張娜

摘 要：Word字處理軟件的使用是大學計算機基礎(chǔ)課中的重要內(nèi)容，Word文檔的排版是學生必需掌握的基本技能。Word長文檔具有內(nèi)容多、篇幅長的特點，因此排版工作量較大、相對較復(fù)雜。如果處理方式不規(guī)范且不遵循相應(yīng)的流程，不僅效率低下、易于返工，甚至會導致版面格式的混亂。該文針對Word長文檔排版中存在的問題及推薦的排版流程進行了較詳細的闡述，旨在使得長文檔的排版和組織更科學、更易于管理和改動，使文檔結(jié)構(gòu)更清晰，進而有效提高排版效率。

關(guān)鍵詞：Word長文檔 排版 樣式 分節(jié)

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）09（a）-0137-02

大學計算機基礎(chǔ)是面向高校非計算機類各專業(yè)的第一門計算機公共基礎(chǔ)課程，是培養(yǎng)信息時代大學生綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力不可或缺的重要環(huán)節(jié)。Word字處理軟件作為大學計算機基礎(chǔ)課程中的重要章節(jié)，既是大一新生學習的第一門計算機軟件，也是學生今后學習工作不可或缺的常用字處理工具。依照教學大綱，學生需要掌握Word軟件的使用方法，會編輯處理文字、圖形、表格和數(shù)據(jù)等文檔對象，能夠制作出各種內(nèi)容豐富、版式精美的文檔。課堂教學中，教師大都采用案例教學法將多個知識點融于文檔的制作中，學生也基本都能達到教學要求。然而對于長文檔的制作以本科生畢業(yè)論文的排版為例，盡管學生能夠按照要求編輯完論文的各個部分，但是最令學生煩惱的要數(shù)論文格式的排版。

1 長文檔排版中常見的問題

1.1 文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整

多數(shù)學生做文檔時，總是急于文檔內(nèi)容的錄入。然而對于長文檔，內(nèi)容多、章節(jié)也多，如若錄入內(nèi)容的同時即將各章節(jié)的標題編號一同手動錄入，就會為后續(xù)文檔結(jié)構(gòu)的調(diào)整帶來不小的麻煩。由于一旦需要修改其中的某個章節(jié)編號，就必然會引起其他編號的一并修改。例如要刪除第二章，那么原來的第三章就要改為第二章，同時章下的小節(jié)編號也需要修改，依次類推。這樣的手動操作，不僅增加了工作量而且也易出錯。

1.2 參考文獻的順序

長文檔（例如本科生畢業(yè)論文）的參考文獻動輒就有好幾十個，按照要求文中必需按照對參考文獻的引用順序逐一標出引用序號。然而在實際的長文檔編輯過程中對文章內(nèi)容及結(jié)構(gòu)的修改，不可避免的要引起文中參考文獻引用順序的改變，逐個調(diào)整參考文獻的順序，既費時又費力。

1.3 文字和段落格式的設(shè)置

“樣式”是Word教學中的一個重點，然而依舊有很多學生更習慣于首先利用“字體、字號”等命令進行文字格式設(shè)置、通過添加空格達到首行縮進兩字符的效果以及通過添加回車符的方法增加段落間距，然后再使用格式刷將格式復(fù)制到其它段落并且反復(fù)重復(fù)著這些操作。然而文檔的完善是個反復(fù)的過程，只要后期的文檔修改中發(fā)現(xiàn)某處格式不合理，那么就又得再次借助格式刷去逐一調(diào)整格式，顯然費時又繁瑣。

2 Word長文檔的排版流程

Word長文檔制作時切莫急于對文字進行格式的設(shè)置，而應(yīng)在規(guī)劃好各種設(shè)置（尤其是樣式的設(shè)置）的前提下按照一定的排版流程逐步為文檔進行樣式格式的應(yīng)用。

2.1 頁面設(shè)置

Word文檔具有默認的頁邊距、紙型、紙張方向等頁面屬性，用戶則應(yīng)該根據(jù)實際需要對頁面屬性進行設(shè)置，否則等文檔做好并排好了版面再發(fā)現(xiàn)頁面設(shè)置不合乎要求時，對頁面屬性的修改將會引起版面格式的大幅度調(diào)整[1]。因此文檔制作中頁面設(shè)置是首先要明確好了的。

2.2 對文檔的不同部分進行分節(jié)

默認方式下Word將整篇文檔視為一“節(jié)”，故對文檔的頁面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。然而在長文檔的制作中，一頁之內(nèi)或多頁之間需要采用不同的版面布局，這就需要插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”，然后根據(jù)需要分別設(shè)置每“節(jié)”的格式。以本科生畢業(yè)論文為例，通常需要將封面設(shè)置為第一節(jié)；摘要和目錄設(shè)置為第二節(jié)；正文和參考文獻設(shè)置為第三節(jié)。

2.3 樣式的應(yīng)用

樣式是保存在文檔中的一系列格式的集合，利用樣式能夠快速改變文本的外觀。Word提供有內(nèi)置樣式，“正文”樣式是文檔正文的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都被應(yīng)用了“正文”樣式。如果“正文”樣式不符合實際需要，則首先要進行正文樣式的修改。Word的標題樣式通常用于各級標題，與其它樣式不同的是標題樣式具有級別，分別對應(yīng)級別1～9，一般顯示為3級[2]。Word樣式中的“標題1” 至“標題9”通常與我們實際文檔的標題格式的要求不相符，此時就要對標題樣式進行格式修改。此外，Word允許用戶“新建樣式”，以適應(yīng)更多的實際應(yīng)用。

2.4 自動生成目錄

目錄是文檔中各級標題的列表，目錄的作用在于方便閱讀者快速的定位到感興趣的內(nèi)容，同時也易于了解文章的結(jié)構(gòu)。Word提供了自動生成目錄的功能，是根據(jù)文章的章節(jié)標題自動生成目錄，因此在應(yīng)用自動生成目錄功能前務(wù)必確保文檔中的各級標題應(yīng)用了內(nèi)置的標題樣式（“標題1”至“標題9”），也可以應(yīng)用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。

2.5 頁眉、頁腳的設(shè)置

頁眉、頁腳不屬于文檔文本內(nèi)容，常常用于顯示標題、頁碼、日期等信息。頁眉位于文檔頁面的頂端，頁腳位于文檔頁面的底端。Word提供了功能強大的文檔頁眉頁腳設(shè)置功能，通過“插入”選項卡下的“頁眉”、“頁腳”工具可以快速的插入頁眉和頁腳。然而對于長文檔，頁眉頁腳的添加通常要先將文檔分成幾節(jié)，然后再對不同的節(jié)分別設(shè)置不同的頁眉和頁腳。以本科生畢業(yè)論文為例，第一節(jié)（封面）不需要頁眉和頁腳；第二節(jié)（摘要和目錄）不設(shè)頁眉，頁腳插入格式為“Ⅰ、Ⅱ”的頁碼；第三節(jié)（正文和參考文獻）設(shè)置為奇偶頁不同的頁眉，頁腳插入格式為“1、2、…”的頁碼。奇偶頁不同頁眉的設(shè)置，首先要進入頁眉區(qū)，勾選“奇偶頁不同”并且斷開“鏈接到前一條頁眉”的設(shè)置，然后再分別錄入奇數(shù)頁頁眉內(nèi)容和偶數(shù)頁頁眉內(nèi)容。不同節(jié)使用格式不同的頁碼時，要首先進入對應(yīng)節(jié)的頁腳區(qū)，斷開節(jié)與節(jié)之間的鏈接，而后設(shè)置好頁碼格式即可插入相應(yīng)格式的頁碼。

2.6 “多級符號”自動編號標題

Word長文檔中，章節(jié)的順序盡可能的采用Word的自動編號，自動編號既能保證編號數(shù)據(jù)不發(fā)生錯誤也能使得章節(jié)順序更改后編號數(shù)值自動的調(diào)整[3]。要自動編號標題，首先確保各級標題應(yīng)用了內(nèi)置的標題樣式（“標題1”至“標題9”），然后在“多級列表”中選擇“定義新的多級列表”。在“定義新多級列表”對話框中首先選擇需要修改的級別，其次設(shè)置編號的格式，再次選擇每級別的標題鏈接到對應(yīng)的標題樣式。

2.7 尾注法添加參考文獻

參考文獻通常置于文檔的末尾，長文檔的參考文獻通常有幾十篇，為了達到插入到正文中的參考文獻的標注能夠自動排序，可利用Word中插入尾注的功能。首先設(shè)置好尾注格式，然后在正文中引用參考文獻的地方插入尾注。值得注意的是，如果參考文獻之后還有其它內(nèi)容，例如畢業(yè)論文的參考文獻之后要是有致謝部分的話，那么參考文獻與其后的致謝之間要分節(jié)，在“腳注和尾注”對話框中要“將更改應(yīng)用于”設(shè)置為“本節(jié)”。

3 結(jié)語

編輯長文檔時首先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式的設(shè)置和文檔的分節(jié)，它是目錄自動生成和設(shè)置不同頁眉頁腳的基礎(chǔ)。只有對Word功能有了較深入的了解，才能夠充分利用Word的各種功能撰寫和排版出高質(zhì)量的長文檔。

參考文獻

[1] 鈔小林.Word長文檔的排版規(guī)范[J].電子制作，2015（10）：273.

[2] 劉金標.對Word長文檔排版的教學實踐[J].福建電腦，2008（10）：213-214.

[3] 萬德年.Word長文檔框架結(jié)構(gòu)的編排技巧[J].辦公自動化，2011（6）：53-55.