余偉
摘要:切實(shí)做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作能夠更好地服務(wù)項(xiàng)目建設(shè),并提高建設(shè)質(zhì)量。本文以筆者所在單位進(jìn)行的重大建設(shè)項(xiàng)目為例,重點(diǎn)介紹在進(jìn)行重大建設(shè)項(xiàng)目過程中,做好建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作的經(jīng)驗(yàn),以供同仁參考。
關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目檔案前端控制組卷管理
檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)管理的組成部分和基礎(chǔ)工作,建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理不僅關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目能否正常開展,而且對(duì)項(xiàng)目日后的運(yùn)行、維護(hù)、改造起到舉足輕重的作用,也是建設(shè)項(xiàng)目投資監(jiān)管必不可少的重要依據(jù)。環(huán)境與災(zāi)害預(yù)報(bào)小衛(wèi)星星座運(yùn)行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程(以下簡(jiǎn)稱“小衛(wèi)星工程”)檔案工作依據(jù)有關(guān)規(guī)定,切實(shí)采取有效措施,在建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理方面進(jìn)行了有益的嘗試,取得了積極效果。本文以“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐為例進(jìn)行探討,以期為其他項(xiàng)目檔案管理工作的開展提供借鑒。
一、“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目情況簡(jiǎn)介
隨著災(zāi)害問題的日益加重和國際化趨勢(shì)的日益明顯,衛(wèi)星遙感技術(shù)在我國減災(zāi)救災(zāi)領(lǐng)域中應(yīng)用的必要性和迫切性越來越突出。經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn),2006年“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目正式立項(xiàng)。該項(xiàng)目由國家減災(zāi)辦(民政部)組織建設(shè),建設(shè)周期歷時(shí)3年,項(xiàng)目批復(fù)后,在民政部衛(wèi)星工作領(lǐng)導(dǎo)小組的正確領(lǐng)導(dǎo)下,各項(xiàng)建設(shè)工作有序展開,并于2014年3月根據(jù)國家重大建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)正式通過了竣工驗(yàn)收。檔案工作作為項(xiàng)目驗(yàn)收的重要部分,得到了驗(yàn)收專家組成員的一致認(rèn)可。驗(yàn)收組認(rèn)為該項(xiàng)目檔案收集齊全、分類科學(xué)、整理規(guī)范,形成了比較全面、細(xì)致、全面反映項(xiàng)目基本情況的檔案資料。縱觀該項(xiàng)目檔案工作全過程,民政部國家減災(zāi)中心作為項(xiàng)目的實(shí)施單位,嚴(yán)格依據(jù)國家和主管機(jī)關(guān)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定,將項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一,精心部署、主動(dòng)作為,采取有效措施,推進(jìn)項(xiàng)目檔案工作的順利開展。該項(xiàng)目作為部級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目,但按照國家重大項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,較好地做到了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
二、“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案管理的政策依據(jù)
“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目既包括土建工程又包括信息系統(tǒng)工程,檔案工作貫穿項(xiàng)目建設(shè)的始終,檔案形成量較大,檔案內(nèi)容豐富。項(xiàng)目建設(shè)單位是國家減災(zāi)委,承擔(dān)單位是國家減災(zāi)辦(民政部),實(shí)施單位是民政部國家減災(zāi)中心。其項(xiàng)目檔案的管理嚴(yán)格執(zhí)行國家和上級(jí)主管機(jī)關(guān)項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)規(guī)定,接受本機(jī)關(guān)檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。因此“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案工作在具體工作中必須按照國家和民政部有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定執(zhí)行,具體要求標(biāo)準(zhǔn)是:(1)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定(國檔發(fā)[1988]4號(hào));(2)國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法(檔發(fā)[2008]3號(hào));(3)民政部基本建設(shè)項(xiàng)目和電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(民辦函[2011] 96號(hào));(4)國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002);(5)國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法(檔發(fā)[2006]2號(hào));(6)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-2008);(7)歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2000);(8)計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范(GB/T8567-2006)等。這些標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目檔案管理的可行性提供了良好的政策依據(jù),也為檔案工作的順利開展創(chuàng)造了條件。
三、“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)
(一)完善工作制度,加強(qiáng)前端控制
1.完善工作規(guī)定,加強(qiáng)制度保障。近年來,一些項(xiàng)目建設(shè)單位由于管理理念的問題,把檔案工作作為項(xiàng)目的尾工工作,在項(xiàng)目竣工后才去找檔案,在驗(yàn)收前突擊收集、整理檔案,造成檔案收集不齊全,影響項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。為避免這種現(xiàn)象的發(fā)生,“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目總指揮部在項(xiàng)目建設(shè)之初就指示:“在項(xiàng)目各評(píng)審階段,在技術(shù)、財(cái)務(wù)專家之外,要邀請(qǐng)檔案管理專家共同參與評(píng)審,對(duì)階段檔案工作開展驗(yàn)收”。項(xiàng)目總指揮部還指出:“要按照國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法的要求,未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過竣工驗(yàn)收”。這一嚴(yán)格的規(guī)定,確立并強(qiáng)化了檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)中的重要地位。民政部國家減災(zāi)中心在項(xiàng)目前期就提前介入,編制了《減災(zāi)衛(wèi)星應(yīng)用系統(tǒng)總指揮部制度手冊(cè)》,對(duì)項(xiàng)目文件形成到歸屬等各流程的管理提出了要求。逐步建立了適用于本項(xiàng)目的公文制發(fā)處理制度、會(huì)議紀(jì)要審核發(fā)放流程、招投標(biāo)文件審查制度、合同文件審查制度等,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的流程化管理,提高項(xiàng)目文檔管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。同時(shí),制定《查閱、借閱檔案資料審批單》,規(guī)定檔案查借閱及審批流程,實(shí)現(xiàn)文檔嚴(yán)格出入庫登記制度。此外還積極邀請(qǐng)檔案專家進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo),檔案工作人員認(rèn)真梳理工作思路,在項(xiàng)目建設(shè)階段,不斷積累檔案管理經(jīng)驗(yàn),逐步形成較為規(guī)范的檔案工作制度體系。并制定了“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)性文件——《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)小衛(wèi)星星座運(yùn)辦管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程檔案管理辦法》。該辦法明確了檔案工作的責(zé)任主體,即由項(xiàng)目辦主任為組長(zhǎng)的檔案工作組,其負(fù)責(zé)對(duì)各分系統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。還對(duì)檔案工作和人員的職責(zé)和任務(wù)、歸檔分工職責(zé)和時(shí)限、案卷組卷方法、卷內(nèi)文件排列規(guī)則、案卷編目樣式、檔案的安全保管提出了具體要求,進(jìn)一步明確了檔案工作是“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目建設(shè)與管理工作的重要組成部分。
2.制定項(xiàng)目檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范,進(jìn)一步提高規(guī)范管理。首先,制定了《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)小衛(wèi)星星座運(yùn)行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程文件歸檔范圍和保管期限表》,確定了項(xiàng)目辦、監(jiān)理、總集成、安全集成、存儲(chǔ)與備災(zāi)系統(tǒng)等各分項(xiàng)主要文件清單以及檔案的歸屬和保管期限和保管單位。其次,根據(jù)檔案分類原則制定了《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)小衛(wèi)星星座運(yùn)行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程檔案分類編碼原則》,文檔代碼在整個(gè)系統(tǒng)工程中具有唯一性,通過項(xiàng)目代碼將同一項(xiàng)目的文檔有機(jī)地關(guān)聯(lián)起來,實(shí)現(xiàn)文檔的快速查詢、檢索和有效管理。最后,根據(jù)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一了“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目檔案的案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄、案卷移交目錄等格式。
(二)加強(qiáng)審核管理,強(qiáng)化過程監(jiān)管
1.嚴(yán)格進(jìn)行文檔的變更和審核。一是建立變更審核制度。針對(duì)文檔在使用過程中經(jīng)常發(fā)生內(nèi)容變更的情況,采用版本管理的方式嚴(yán)格約束,在文檔發(fā)生變更時(shí),通過郵件或電話的方式通知相關(guān)使用者,避免新的文檔形成后仍有使用舊文檔的,以保證項(xiàng)目實(shí)施過程中所使用文檔具有一致性和完整性。二是加強(qiáng)文檔審核,保證文檔的準(zhǔn)確和規(guī)范。綜合管理文檔在相關(guān)文件形成后,項(xiàng)目檔案工作組及時(shí)對(duì)形成統(tǒng)一的案卷目錄進(jìn)行管理。技術(shù)文檔首先由各承建單位自審,需要總集成審核的報(bào)總集成審核,需監(jiān)理單位審核的,由監(jiān)理單位對(duì)各單位提交的項(xiàng)目技術(shù)文檔的格式和內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核,并由監(jiān)理出具文檔審核意見。根據(jù)審核意見修改完善后,提交項(xiàng)目辦項(xiàng)目聯(lián)系人進(jìn)行再審,審核合格后,移交項(xiàng)目辦檔案工作組進(jìn)行歸檔。檔案管理專用文件與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離,對(duì)重要文件的傳輸和分發(fā),需經(jīng)總指揮部領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的安全控制和管理。當(dāng)設(shè)備到貨驗(yàn)收時(shí),需要供貨商提交項(xiàng)目設(shè)備材料報(bào)審表,由項(xiàng)目辦、監(jiān)理、總集成共同到場(chǎng)并出具審核意見,形成正式的驗(yàn)收材料。
2.合同管理強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。根據(jù)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理工作的要求,在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、集成、開發(fā)及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí),設(shè)立專門條款,明確各單位提交的項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。為深入做好檔案工作,項(xiàng)目辦不定期、有針對(duì)性地對(duì)已中標(biāo)合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目檔案技術(shù)交底。通過項(xiàng)目檔案技術(shù)交底會(huì),形成會(huì)議紀(jì)要,使每個(gè)參建的施工單位和監(jiān)理單位從建設(shè)階段開始,就能夠明確合同對(duì)項(xiàng)目檔案有哪些要求,必須采取哪些措施才能保證項(xiàng)目檔案收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交。特別是在合同項(xiàng)目建設(shè)過程中,針對(duì)項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)的問題,及時(shí)召開項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)會(huì),提出整改意見,對(duì)參建各方履行檔案工作職責(zé)提出具體要求。在項(xiàng)目驗(yàn)收階段,督促各單位按照要求做好項(xiàng)目檔案管理工作。這一措施的推行,在項(xiàng)目檔案管理工作形成了參建各方職責(zé)清晰,溝通及時(shí),工作到位,措施有力的良好工作局面,保證了項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。
(三)加強(qiáng)組卷管理,確保案卷質(zhì)量
為了更加直觀、全面了解文件歸檔情況,項(xiàng)目辦決定在項(xiàng)目階段驗(yàn)收前,召集有關(guān)單位的檔案人員,將本單位形成的檔案集中到指定的檔案辦公場(chǎng)所,對(duì)歸檔情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。主要從三個(gè)方面進(jìn)行審查:一是歸檔范圍的審查。按照“小衛(wèi)星工程”項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表,檢查歸檔的文件是否齊全,逐條核對(duì),查漏補(bǔ)缺。二是案卷質(zhì)量的審查,主要針對(duì)文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、文件分類、案卷編目情況、保管期限是否合理、檔號(hào)章填寫是否規(guī)范、工程竣工圖是否清晰、是否加蓋竣工圖章、各項(xiàng)簽署是否齊全等情況進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確的及時(shí)修改。三是對(duì)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)性的審查。主要針對(duì)組卷的合理性、檔案裝訂情況、檔案的排列情況等進(jìn)行審查。通過現(xiàn)場(chǎng)審查,不僅提高了工作效率,而且較大提高了歸檔的工作質(zhì)量。