悠遠(yuǎn)

輸入法是我們使用得最頻繁的電腦工具。每個(gè)人使用的輸入法軟件可能不盡相同，但是追求調(diào)用和輸入速度最快是我們每個(gè)人的共同目標(biāo)。如果能夠想方設(shè)法讓自己使用的輸入法調(diào)用更方便、輸入更快捷，那么就會(huì)大大提高錄入效率。

不論裝幾款 調(diào)用一樣快速

Windows安裝之后，根據(jù)所裝版本的不同，系統(tǒng)本身一般已經(jīng)帶有一兩款輸入法，如智能ABC、微軟拼音等。但是，這些輸入法目前往往不被人們看好，因而更多的人會(huì)在電腦中同時(shí)安裝另一款或多款其他輸入法，例如國(guó)內(nèi)目前比較流行的搜狗拼音輸入法、百度輸入法、QQ拼音輸入法等。尤其是當(dāng)多人共同使用一個(gè)系統(tǒng)時(shí)，若不設(shè)置分別的登錄賬戶，而在同一個(gè)賬戶下使用，那么多人使用多款或多人共用一款輸入法的情況在所難免。多種輸入法同時(shí)存在，就存在一個(gè)快速調(diào)用問(wèn)題。由于多人共用，輸入法的先后順序很可能會(huì)經(jīng)常發(fā)生變化，如果用系統(tǒng)默認(rèn)的Ctrl+Shift或“Win+空格”進(jìn)行輸入法切換，要切換到自己所需的輸入法，按鍵次數(shù)就不定。要快速調(diào)用自己所用的輸入法，還需另想辦法。

在這種情況下，我們可以利用輸入法調(diào)用組合熱鍵來(lái)實(shí)現(xiàn)輸入法的快速調(diào)用。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)前流行的輸入法多默認(rèn)提供快捷調(diào)用的組合熱鍵，只是大家可能不太留意。如百度輸入法默認(rèn)的快速調(diào)用熱鍵為“Ctrl+；”，搜狗輸入法快速調(diào)用組合鍵為“Ctrl+，”，QQ拼音輸入法快速調(diào)用組合鍵為“Ctrl+～”。我們只需在輸入環(huán)境下按下相應(yīng)的組合鍵，即可很快調(diào)出自己熟悉的輸入法。如此，不論列表里安裝有多少款輸入法，也不管自己所需的輸入法在列表中的位置如何，都可實(shí)現(xiàn)以最快的速度立即調(diào)用（圖1、圖2）。

但這些系統(tǒng)默認(rèn)的快捷調(diào)用組合鍵不是任何時(shí)刻都會(huì)發(fā)生作用。有時(shí)由于在輸入法安裝前，可能已經(jīng)有別的軟件的快捷鍵占用了相同的鍵位組合，這樣就會(huì)引起快捷調(diào)用組合鍵的沖突，致使輸入法的默認(rèn)快捷調(diào)用組合鍵失去作用。如果我們某日忽然發(fā)現(xiàn)無(wú)法用“Ctrl+～”調(diào)出QQ拼音輸入法了，那么可以斷定要么是QQ輸入法默認(rèn)的調(diào)用組合鍵沒(méi)有開啟，要么就是默認(rèn)熱鍵產(chǎn)生了沖突，失去了作用（圖3）。

一旦遇到輸入法默認(rèn)調(diào)用熱鍵組合發(fā)生沖突，而我們一時(shí)又不能確定其與哪個(gè)軟件的熱鍵發(fā)生了沖突，這時(shí)不必細(xì)究，只需將當(dāng)前輸入法的快捷調(diào)用組合鍵改為一個(gè)別的組合，例如將QQ拼音輸入法的調(diào)用組合鍵改為“Ctrl+Q”，更改后若不與別的軟件的快捷組合鍵發(fā)生沖突，QQ輸入法管理器就不會(huì)提示沖突信息，確認(rèn)有效。

小 提 示

精簡(jiǎn)獨(dú)有的輸入法

在個(gè)人單獨(dú)使用的電腦中，如果平時(shí)只使用一款輸入法，那么還可以通過(guò)Windows系統(tǒng)的輸入法設(shè)置窗口，將其他不用的輸入法統(tǒng)統(tǒng)卸載掉或隱含起來(lái)。這樣，只需用系統(tǒng)默認(rèn)的Ctrl+Shift或“Win+空格”快捷鍵，就可以隨時(shí)調(diào)出自己熟悉的輸入法。

小 技 巧

輸入法調(diào)用個(gè)性化

出于難以記憶的原因或其他考慮，我們或許會(huì)對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)的輸入法調(diào)用快捷鍵不滿意。這時(shí)，只需通過(guò)所用輸入法的“輸入法管理器”或“熱鍵設(shè)置”窗口，將調(diào)用熱鍵設(shè)置為“Ctrl+<自己喜歡的熱鍵>”即可，只要不與系統(tǒng)中已有的熱鍵相沖突就可以了。

方案雖不同 無(wú)需另設(shè)置

如果兩個(gè)或多個(gè)人在使用同一個(gè)系統(tǒng)下的同一款輸入法，有的人在使用全拼或簡(jiǎn)拼，而有的人使用效率更高的雙拼，按照以往的習(xí)慣來(lái)說(shuō)，在一個(gè)人用完電腦后，另一個(gè)人再用就需要重新設(shè)置輸入法方案，當(dāng)前面的人或第三個(gè)人來(lái)用的時(shí)候，依然需要重新設(shè)置。如此往復(fù)，比較麻煩。其實(shí)，在多人共用一款輸入法的不同方案的情況下，完全可以實(shí)現(xiàn)不重新設(shè)置而快速調(diào)用自己熟悉的輸入方法。我們?nèi)砸援?dāng)前流行的3款輸入法為例來(lái)說(shuō)明。

如果在使用搜狗拼音輸入法，只需點(diǎn)擊輸入條右側(cè)的扳手按鈕，打開“搜狗工具箱”，點(diǎn)擊“屬性設(shè)置”按鈕，然后在“常用→特殊習(xí)慣”分組框下選擇自己使用的雙拼方案，最后將下方的“雙拼下同時(shí)使用全拼”復(fù)選框選中，即可實(shí)現(xiàn)雙拼和全拼用戶共享輸入法而免去另行設(shè)置的麻煩了（圖4）。

百度拼音的輸入方法共享沖突，要通過(guò)“基本設(shè)置”的“拼音模式”分組，選擇“全拼雙拼混輸”選項(xiàng)來(lái)解決。同時(shí)還可以選中“提示正確的雙拼輸入碼”選項(xiàng)來(lái)學(xué)習(xí)雙拼的編碼規(guī)則。在選中了這兩個(gè)選項(xiàng)后，當(dāng)我們使用全拼輸入的時(shí)候，輸入條上同時(shí)會(huì)顯示輸入內(nèi)容的雙拼編碼（圖5）。

QQ拼音輸入法的輸入方法共享設(shè)置則藏得更深一層，需要通過(guò)“基本設(shè)置→雙拼設(shè)置”按鈕，進(jìn)入雙拼設(shè)置頁(yè)面，選中“輸入時(shí)全拼雙拼互相提示”、“使用全拼雙拼混合輸入”和“超級(jí)簡(jiǎn)拼”3個(gè)選項(xiàng)。這樣才能實(shí)現(xiàn)各種輸入方法多人使用時(shí)不產(chǎn)生沖突。

小 提 示

如果要將輔助輸入法的快捷調(diào)用方式更改為自己希望的另一種方案，可點(diǎn)擊擴(kuò)展管理窗口中相應(yīng)輔助模塊后的快捷組合文字鏈接，進(jìn)入后更改具體的快捷組合方式（圖6）。

熱鍵要好記 需要有個(gè)性

雖然輸入法中都提供了一套默認(rèn)的快捷調(diào)用方案，但是，為了更便于記憶和操作，我們完全可以根據(jù)自己的喜好來(lái)定制一套屬于自己的輸入法調(diào)用快捷方案。

在輸入法軟件提供的快捷鍵定義列表中，有的鍵位是不允許改變的，例如在百度拼音輸入法的“按鍵設(shè)置”窗口中，所有的基本功能調(diào)用快捷鍵和擴(kuò)展功能調(diào)用快捷鍵都必須首先無(wú)條件地使用Ctrl+Shift兩個(gè)快捷鍵，接下來(lái)可以由用戶來(lái)定義余下的另一個(gè)快捷鍵位。也就是說(shuō)，留給用戶來(lái)定義的其實(shí)只有一個(gè)鍵位的空間，但這個(gè)鍵位可選余地也較大，它包括當(dāng)前未被使用的26個(gè)字母中的剩余部分。我們完全可以根據(jù)自己的喜好或習(xí)慣預(yù)定方案。例如，“皮膚”用P字母代替，語(yǔ)音就用Y字母，手寫就用S字母，這樣就好記多了（圖7）。

輔助輸入法 調(diào)用也迅速

在基本拼音輸入之外，目前的流行輸入法還提供諸如手寫輸入、語(yǔ)音輸入、二維碼輸入等輔助輸入功能。按照通常的辦法，調(diào)用這些輸入法，一般要通過(guò)設(shè)置窗口或工具面板，選中需要的功能，打開相應(yīng)的模塊窗口來(lái)使用。實(shí)際上，這些輔助輸入功能也可以實(shí)現(xiàn)快速調(diào)用。

以百度拼音輸入法為例，如果我們希望用更快的方式調(diào)用語(yǔ)音輸入法、手寫輸入法和二維碼輸入法，要先通過(guò)“百度輸入法擴(kuò)展管理器”安裝相應(yīng)的擴(kuò)展輸入模塊，之后進(jìn)入輸入法設(shè)置窗口，點(diǎn)擊左側(cè)一欄的“擴(kuò)展管理”，在彈出的擴(kuò)展管理窗口中，點(diǎn)擊手寫輸入、神馬傳文、語(yǔ)音輸入后面的“安裝”按鈕，下載安裝相應(yīng)的插件，然后就可以按相應(yīng)的輸入模塊后邊所附的快捷組合鍵提示，用快捷組合的方式調(diào)用手寫、二維碼、語(yǔ)音輸入了。百度手寫輸入默認(rèn)的快捷組合鍵為“Ctrl+Shift+D”，二維碼輸入法默認(rèn)的快捷組合鍵為“Ctrl+Shift+R”，語(yǔ)音輸入法默認(rèn)的快捷組合鍵為“Ctrl+Shift+V”。

專業(yè)化提速 成批量定制

大家知道，有的領(lǐng)域?qū)I(yè)性很強(qiáng)，其中涉及到的一些詞匯很偏門，平時(shí)很少用到，在輸入法自帶的詞庫(kù)中往往有許多無(wú)法找到。在這種情況下，為了讓錄入提速，可以采用以下方法。

嚴(yán)格按自動(dòng)智能組詞法錄入

智能拼音輸入法都具有“智能組詞”的功能。所謂智能組詞，就是當(dāng)我們輸入一個(gè)系統(tǒng)中沒(méi)有的新詞的編碼后，系統(tǒng)不會(huì)馬上出現(xiàn)我們要的詞，但我們可以通過(guò)逐個(gè)挑選的辦法，從系統(tǒng)單字列表中選出組成該詞的每一個(gè)正確的字，當(dāng)組成該詞的所有單字挑選完畢之后，在我們獲得了自己想要的正確的詞的同時(shí)，輸入法也記住了我們要輸入的這個(gè)詞。這樣，當(dāng)下次再輸入這個(gè)詞的時(shí)候，只需輸入該詞的正確編碼，輸入法就會(huì)在候選列表中列出該詞供我們選擇。

系統(tǒng)記憶的詞存放在用戶詞庫(kù)中，要達(dá)到讓輸入法記憶用戶輸入的新詞的目的，需要在輸入法詞庫(kù)設(shè)置頁(yè)面中啟用用戶詞庫(kù)記憶設(shè)置，若該項(xiàng)未被選中，則智能記憶功能不起作用。許多情況下輸入法記不住用戶輸入的新詞的原因，正是因?yàn)樵擁?xiàng)沒(méi)被選中的緣故。

需要用百度拼音輸入法輸入一個(gè)專業(yè)詞匯“牛腿樁子”，我們使用拼音加加方案的雙拼輸入，當(dāng)輸入這個(gè)詞的正確編碼“nntvvhzi”之后，由于輸入法詞庫(kù)中沒(méi)有這個(gè)詞的正確候選詞，因此我們看到的是“牛腿莊子”的結(jié)果，顯然其中的“莊”不是我們希望得到的，我們需要的是“樁”字。在這種情況下，我們先從前面選擇正確的分詞或字，在這個(gè)詞的候選分詞或候選字中，我們看到已經(jīng)有“牛腿”二字是正確的，因此這時(shí)我們選擇候選詞“2.牛腿”，緊接著選擇后面的分詞“1.樁子”，這樣就在我們完成“牛腿樁子”一詞的輸入過(guò)程中，系統(tǒng)也學(xué)會(huì)了這個(gè)詞的正確編碼方法，這個(gè)詞也就被記憶在系統(tǒng)的用戶詞庫(kù)中。當(dāng)下次要輸入這個(gè)詞時(shí)，只需輸入這個(gè)詞的正確編碼“nntvvhzi”，即可在候選詞中直接選擇到該詞的正確組合了（圖8、圖9、圖10） 。

小 提 示

智能拼音不但有自動(dòng)組詞的功能，還可按使用頻率將經(jīng)常使用的詞的候選次序逐步提到前面，這一功能稱為輸入法的“詞頻自動(dòng)調(diào)整”。例如上面我們提到的那個(gè)例子中的“牛腿樁子”的候選項(xiàng)，當(dāng)?shù)谝淮屋斎氩⒅悄芙M詞后，它的候選地位還在第二位，但當(dāng)使用過(guò)3次之后，我們發(fā)現(xiàn)其候選地位已經(jīng)由第二位躍升到第一位了。而要實(shí)現(xiàn)這一功能，必須保證輸入法設(shè)置中該項(xiàng)功能處于開啟狀態(tài)。針對(duì)于百度輸入法來(lái)講，我們需要選中“根據(jù)上下文智能調(diào)整詞序”選項(xiàng)（圖11）。

親自動(dòng)手批量定制專業(yè)詞庫(kù)

用以上方法只能一個(gè)接一個(gè)地手動(dòng)添加專業(yè)詞匯。這樣操作雖然管用，但當(dāng)系統(tǒng)不認(rèn)識(shí)的專業(yè)詞語(yǔ)太多時(shí)，第一次輸入會(huì)感到非常吃力，因?yàn)槊總€(gè)詞的第一次記憶過(guò)程都是一次痛苦的輸入和選擇過(guò)程。在這種情況下，可以使用批量造詞的功能進(jìn)行專業(yè)詞匯的一次性批量添加。

仍以百度輸入法為例，假設(shè)我們要一次添加上百個(gè)專業(yè)詞匯，只需在詞庫(kù)設(shè)置窗口中選擇“批量造詞”按鈕，然后從一個(gè)專業(yè)的文本中通過(guò)復(fù)制或成批導(dǎo)入的辦法，將這些專業(yè)詞語(yǔ)導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，輸入法系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)為這些詞標(biāo)注最優(yōu)的拼音代碼。若沒(méi)有現(xiàn)成的詞匯列表，只能手動(dòng)輸入。完畢之后點(diǎn)擊“開始導(dǎo)入”完成造詞。之后，當(dāng)我們用正確編碼輸入導(dǎo)入的詞匯中的某個(gè)詞時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在候選詞列表中給出正確的詞語(yǔ)（圖12）。

批量處理 用好Office宏操作

平時(shí)處理工作文檔的時(shí)候，我們經(jīng)常要對(duì)一些文檔進(jìn)行批量處理。比如為了文檔的風(fēng)格統(tǒng)一、美觀，我們經(jīng)常需要將每篇文檔中插入的圖片調(diào)整為統(tǒng)一大小。這里就以此為例，大家可以舉一反三，學(xué)習(xí)使用Word宏操作（以Word 2013為例）。

啟動(dòng)Word 2013后在首頁(yè)界面點(diǎn)擊“選項(xiàng)→信任中心→信任中心設(shè)置”，在打開的窗口中選擇“啟用所有宏（不推薦：可能會(huì)運(yùn)行有潛在危險(xiǎn)的代碼）”，這樣即可在Word中使用宏了（圖1）。

接著點(diǎn)擊窗口左上角的“自定義快速訪問(wèn)欄→其他命令”，在打開的窗口中將“查看宏”命令添加到快速訪問(wèn)工具欄。這樣點(diǎn)擊工具欄上的宏按鈕即可打開宏編輯窗口，按提示創(chuàng)建一個(gè)名為“調(diào)整圖片大小”的宏，點(diǎn)擊“創(chuàng)建”（圖2）。

在打開的宏編輯窗口，按提示輸入下列的代碼（注意，單引號(hào)后面為代碼注釋，無(wú)需輸入），點(diǎn)擊“保存”，這樣就完成了宏的創(chuàng)建。除去注釋，關(guān)鍵代碼實(shí)際上只有4行，非常簡(jiǎn)單，輸入也沒(méi)有困難。

Dim n '設(shè)置計(jì)數(shù)圖片個(gè)數(shù)

For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count '文件中圖片總個(gè)數(shù)，圖片類型為inlineshapes

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Height = 400

ActiveDocument.InlineShapes（n）.Width = 300 '設(shè)置為400*300大小，具體數(shù)值請(qǐng)根據(jù)自己實(shí)際需要設(shè)置

Next n '順序處理直到最后一張圖片

End SUB

完成宏的創(chuàng)建后，以后打開需要處理的文檔，同上點(diǎn)擊工具欄上的宏按鈕打開宏窗口，選中“調(diào)整圖片大小”宏，點(diǎn)擊“運(yùn)行”，即可快速將文檔中所有圖片大小全部調(diào)整為400×300大小了（圖3）。如果你希望圖片的大小不一樣，只需簡(jiǎn)單修改上述代碼中的高和寬的數(shù)值即可，很方便吧。

化繁為簡(jiǎn) 巧用規(guī)則表達(dá)式

日常工作中，我們經(jīng)常要對(duì)一些文檔進(jìn)行批量替換，比如當(dāng)我們將QQ聊天記錄復(fù)制到Word中的時(shí)候，聊天記錄里經(jīng)常會(huì)包含大量的軟回車和空行等符號(hào)，非常不方便查看（圖4）。

使用Word的常規(guī)替換功能，無(wú)法替換文檔中的一些特殊符號(hào)，而借用規(guī)則表達(dá)式進(jìn)行批量替換，可很快消除其中的回車和空行等符號(hào)。首先切換到“查找和替換”，在打開的替換窗口中點(diǎn)擊“特殊格式→手動(dòng)換行符”，將查找的內(nèi)容設(shè)置為“^l”（如果是硬回車則為“^p”），替換為留空，點(diǎn)擊“全部替換”，這樣文中所有的回車符號(hào)就自動(dòng)刪除了。

為了便于查看，還要將每條記錄處理成一行。因?yàn)槊織l聊天記錄前都包含“【”，因此只要使用“^p【”替換“【”符號(hào)即可，最終替換后的結(jié)果就清爽多了（圖5）。

Office的規(guī)則表達(dá)式功能非常強(qiáng)大，實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)該使用什么表達(dá)式，大家需要根據(jù)不同文章的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。比如批量刪除Word文檔中的多余空行，可將替換內(nèi)容選擇為“^p^p”，替換內(nèi)容選擇為“^p”，即可將連續(xù)的兩行變成一行，對(duì)于多行空行則可以進(jìn)行重復(fù)替換，從而快速去除文檔中的多余空行。

用活組件 高效處理文檔

除了宏和表達(dá)式外，Office套件本身還自帶許多函數(shù)和批量處理組件，用好這些也可以為我們的日常操作提速。例如在很多Excel文檔中，日常編輯時(shí)經(jīng)常會(huì)留下不少空白行（或列），這樣打印時(shí)會(huì)浪費(fèi)不少空間?，F(xiàn)在借助Excel的“定位條件”函數(shù)即可輕松刪除文檔中所有空行。下面以Excel 2013為例。

首先在Excel中打開包含空行的文檔，然后全選文檔內(nèi)容，按Ctrl+G組合鍵打開定位窗口，點(diǎn)擊“定位條件”，然后單選“空值”，定位到空行位置（圖6）。

返回文檔窗口就可以看到Excel會(huì)全選中空的單元格，右擊某一選中的空的單元格，從右鍵菜單中選擇“刪除→下方單元格上移”，點(diǎn)擊“確定”后即可將文檔中所有空白單元格刪除了（圖7）。

通過(guò)全選文檔，然后利用Office本身提供的組件對(duì)整篇文檔中的多處目標(biāo)進(jìn)行編輯，這是提高文檔處理效率的常用方法。比如要取消Excel文檔中的所有超鏈接，可以先全選文檔，然后點(diǎn)擊“插入→超鏈接”，隨意選擇一個(gè)超鏈接插入，這樣文檔內(nèi)容都會(huì)插上統(tǒng)一鏈接，接著再選擇取消超鏈接即可達(dá)到目的。

大家可以舉一反三用活Office更多的組件。

聘請(qǐng)外援 批量處理更簡(jiǎn)單

Office自身提供的工具，對(duì)初學(xué)者有一定難度，其實(shí)可直接使用第三方批量處理軟件，像“Word文檔批量處理大師”（下載地址：tinyurl.com/mt4j95m），就能輕松對(duì)常見(jiàn)Word文檔進(jìn)行批量處理。就日常應(yīng)用來(lái)說(shuō)，為了保證一些技術(shù)文檔資料不被他人編輯修改，經(jīng)常會(huì)將原Word文檔全部轉(zhuǎn)為PDF文檔，就可借助Word文檔批量處理大師來(lái)完成。

啟動(dòng)程序后點(diǎn)擊“待處理Word文件列表→添加Word文件”，然后依次導(dǎo)入需要轉(zhuǎn)化為PDF文檔的文件，如果需要處理的文檔較多，而且分布在不同位置，可以先用DIR命令獲取文件類表，然后使用記事本制作一個(gè)“dsd.wordLst”文件（每個(gè)文件一行），這里點(diǎn)擊“導(dǎo)入文件列表”即可（圖8）。

在“Word文件批處理選項(xiàng)”中選中“Word轉(zhuǎn)化為PDF文檔”，在右側(cè)窗格中設(shè)置保存轉(zhuǎn)化后文檔保存的位置，點(diǎn)擊“添加為待處理任務(wù)”，最后點(diǎn)擊“處理所有任務(wù)”，這樣即可將選定的文檔全部自動(dòng)轉(zhuǎn)化為PDF文檔。

Word文檔批量處理大師還支持對(duì)多個(gè)文檔進(jìn)行多個(gè)批量操作，如對(duì)于上述文檔還可添加“批量添加版權(quán)文字”，按提示設(shè)置好需要添加的版權(quán)文字和字號(hào)、顏色等樣式后，程序會(huì)調(diào)用Word依次打開每個(gè)處理的文檔，并在文章中隨機(jī)部分添加上設(shè)置的版權(quán)文字（圖9）。

如此一來(lái)，在實(shí)現(xiàn)導(dǎo)出為PDF的同時(shí)，程序還會(huì)在每篇文章的隨機(jī)部位添加上我們?cè)O(shè)置的版權(quán)文字，顏色默認(rèn)為白色字體，要設(shè)置為黑色或其他顏色才會(huì)顯示出來(lái)，可很好地保護(hù)自己的文章不被他人隨意轉(zhuǎn)載（圖10）。