張帆

信息化是充分利用信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享，提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)質(zhì)量，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史進(jìn)程。檔案信息化是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化建設(shè)為社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)，其實(shí)就是以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為前提，以信息人才儲(chǔ)備為基本，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享的目標(biāo)。從其發(fā)展源頭來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)本質(zhì)上就是檔案實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息化的過(guò)程，具有重大的社會(huì)意義。

檔案信息化改革勢(shì)在必行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)的檔案不易進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，檔案易受到蟲(chóng)蝕和受潮等的危害，產(chǎn)生過(guò)多的保管費(fèi)用，而且紙質(zhì)檔案基本是沒(méi)有備份，檔案資料一旦丟失就難以彌補(bǔ)。還有，在對(duì)檔案資料進(jìn)行多次查閱后，會(huì)大大增加資料的折舊度，造成紙質(zhì)檔案的受損，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。而檔案的電子化和信息化可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的這些缺陷和不足，促進(jìn)檔案管理工作健康有序地發(fā)展。為此，早在2008年國(guó)家檔案局就提出了建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”的要求和標(biāo)準(zhǔn)，這也是新時(shí)期下給檔案信息化提出的新的任務(wù)和方向。我國(guó)各行各業(yè)正大力進(jìn)行信息化建設(shè)，我校也不例外，數(shù)字化校園建設(shè)已經(jīng)進(jìn)行了很多年。但由于電子文件統(tǒng)一歸檔難、電子檔案信息存有安全隱患、電子檔案的法律效力不及紙質(zhì)檔案以及檔案信息化管理人才缺乏等方面的原因，致使我校檔案信息化處于落后狀態(tài)。

如何做好我校檔案信息化管理與建設(shè)，是一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

首先，要加強(qiáng)我校檔案信息化法制建設(shè)。根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展的需要，重點(diǎn)抓好地方信息化立法工作。以《檔案法》為核心，逐步將現(xiàn)行的由國(guó)家法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、政府規(guī)章和部門(mén)規(guī)章五個(gè)方面組成的檔案行政法規(guī)體系，轉(zhuǎn)化為相互聯(lián)系、相互制約的檔案法律、檔案行政法規(guī)構(gòu)成的一個(gè)整體，初步建立起信息化工作法律法規(guī)保障體系。逐步建立完善的檔案信息化相關(guān)制度體系，制定電子文件信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，使電子文件的管理更具有可操作性，制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的工作規(guī)范，建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全保管的制度，保證學(xué)校檔案信息化的規(guī)范與健康發(fā)展。

其次，要加強(qiáng)我校網(wǎng)絡(luò)及其安全系統(tǒng)建設(shè)。目前網(wǎng)絡(luò)安全已成為世界各國(guó)在信息化建設(shè)過(guò)程中十分關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級(jí)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理涉密信息時(shí)，必須采取涉密信息“管理一條線”的原則，將保密及本單位業(yè)務(wù)需求和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)公文管理、檔案管理及文檔一體化和安全保密工作和技術(shù)應(yīng)用的同步。這樣才能使電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)先進(jìn)性功能的實(shí)用性和較完善的安全保密性得到有效保證。因此，在技術(shù)上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴(yán)禁涉密信息上網(wǎng)，對(duì)已經(jīng)上網(wǎng)的信息要做好系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份。

第三，要加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)。檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館（室）藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容?，F(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集主要是指電子政務(wù)和采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件。館（室）藏檔案的數(shù)字化，即利用專(zhuān)用掃描設(shè)備如工程掃描儀、文檔高速掃描儀等設(shè)備對(duì)館藏的圖紙、文檔、聲像等檔案進(jìn)行掃描和處理等工作，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化發(fā)展將進(jìn)一步完善我國(guó)以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會(huì)各界提供更為豐富的信息資源。

第四，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅要掌握政治理論知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)掌握與本職工作相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)，只有這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)下檔案信息化發(fā)展的需要。信息化人才對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展有著決定性影響。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，要把信息化建設(shè)過(guò)程作為鍛煉隊(duì)伍、培養(yǎng)人才的過(guò)程，可以采取以下方式：一是認(rèn)真做好在職人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)培訓(xùn)使檔案管理人員增強(qiáng)檔案基本業(yè)務(wù)知識(shí)、理論水平和分析問(wèn)題的能力并能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理;二是要積極開(kāi)展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營(yíng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)的環(huán)境;三是要積極引進(jìn)人才，要下大氣力引進(jìn)一批既懂檔案又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才;四是邀請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家學(xué)者前來(lái)講學(xué)、作報(bào)告，積極組織人員出去參觀、學(xué)習(xí)，加快檔案工作人員的知識(shí)更新。

總之，檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)新形勢(shì)下檔案發(fā)展的需要，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，需要不斷研究，不斷投入。只要我們抓住機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)和技術(shù)手段，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就能加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，實(shí)現(xiàn)我校檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

（作者單位：中共唐山市委黨校辦公室 ）