胡曉彤

【摘 要】學(xué)籍檔案是高校檔案館藏的重要內(nèi)容之一，各高校的師生

出國、工作、就業(yè)等諸多方面都需要通過查考學(xué)籍檔案出具權(quán)威性的認(rèn)證材料。認(rèn)證服務(wù)已成為學(xué)籍檔案利用價值的主要體現(xiàn)方式。本文通過加強檔案認(rèn)證服務(wù)工作的管理手段和工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案資源的開發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】認(rèn)證 認(rèn)證服務(wù) 學(xué)籍檔案

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.07.218

學(xué)籍檔案是高校檔案館藏的重要內(nèi)容之一，也是高校學(xué)生一生中的第一份檔案，它是一個人學(xué)生時期的學(xué)習(xí)、生活和基本素質(zhì)的原始記錄，是非常寶貴且不可再生的資源，具有法律憑證的作用。何加強學(xué)籍檔案管理工作，使學(xué)籍檔案在認(rèn)證服務(wù)工作起到應(yīng)有的作用，是高校檔案管理工作者要思考的問題。

一、檔案認(rèn)證工作是一種社會需求和以人為本的價值體現(xiàn)

隨著世界范圍的金融危機的蔓延、國內(nèi)就業(yè)壓力的增大，高校畢業(yè)生出國繼續(xù)深造、工作的人數(shù)逐年上升，使我國成為“留學(xué)大年”，學(xué)歷認(rèn)證工作已經(jīng)成為一種社會需求，為畢業(yè)生出國深造提供認(rèn)證服務(wù)已成為高等學(xué)校檔案工作的共性問題。這種社會需求主要反應(yīng)在四個層面：一是政府層面開展認(rèn)證工作以滿足來自社會的需求，為了進(jìn)一步維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性；二是各專門行業(yè)對認(rèn)證工作的需求，如會計師、工程師、營養(yǎng)師、評估師等專業(yè)技術(shù)型人員資格認(rèn)證的需求；三是國內(nèi)外各專業(yè)機構(gòu)對認(rèn)證的需求，如國外三大認(rèn)證機構(gòu)對來國學(xué)習(xí)深造的我國留學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)資質(zhì)的認(rèn)證。四是個人對認(rèn)證的需求，如個人申請科研基金等實際需求而對本人申請資格的認(rèn)證等。這些社會認(rèn)證需求在高校檔案的認(rèn)證工作主要體現(xiàn)在對“人”的一種證明、認(rèn)可，高校檔案認(rèn)證服務(wù)工作具有個性化的特點，應(yīng)“以人為本”。

二、檔案認(rèn)證工作是一種誠信活動，也是學(xué)籍檔案價值的彰顯

1.“認(rèn)證”的英文原意是一種出具證明文件的行動。具體就是由可以充分信任的第三方證實某一經(jīng)鑒定的產(chǎn)品或服務(wù)符合特定標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范性文件的活動。這就是說，第三方的認(rèn)證活動必須公開、公正、公平，才能有效。這就要求第三方必須有絕對的權(quán)力和威信，必須獨立于第一方和第二方之外，必須與第一方和第二方?jīng)]有經(jīng)濟(jì)上的利害關(guān)系，才能獲得雙方的充分信任。高校檔案館不僅擁有本校所有畢業(yè)生的原始記錄—學(xué)籍檔案這一信息資源，同時也是國家認(rèn)可的第三方的“認(rèn)證機構(gòu)”。所以，高校檔案館的認(rèn)證服務(wù)工作是一種誠信活動。

2.檔案利用工作是整個檔案工作的根本意義所在，體現(xiàn)了檔案形成時“以備查考”的原始目的。而檔案部門也正是通過檔案利用實現(xiàn)了與社會的聯(lián)系，也只有通過利用工作與社會互動，才能從真正意義上判斷整個檔案的優(yōu)劣，才能知道基礎(chǔ)工作是否真的切合利用者需求，同時發(fā)現(xiàn)工作漏洞。目前學(xué)籍檔案的利用工作涉及到的有學(xué)歷、學(xué)位、成績等認(rèn)證工作，主要集中于人才錄用和選拔、出國留學(xué)和移民、各種升學(xué)考試、專業(yè)技能認(rèn)定及補發(fā)學(xué)歷證明等方面。高校檔案館的認(rèn)證工作具體內(nèi)容包括：學(xué)歷認(rèn)證工作，即利用學(xué)籍檔案這一館藏資源，承擔(dān)來自駐華使領(lǐng)館、國內(nèi)、國外認(rèn)證機構(gòu)和用人單位的各類不同性質(zhì)的畢業(yè)生學(xué)歷、學(xué)位、成績單等認(rèn)證工作。除直接與國外學(xué)校、專業(yè)認(rèn)證機構(gòu)和使領(lǐng)館的業(yè)務(wù)接觸外，還負(fù)責(zé)出具教育部學(xué)位認(rèn)證中心、全國學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心、國內(nèi)各省教育廳用人單位，各省高校就業(yè)指導(dǎo)中心等機構(gòu)的認(rèn)證工作；負(fù)責(zé)出具國外ECFMG 、WES、LSAT等考試認(rèn)證機構(gòu)的認(rèn)證報告等等。高校學(xué)歷認(rèn)證工作的流程有接待（來訪、來電、來函）、調(diào)檔和核實、出具各類認(rèn)證材料等工作環(huán)節(jié)。高校檔案認(rèn)證工作不僅是學(xué)籍檔案資源利用的直接體現(xiàn)方式，也充分發(fā)揮了學(xué)籍檔案的憑證價值。

三、檔案認(rèn)證工作需學(xué)籍檔案材料做堅實的基石

1.當(dāng)前，學(xué)歷認(rèn)證業(yè)務(wù)主要通過兩個途徑一是在教育部官方網(wǎng)站查詢相關(guān)認(rèn)證信息；另一個是在高校的相關(guān)網(wǎng)站上查詢。而我國教育部在1991年才開展認(rèn)證工作，在2001年才建立全國高校畢業(yè)生信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，提供的相關(guān)畢業(yè)生信息只有2001年以后的。這樣就出現(xiàn)了有部分認(rèn)證信息比如自考、成教等其他國家承認(rèn)學(xué)歷的教育形式因一些不是個人的原因、問題查不到；還有建國后的高中、大學(xué)畢業(yè)信息在網(wǎng)上也不能查到等情況。這種情況下，作為記載學(xué)生原始信息的學(xué)籍檔案就發(fā)揮了主要作用，高校檔案館也是通過查閱學(xué)籍檔案完成各種特殊的認(rèn)證服務(wù)工作的。

2.社會上學(xué)歷文憑造假、販賣案件時有發(fā)生，破壞了國家高等教育學(xué)歷制度的嚴(yán)肅性，造成了極為不好的影響。

學(xué)籍檔案是學(xué)生時期的一個重要記錄，它可以全面了解學(xué)生在某個歷史階段中的真實的歷史情況。以齊全完整、準(zhǔn)確的學(xué)籍檔案材料為依據(jù)，提供可信度很強的認(rèn)證服務(wù)，在畢業(yè)生的定職、晉級、出國等方面起憑證作用，就可以有效防止當(dāng)今社會上不法之徒假造學(xué)歷證書的惡行，發(fā)揮打假的作用。

四、檔案認(rèn)證工作需要建立夯實的學(xué)籍資源系統(tǒng)和完善的認(rèn)證服務(wù)體系

1.檔案認(rèn)證工作需要既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又有服務(wù)創(chuàng)新意識的檔案人才。同時檔案服務(wù)人員在認(rèn)證工作中需樹立高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，要兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，不為任何利益所誘惑，秉公辦事，熱情接待回母校辦理出國留學(xué)、就業(yè)及各種證明的畢業(yè)生，為廣大畢業(yè)生提供優(yōu)良服務(wù)，使畢業(yè)生在走出校門后，感受到來自母校的關(guān)懷和溫暖，為他們的就業(yè)、留學(xué)提供幫助。在認(rèn)證工作中還要開拓視野，不斷創(chuàng)新認(rèn)證服務(wù)工作方式、方法，提升自身綜合的文化底蘊和外語水平，賦予“檔案人”新的內(nèi)涵。

2.加強檔案認(rèn)證工作管理手段和工作環(huán)節(jié)，制定相關(guān)工作規(guī)范，為認(rèn)證工作提供有序工作保障。在一定程度上杜絕和遏制了虛假學(xué)歷證書在社會上的泛濫，為構(gòu)建誠信社會、促進(jìn)用人機制的完善，維護(hù)高等學(xué)校的聲譽，發(fā)揮了一定的作用。

3.加強學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理手段，為檔案認(rèn)證工作服務(wù)。

隨著人們法律意識的加強，“用法維權(quán)”成為一個不爭的事實。作為檔案提供利用的信息源——學(xué)籍檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜，提供利用又需要及時、準(zhǔn)確；作為檔案提供利用的主要形式——認(rèn)證服務(wù)也呈現(xiàn)由校內(nèi)向校外、由學(xué)校利用向社會利用的發(fā)展趨勢，這就使得學(xué)籍檔案朝著規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方向發(fā)展。運用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)籍檔案是網(wǎng)絡(luò)化時代的要求，也是高校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

參考文獻(xiàn)

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