張立良

摘 要：檔案管理學(xué)是一門歷史悠久的古老學(xué)科。事實(shí)上，檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的健康、平穩(wěn)、可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，注重基礎(chǔ)工作，提高單位管理者的重視程度，尤其是檔案管理者的自身素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

關(guān)鍵詞：博物館；檔案管理；管理模式

博物館的檔案工作在構(gòu)建和諧的博物館文化中發(fā)揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會(huì)及其發(fā)展服務(wù)過程中的各類創(chuàng)造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢(shì)的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價(jià)值。

一、博物館檔案管理工作的作用

1.收集整理工作

對(duì)中小博物館來說，藏品的數(shù)量多則幾萬件，少則幾千件，與之對(duì)應(yīng)的藏品圖像資料也以千計(jì)、以萬計(jì)。所以檔案室管理方面重點(diǎn)把好“四關(guān)”。一是把好“收集歸檔關(guān)”。按照收集歸檔的范圍和責(zé)任，要求各科室及時(shí)按規(guī)定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對(duì)資料逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對(duì)照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫資料的齊全、完整、規(guī)范。二是把好“資料整理關(guān)”。在資料整理過程中，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)文物工作的法律法規(guī)和自治區(qū)及市文物管理部門的有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)應(yīng)歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)博物館資料室管理工作的現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。三是把好“資料保管關(guān)”。檔案室要堅(jiān)持“五防”原則，定期進(jìn)行庫房溫濕度測(cè)定調(diào)節(jié)，做到庫房衛(wèi)生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長(zhǎng)資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關(guān)”。檔案室要做好借閱登記記錄，認(rèn)真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

2.檔案利用工作

用檔案提供服務(wù)是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務(wù)工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報(bào)、館藏資產(chǎn)評(píng)估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項(xiàng)工作提供了確鑿有力的憑證。

二、拓寬檔案管理服務(wù)渠道

1.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機(jī)構(gòu)，還需要變成提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲(chǔ)存資料的查詢時(shí)都較方便。加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建檔案管理的服務(wù)業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時(shí)進(jìn)行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容。

2.建立檔案管理平臺(tái)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，面對(duì)不同種類的情報(bào)，需要進(jìn)行合理的分類與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻(xiàn)情報(bào)資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類，方便查找，達(dá)到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設(shè)，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問題，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術(shù)管理，最終將信息與社會(huì)共同分享。

3.注重檔案管理的反饋工作

檔案管理作為提供檔案管理建設(shè)工作的一個(gè)途徑，不僅需要加強(qiáng)檔案管理一系列問題，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理中存在的問題合理的調(diào)配，而場(chǎng)設(shè)反饋式的信息資源開發(fā)工作，細(xì)致的進(jìn)行發(fā)揮，最終細(xì)致的將材料控制開發(fā)利用的更加科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。

三、完善檔案管理措施

1.建立門戶網(wǎng)站，完善檔案管理工作

隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析和篩選，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個(gè)單位的資源做好有價(jià)值的共享。

檔案管理工作開展檔案管理的網(wǎng)上服務(wù)工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國(guó)普遍存在的一些問題，進(jìn)一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術(shù)合理的利用到檔案管理中來，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導(dǎo)地位，就能將檔案管理更富有生機(jī)與活力。

2.收集檔案信息

電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過下載或者簡(jiǎn)單的操作就可以完成，在一定的時(shí)間內(nèi)收集完畢后，還能及時(shí)的上傳上或者下載，這樣在整個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)中進(jìn)行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對(duì)于一些資源進(jìn)行密碼設(shè)置，加強(qiáng)對(duì)公開的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。

3.在線進(jìn)行服務(wù)與咨詢

現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進(jìn)行的拓展，還是在加強(qiáng)檔案調(diào)整的基礎(chǔ)上實(shí)質(zhì)性的工作。在信息時(shí)代內(nèi)，人們更加注重信息的時(shí)效性，通過信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領(lǐng)域，還能通過學(xué)習(xí)以及生活將各種檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務(wù)信息做到完善。

在檔案管理工作中存在的信息疑問以及對(duì)于單位利民的一些存在爭(zhēng)議的問題進(jìn)行分析，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強(qiáng)檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫信箱或者網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進(jìn)行相應(yīng)的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對(duì)于整體的檔案控制以及服務(wù)對(duì)象等加強(qiáng)對(duì)提供的信息的真實(shí)性，為使用者提供查詢以及咨詢的服務(wù)。

4.遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)規(guī)范，加強(qiáng)法律意識(shí)

在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位的特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法極其有害。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標(biāo)準(zhǔn)化上下足功夫。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力。

四、結(jié)論

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重人才，提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升單位的檔案管理水平和層次，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且還可以為單位的持續(xù)反戰(zhàn)做出一定的貢獻(xiàn)。

（作者單位：內(nèi)蒙古通遼市博物館）