郭委東

摘 要：檔案的基礎(chǔ)管理工作是一門體系化、系統(tǒng)化的綜合領(lǐng)域，受檔案工作種類多、領(lǐng)域廣、內(nèi)容繁瑣等特點的影響，檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代檔案管理中具有自身的特殊性，充分認識檔案基礎(chǔ)管理工作對現(xiàn)代檔案管理的重要性，分析檔案基礎(chǔ)管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，并積極進行應(yīng)對措施研究，是提升我國檔案管理工作水平的必由之路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；基本工作；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標準化?，F(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標準化是檔案管理水平的重要指標，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案檢索的準確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項內(nèi)容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問題分析

當前我國檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計算機管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴重。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。

四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展

胡錦濤同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來?！弊鳛樯a(chǎn)建設(shè)、科學研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經(jīng)濟的各個方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理”，加強檔案基礎(chǔ)工作是推進檔案管理現(xiàn)代化的前提。

參考文獻：

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