陳晉

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，時(shí)代在不斷變革?，F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，使得機(jī)關(guān)工作必須加快改革的步伐，以適應(yīng)社會(huì)的向前發(fā)展。機(jī)關(guān)檔案管理工作作為機(jī)關(guān)工作的關(guān)鍵組成部分，也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。目前我國機(jī)關(guān)檔案管理工作存在一定的不足，其發(fā)展時(shí)間較短，技術(shù)上尚未成熟，在實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。因此，我們通過對其進(jìn)行探討研究，積極尋求解決方案，改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作并加以創(chuàng)新，從而優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，充分發(fā)揮其積極作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；優(yōu)化管理；檔案管理；管理工作

現(xiàn)如今，時(shí)代不斷向前進(jìn)步，現(xiàn)代科技的應(yīng)用越來越廣泛，這無疑對機(jī)關(guān)檔案的管理工作提出了新的要求。而我國目前的機(jī)關(guān)檔案管理工作仍停留在較為基礎(chǔ)的初級(jí)階段，管理制度不完善，技術(shù)手段較為落后，顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展。因此，如何優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理成為我們面臨的一個(gè)新課題。我們深入研究機(jī)關(guān)檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)中存在的問題，不斷彌補(bǔ)其不足之處，創(chuàng)新發(fā)展管理模式。通過優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，加強(qiáng)機(jī)關(guān)的整體工作水平。

一、了解機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀

1. 機(jī)關(guān)檔案管理概況。機(jī)關(guān)檔案管理是指對機(jī)關(guān)在各項(xiàng)活動(dòng)中積累形成的文件資料進(jìn)行收集、整理并加以保管的過程。機(jī)關(guān)檔案管理部門通過對機(jī)關(guān)所有檔案的高效管理，極大程度地發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用，從而為機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作加以支持，為其提供有效的服務(wù)。通過優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，將對機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展發(fā)揮更大的作用。

2.目前機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題。目前我國的機(jī)關(guān)檔案管理制度還不完善，檔案管理工作中存在一定的問題。就機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員思想上來說，他們對機(jī)關(guān)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。機(jī)關(guān)檔案管理工作不同于一般的文書工作，由于檔案工作的隱蔽性，其作用效果并不明顯，很多人甚至不知道檔案管理工作的意義所在，看不到其實(shí)際價(jià)值，自然就忽略了檔案管理的重要性。因此，目前很多機(jī)關(guān)的檔案管理工作還處于應(yīng)付階段，只是流于形勢，沒有實(shí)質(zhì)的作為。同時(shí)，目前的機(jī)關(guān)檔案管理秩序較為混亂，檔案管理制度沒有規(guī)范化，使得檔案在收集、整理過程中出現(xiàn)資料信息的錯(cuò)誤或遺漏。而目前我國機(jī)關(guān)檔案管理的技術(shù)手段也較為落后，沒有發(fā)揮現(xiàn)代科技的強(qiáng)大力量。目前機(jī)關(guān)檔案管理工作仍受傳統(tǒng)模式的影響，依靠人工作業(yè)，因此在檔案整理錄入過程中不可避免地出現(xiàn)一定的失誤，使得工作效率大大降低。除此之外，機(jī)關(guān)檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)。目前檔案管理工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)能力薄弱，影響檔案管理工作的正常開展。

二、優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理

1.改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作。針對目前我國機(jī)關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們積極尋找對策解決，不斷優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作。我們需要努力提高其對檔案管理的重視程度。通過對檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值的挖掘，將檔案管理工作的作用效果直觀地呈現(xiàn)在大家面前，讓機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員看到檔案管理的實(shí)際效益，從而使他們在思想上重視檔案管理，將檔案管理工作落于實(shí)處。同時(shí)，我們需要積極維護(hù)機(jī)關(guān)檔案管理秩序，不斷規(guī)范檔案管理制度，保證檔案在收集、整理過程中資料信息的正確性與完整性。針對目前機(jī)關(guān)檔案管理技術(shù)手段落后這一問題，我們應(yīng)該將現(xiàn)代科技更好地融入到檔案管理工作中去。提高檔案管理的信息化水平，利用用機(jī)械化操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作，從而提高資源數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少因失誤帶來的損失。而在機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的素質(zhì)方面，我們需要灌輸服務(wù)意識(shí)，通過定期培訓(xùn)來使其不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，拓寬信息知識(shí)面，不斷增強(qiáng)工作人員對現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用程度，從而優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理。

2. 創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展。我們需要對機(jī)關(guān)檔案管理模式加以創(chuàng)新發(fā)展，使其擺脫傳統(tǒng)模式的束縛。我們可以將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入到檔案管理工作中去，通過開發(fā)相應(yīng)的軟件程序，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保留等結(jié)合起來，運(yùn)用一個(gè)程序?qū)⑵湟惑w化，使得檔案管理的過程由復(fù)雜化轉(zhuǎn)為簡單化，提高檔案的準(zhǔn)確性的同時(shí)也保證了工作效率。

三、優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理的積極作用

1. 優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理的重要性。機(jī)關(guān)檔案保留了機(jī)關(guān)發(fā)展歷程中的重要階段、相關(guān)事宜以及一些寶貴的資料，對整個(gè)機(jī)關(guān)有著重要的作用。而機(jī)關(guān)檔案的管理工作，更是對機(jī)關(guān)的發(fā)展有著舉足輕重的影響。優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，能更好地統(tǒng)籌機(jī)關(guān)整體工作，有效協(xié)調(diào)各個(gè)部門的發(fā)展，從而使得機(jī)關(guān)能夠健康有序發(fā)展。機(jī)關(guān)檔案管理作為機(jī)關(guān)工作的一部分，體現(xiàn)著機(jī)關(guān)的工作水平，通過優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理水平，可以更真實(shí)地了解到機(jī)關(guān)各個(gè)方面的資料，從而了解各個(gè)部門的工作水平，通過對資料分析找出機(jī)關(guān)工作中存在的問題，掌握機(jī)關(guān)的業(yè)績情況，從實(shí)際出發(fā)，制定相應(yīng)的管理政策。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理的優(yōu)化為特殊檔案的保密工作提供有力的保障。機(jī)關(guān)檔案中存在一些秘密資料，涉及重要的機(jī)關(guān)發(fā)展問題，具有明顯的不可泄露性。優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理可以安全保留秘密資料對其加以保護(hù)，從而保證機(jī)關(guān)的健康發(fā)展。機(jī)關(guān)檔案中包括的機(jī)關(guān)工作人員的信息資料對機(jī)關(guān)有著至關(guān)重要的作用。通過對機(jī)關(guān)工作人員的資料掌握，認(rèn)識(shí)工作人員自身的價(jià)值，發(fā)現(xiàn)每一位個(gè)工作人員的特長，對人員進(jìn)行合理分配，從而提高機(jī)關(guān)各部門的工作效率。除此之外，機(jī)關(guān)檔案管理對機(jī)關(guān)樹立公眾形象有很大的幫助。優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，使得機(jī)關(guān)檔案在收集應(yīng)用時(shí)十分方便，減少時(shí)間的浪費(fèi)，使得機(jī)關(guān)在推廣形象時(shí)效率提高。

2.優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理的深遠(yuǎn)意義。優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，使得機(jī)關(guān)檔案管理工作有序開展，對機(jī)關(guān)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)持久的意義。機(jī)關(guān)檔案管理工作保留了機(jī)關(guān)在各個(gè)階段的發(fā)展成果，也記載著成功的經(jīng)驗(yàn)與失敗的教訓(xùn)。通過對檔案的回顧，我們可以牢記機(jī)關(guān)所犯的錯(cuò)誤，積極改正，也可以運(yùn)用成功的經(jīng)驗(yàn)為機(jī)關(guān)下一個(gè)階段的發(fā)展提供幫助?？偠灾瑑?yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，將進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)管理水平，從而為機(jī)關(guān)的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷革新。機(jī)關(guān)檔案管理工作作為機(jī)關(guān)工作的關(guān)鍵組成部分，對機(jī)關(guān)的發(fā)展發(fā)揮著巨大的作用。然而目前我國機(jī)關(guān)檔案管理水平較低，其工作中存在明顯的缺陷。因此，優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)迫在眉睫。我們需要掌握目前機(jī)關(guān)檔案管理的情況，發(fā)現(xiàn)其中的問題，努力尋求解決途徑，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理模式，積極優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作，從而將我國機(jī)關(guān)檔案管理水平提升到一個(gè)新的梯度。

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