李靈風

摘要：具有檔案價值的三維模型，大量生成的同時會出現(xiàn)管理失范的狀態(tài)，這對三維模型檔案化管理提出了現(xiàn)實需求?；诖耍疚膹娜S模型面臨真實性認定困難、標準體系并未建立、安全控制難度較大等困境出發(fā)，認為檔案人員需要對此進行深入探索。

關鍵詞：三維模型電子文件檔案化管理

大量生成的三維模型，正成為電子文件的重要組成部分。從檔案管理角度出發(fā)，是否需要對三維模型進行檔案化管理？在實踐中，三維模型的檔案化管理存在哪些困境？未來可以做哪些方面的探索筆者將對此問題進行初步闡述，希望能夠起到拋磚引玉的作用。

一、三維模型檔案化管理的必要性

三維模型是指利用三維建模軟件生成的，存在于計算機或計算機文件的“點和其他信息集合的數(shù)據(jù)”。從上述描述中可以看到，三維模型具備電子文件的基本特征，可以將其理解為一種特殊的電子文件。對這種特殊電子文件的管理，即三維模型檔案化管理則是指在一定的制度框架下，由檔案部門對三維模型進行前端控制和全過程管理，確保其具有真實性、完整性和有效性。

（一）三維模型具有檔案價值且已經(jīng)大量生成

1.三維模型具有檔案價值。首先，三維模型具有憑證價值。從內容上看，三維模型是設計人員運用三維軟件設計的圖形，它如實地記載了業(yè)務活動過程和業(yè)務工作成果，是業(yè)務活動的直接記錄。從形式和技術上看，三維模型是以數(shù)字化的超文本形式在計算機環(huán)境中生成的，其背景信息被系統(tǒng)程序控制，由此保證了它的可追溯性。其次，三維模型具有情報價值。三維模型是業(yè)務活動的伴生物，它記載了大量的知識信息，這些知識信息不僅可以為業(yè)務活動提供參考，也可以為同類設計提供借鑒。

2.三維模型已經(jīng)大量生成。目前，三維設計已成為工程行業(yè)設計的主要方法之一。與二維設計相比，三維設計技術更能表達設計者的意圖，便于加快圖紙生成速度，提高產(chǎn)品設計效率。以三維模型作為產(chǎn)品最重要的信息載體，可以將設計、生產(chǎn)、管理等各個獨立環(huán)節(jié)聯(lián)系在一起，并將設計細節(jié)融入在建模過程中。[1]三維模型的技術優(yōu)勢使得其在各領域能夠被廣泛運用，另據(jù)相關調查顯示，目前在某些領域三維模型的生成數(shù)量和速度已經(jīng)遠遠超過了二維模型。從這個角度而言三維模型已經(jīng)大量形成。

（二）三維模型不適用“雙套制”與“雙軌制”管理模式

為了規(guī)避電子文件真實性難以認定的風險，在工作實踐中，對電子文件往往采用“雙軌制”與“雙套制”管理模式，即在文件運轉過程中，電子版本與紙質版本共存，兩種版本的文件與業(yè)務流程同步運轉；在文件歸檔過程中，同一份文件既歸檔電子版本，又歸檔紙質版本，并且電子版本與紙質版本需一一對應。[2]國家標準也推薦使用“雙套制”歸檔方式，2002年頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中規(guī)定：“具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝，進行歸檔時，必須將電子文件與相應紙質文件等硬拷貝一并歸檔?！彪m然三維模型也是一種電子文件，但其特殊性決定了它不可能像普通文本和二維圖形一樣打印成紙質文本。因此，三維模型不適用“雙軌制”與“雙套制”管理模式。

（三）三維模型管理失范

目前三維模型的管理處于失范狀態(tài)，無法滿足業(yè)務活動的需求，一是管理制度尚未制定。三維設計技術已經(jīng)廣泛運用，三維模型的數(shù)量也呈幾何級增長，但是針對三維模型的管理制度并未建立。盡管已經(jīng)有不少針對電子文件的管理制度，但是其中基本沒有涉及三維模型管理的條款，更沒有制定三維模型管理的專項制度。二是管理主體尚不明確。檔案部門應是三維模型的管理主體，但是目前檔案部門的主體地位并未明確，大部分三維模型都由形成者自行保管。三是管理流程尚未建立。由于管理制度與管理主體尚未明確，三維模型的管理流程也沒有建立。業(yè)務活動結束后，三維模型的流向不明確，即檔案部門也不知道通過何種渠道接收需要歸檔的三維模型。

二、三維模型檔案化管理的實踐困境

（一）三維模型的真實性認定困難

在紙質檔案管理模式中，為了維護檔案的原始記錄性，必須保證載體與信息的統(tǒng)一。對于紙質檔案的管理，檔案實體的管理與檔案內容信息的管理是統(tǒng)一的，保護了載體的原始性即確保了檔案內容的原始記錄性。然而，三維模型作為一種電子文件，其載體與信息的可分離性，使得上述要求并不能適應三維模型的管理。存儲于計算機系統(tǒng)的三維模型因為軟硬件升級、系統(tǒng)遷移等要求，可能會出現(xiàn)信息的遷移。在三維模型的管理過程中，隨著存儲介質與方式的變更，載體與信息的統(tǒng)一性難以得到保證。因此，判斷三維模型是否具有真實性變得更加困難。

（二）三維模型的標準體系并未建立

三維設計技術已經(jīng)在各領域得到了廣泛運用，但相應的標準體系并未建立，使得三維模型的存儲格式?jīng)]有統(tǒng)一的規(guī)范，給三維模型檔案化管理帶來了困難。從檔案管理角度而言，目前也沒有建立起三維模型歸檔的格式標準。雖然，歸檔電子文件的格式標準基本建立，但是現(xiàn)行標準并沒有將三維模型檔案化管理納入其中。三維模型標準體系的缺失給三維模型檔案化管理帶來了諸多問題：首先，三維模型形成者在存儲三維模型時，特別是格式選擇帶有較大的隨意性，導致三維模型的通用性較弱；其次，由于三維模型格式多元化且沒有統(tǒng)一的規(guī)范，即使歸檔至檔案部門，也可能面臨無法讀取的風險。

（三）三維模型的安全控制難度較大

作為一種電子文件，三維模型與其他電子文件一樣面臨諸多安全風險。電子文件載體與信息的可分離性、對系統(tǒng)的依賴性以及載體的不穩(wěn)定性，使得它與紙質文件相比，安全控制難度更大。同時，三維模型無法進行紙質化管理，所有的安全控制措施只能在計算機系統(tǒng)中實施，一旦發(fā)生操作失誤、病毒入侵、軟硬件系統(tǒng)故障等事故，沒有任何緩沖余地。此外，三維模型管理制度與標準缺失也帶來了極大的安全風險。多種安全風險的疊加使得三維模型的安全控制難度較大。

三、三維模型檔案化管理的

初步設想

三維模型檔案化管理是一個系統(tǒng)工程，它需要制度、標準、技術和人員等諸多方面的支撐?？梢哉f，在三維技術日臻成熟、三維模型大量生成的背景下，探索三維模型檔案化管理的可行路徑是檔案部門不得不面對的課題。

（一）三維模型檔案化管理的目的

三維模型檔案化管理的目的不是完成三維模型的歸檔，而是確保三維模型的真實性、完整性和有效性。對于紙質檔案，原始記錄性是其根本屬性，維護其原始記錄性是檔案管理工作的首要任務。然而，電子文件的載體與信息的可分離性，使得其原始記錄性很難得到維護。所以，檔案界一般認為，對于電子文件的管理應該轉向維護其真實性、完整性和有效性，而不是單純地追求其原始記錄性。作為電子文件，三維模型檔案化管理的目的就是要確保其真實性、完整性和有效性。

（二）三維模型檔案化管理的前提

三維模型檔案化管理的前提是制度化。制度化的作用主要體現(xiàn)在三個方面：一是明確權責，劃分三維模型形成者、系統(tǒng)維護者、檔案管理者等責任主體的權限與責任，并要求其對自身的管理行為負責；二是制定規(guī)范，即制定三維模型檔案化管理的制度與標準，確保其符合業(yè)務活動的需求和檔案化管理的要求；三是確定流程，即通過固化的流程確保人員責任落實、管理過程受控、業(yè)務運行順暢。

（三）三維模型檔案化管理的主體

三維模型檔案化管理的主體應是檔案部門。檔案部門的優(yōu)勢在于建立了一套完整的文檔管理系統(tǒng)，不論是對文件歸檔還是歸檔后的管理都形成了一套較為成熟的體系。此外，檔案部門作為三維模型檔案化管理的主體，貫穿文件管理的全過程，有利于實現(xiàn)對三維模型的全生命周期管理。

（四）三維模型檔案化管理的手段

三維模型檔案化管理的手段是前端控制與全過程管理。前端控制要求檔案人員在三維模型形成之初就提前介入，參與三維模型管理軟件的設計，參與文件質量的控制，提出檔案化管理需求。全過程管理要求檔案人員對文件的全生命周期進行管理，參與程序控制、規(guī)則制定和質量控制。

*本文為上海市檔案局科研項目“企業(yè)集團數(shù)字檔案信息資源整合與共享模式研究”（項目編號：滬檔科1511）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]張少輝.三維設計現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].聚酯工業(yè)， 2013（2）：15.

[2]馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2003（12）：40.

作者單位：上海機電工程研究所