之間建立一定的檢索關(guān)系，從而使建立起來的檔案檢索系統(tǒng)成為存貯有標(biāo)識(shí)、檢索有途徑的名副其實(shí)的檢索系統(tǒng)。檔案標(biāo)引是對(duì)檔案文獻(xiàn)賦予這種檢索標(biāo)識(shí)的過程。

三、結(jié)論

總之，計(jì)算機(jī)檢索檔案信息的經(jīng)驗(yàn)是知識(shí)的積累，檔案人員者掌握檔案信息檢索知識(shí)與檢索技巧，能極大地提高檔案信息的社會(huì)價(jià)值，使檔案工作服務(wù)能力得到顯著提高。

（作者單位：齊齊哈爾市碾子山區(qū)婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）