趙彤

一、開灤檔案編研的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

開灤檔案編研工作始于上世紀(jì)五、六十年代，八十年代逐步規(guī)范化。主要包括開灤檔案史料的開發(fā)，完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，常規(guī)業(yè)務(wù)有《開灤年鑒》、《開灤史鑒》和黨史資料征編等工作。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，從上世紀(jì)八十年代至今，開灤推出的編研成果累計(jì)超過2100萬字，成果類別包括：志書、年鑒、匯編、紀(jì)實(shí)性文學(xué)作品等，內(nèi)容涵蓋黨史、工運(yùn)、生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展、安全生產(chǎn)、企業(yè)文化等方面，較好地發(fā)揮了資治、教化、存史的作用。

2004年開灤集團(tuán)公司機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，開灤檔案編研工作開始運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段。通過局域網(wǎng)辦公系統(tǒng)傳遞收發(fā)資料，實(shí)現(xiàn)了資源網(wǎng)絡(luò)共享。同時(shí)，利用局域網(wǎng)檔案管理平臺(tái)查詢館藏檔案資料，通過互聯(lián)網(wǎng)搜索工具查詢所需信息，并直接下載使用。數(shù)字化手段的應(yīng)用，大大縮短了編研成果時(shí)限，提高了工作效率。2004至2014年，開灤檔案館累計(jì)完成了1380多萬文字量的編研任務(wù)，在開灤檔案館全部編研成果中所占比例超過60%。

與傳統(tǒng)的檔案編研手段相比，信息化條件下的檔案編研呈現(xiàn)出以下優(yōu)勢和特點(diǎn)：

（一）手段更加便捷。以《開灤煤礦志》為例，1986年編纂工作開始啟動(dòng)，1998年完成1-5卷分卷編修出版。當(dāng)時(shí)的資料搜集、文稿編輯大多是手工抄錄或油印，不僅速度慢，而且勞動(dòng)強(qiáng)度大，編纂任務(wù)完成后留存下數(shù)萬頁的手稿。2008年，開灤檔案館開始續(xù)修《開灤煤礦志》，續(xù)志的各個(gè)工作環(huán)節(jié)全部運(yùn)用先進(jìn)的多媒體手段，使用計(jì)算機(jī)對(duì)文稿統(tǒng)一錄入，編輯時(shí)可以隨意復(fù)制，隨意排版，計(jì)算機(jī)的拼寫語法、圖表插入編輯等功能，使許多傳統(tǒng)手工操作無法實(shí)施的操作快速得到處理，成稿電子文檔也很好保存，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代化手段的便捷優(yōu)勢。

（二）選材更加系統(tǒng)準(zhǔn)確。開灤檔案數(shù)字化管理平臺(tái)投入使用之前，查詢開灤檔案資料需要經(jīng)過檢索目錄、原卷借閱等程序，手續(xù)繁瑣耗時(shí)。要想掌握某個(gè)專題的檔案資料，需要翻閱數(shù)十本紙質(zhì)檔案目錄，搜集到一起需要耗費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間和精力。2007年后，隨著開灤綜合檔案信息管理平臺(tái)的投入使用，開灤館藏檔案資料逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和局域資源共享。使用者坐在電腦前，鍵入檢索關(guān)鍵詞，會(huì)搜索到全部相關(guān)檔案案卷?xiàng)l目，由此可以系統(tǒng)了解某一專題的館藏情況，更好地確定選材范圍和選材內(nèi)容。

2008年，在編寫《開灤130年人物紀(jì)事》一書時(shí)，筆者利用當(dāng)時(shí)的掃描數(shù)據(jù)庫資料，很快查詢到胡華、金達(dá)、那森·愛德等人的案卷線索，又通過美國哈佛大學(xué)圖書館網(wǎng)站、香港某鐵路網(wǎng)頁，查詢到金達(dá)去世時(shí)間、那森·愛德離職后情況、胡華開灤任職前的情況等信息，并確認(rèn)了修筑中國第一條準(zhǔn)軌鐵路的某些細(xì)節(jié)，充實(shí)了文稿內(nèi)容。

系統(tǒng)準(zhǔn)確利用檔案選材在清史項(xiàng)目實(shí)施過程中再次得到驗(yàn)證。2012年，開灤檔案館承擔(dān)了國家清史項(xiàng)目《開灤煤礦檔案史料》的編纂任務(wù)。項(xiàng)目組利用綜合檔案信息管理平臺(tái)，很快檢索并篩選出數(shù)萬頁斷限內(nèi)的專題檔案資料。在打印錄入過程中，檔案管理平臺(tái)的原文縮放功能使許多模糊不清的檔案原稿變得易于識(shí)別，提高了材料的準(zhǔn)確性。

（三）資料利用更加高效安全。通過檔案信息管理平臺(tái)，可以在授權(quán)范圍內(nèi)同時(shí)看到需要的內(nèi)容，這就解決了傳統(tǒng)方法多人不能同時(shí)閱看這一難題。開灤館藏4萬余卷檔案中，許多檔案原件已過百年。這些當(dāng)屬“文物級(jí)”的歷史資料，已經(jīng)不起人們的反復(fù)折騰。如果頻繁調(diào)閱原件，勢必會(huì)影響到這些珍貴歷史資料的長久保存。使用檔案平臺(tái)直接閱讀掃描件，或下載打印后使用，不僅更加容易識(shí)別，還有效防止了珍貴檔案的殘缺遺失等現(xiàn)象的發(fā)生，檔案利用變得更加安全可靠。

（四）受眾更加廣泛。開灤檔案館充分利用網(wǎng)絡(luò)受眾面廣、信息量大等優(yōu)勢，將編研成果以信息、電子書等方式上傳發(fā)布，擴(kuò)大了閱讀范圍和影響力。2014年，《開灤史鑒》PDF電子書正式上線，走出了網(wǎng)上辦刊的關(guān)鍵一步。

二、信息化檔案編研面臨的新問題

（一）編研成果的數(shù)字化應(yīng)用有待提高。開灤的編研成果主要以紙質(zhì)成果為主，多媒體方式（光盤、電子書等）的推廣力度不大。利用網(wǎng)絡(luò)等方式對(duì)外發(fā)布成果等手段尚處在嘗試階段，有待進(jìn)一步規(guī)范和完善。

（二）深層次系統(tǒng)開發(fā)的功能不夠完善。由于人員素質(zhì)、軟件設(shè)計(jì)等原因，檔案管理平臺(tái)的功能還未能充分發(fā)揮出來，資源共享還只局限于各個(gè)區(qū)片，編研素材仍以館藏資料為主，對(duì)檔案資料的挖掘深度不夠，檔案信息平臺(tái)的功能有待拓展延伸。

（三）隊(duì)伍素質(zhì)及檔案利用開發(fā)意識(shí)有待提高。開灤編研工作仍處于“獨(dú)立編研”狀態(tài)，互相之間缺乏互動(dòng)協(xié)作，“重管理，輕利用”的形象普遍存在，在檔案編研方面投入的時(shí)間和精力不足。

三、幾點(diǎn)建議

（一）利用信息化技術(shù)，整合資源，推進(jìn)開灤檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案編研提供技術(shù)支撐和保證。目前，開灤直屬區(qū)域及下屬26家基層單位已搭建起檔案綜合信息平臺(tái)，檔案材料的篩選更加便捷。因此，開灤檔案館及下屬檔案科室應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，做好檔案編研資料的內(nèi)容篩選，并在此基礎(chǔ)上，確定實(shí)際可行的檔案選題。按層次開發(fā)，由淺入深逐步實(shí)施。

（二）將現(xiàn)代信息技術(shù)與開灤檔案編研的傳統(tǒng)優(yōu)勢相結(jié)合，為企業(yè)的改革發(fā)展提供重要參考。發(fā)揮開灤檔案編研的傳統(tǒng)優(yōu)勢，運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)相關(guān)檔案資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整理。

（三）互動(dòng)協(xié)作，提高編研人員素質(zhì)和成果質(zhì)量。進(jìn)一步增強(qiáng)編研業(yè)務(wù)方面的互動(dòng)、合作，加強(qiáng)編研工作人員的電子文稿編輯、OCR文稿識(shí)別轉(zhuǎn)換加工和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等能力的培訓(xùn)，提高檔案編研人員的綜合素質(zhì)。

（作者單位：開灤集團(tuán)公司檔案館）