梁斯雅

摘 要：教職工檔案管理作為學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分，在很多高校當(dāng)中并沒有得到應(yīng)有的重視。本文根據(jù)目前學(xué)校教職工檔案管理的現(xiàn)狀及存在的主要問題，主要探討了如何實(shí)現(xiàn)教職工檔案高效管理。

關(guān)鍵詞：教職工；檔案管理；對(duì)策

0 引言

檔案管理水平的高低在很大程度上影響著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。隨著人們生活方式的轉(zhuǎn)變，檔案信息量逐漸不斷增多，人們對(duì)檔案信息的需求也在不斷增大，這就給新時(shí)期檔案管理工作提出了更高的要求。對(duì)于高校而言，教職工檔案是教職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄，是教職工思想品德、業(yè)務(wù)能力的真實(shí)寫照，實(shí)現(xiàn)教職工的檔案高效管理有助于準(zhǔn)確地反映教職工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷深造、職務(wù)變動(dòng)、離休退休等相關(guān)重要信息，有助于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作的有序順利開展。

1 高校教職工檔案管理工作現(xiàn)狀及面臨的困境

1.1 教職工自身檔案觀念淡薄 由于長期以來受傳統(tǒng)觀念的影響，很多職工自身作為高校人事檔案工作的對(duì)象，并沒有樹立必要的檔案意識(shí)，對(duì)與自己切身利益相關(guān)的檔案重視力度并不夠，因此在學(xué)校開展檔案收集工作時(shí)，不能積極主動(dòng)地為檔案管理部門整理、提供各種必要的資料。例如，部分高校教職工為了提高自身的學(xué)歷水平而參加出國、進(jìn)修等活動(dòng)，但是由于檔案觀念淡薄，并沒有及時(shí)將相關(guān)的記錄表格等資料送到檔案管理工作人員手中，進(jìn)而嚴(yán)重影響了自身檔案的完整性。當(dāng)涉及職位變動(dòng)、工資調(diào)整等需要查閱檔案資料時(shí)才會(huì)意識(shí)到檔案不完整或有問題，嚴(yán)重危害到了教職工自身的利益，也對(duì)學(xué)校的檔案管理工作帶來了困境。

1.2 檔案管理工作流程缺乏規(guī)范性，造成檔案不完整 目前，影響高校檔案管理工作高效性的另一個(gè)關(guān)鍵因素就是檔案管理工作流程缺乏規(guī)范性，造成檔案資料填寫不規(guī)范、資料搜集歸檔不及時(shí)等，都可能影響檔案的完整性和真實(shí)性。比如教職工在填寫檔案時(shí)，由于缺乏明確的規(guī)定，在填寫出生年月時(shí)就有的人填寫公歷，有的人填寫農(nóng)歷，還有部分教職工填寫參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間時(shí)，由于記不清就憑記憶胡亂填寫，于是出現(xiàn)同一個(gè)人的檔案資料前后不一致的問題。教職工檔案屬于人事檔案，按規(guī)定需要活頁裝訂，動(dòng)態(tài)管理，這也給教職工檔案高效管理增加了難度。因?yàn)榻搪毠さ臋n案資料會(huì)根據(jù)他們的職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)等多種因素的影響而發(fā)生變動(dòng)，一旦收集和整理不夠及時(shí)，很容易造成檔案的積壓、缺失，影響教職工的個(gè)人利益，還會(huì)大大降低學(xué)校檔案管理工作的水平。

1.3 檔案信息化建設(shè)不完善 隨著信息化時(shí)代的到來，信息化已經(jīng)深入到各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理就是一個(gè)重要的應(yīng)用領(lǐng)域。但是，針對(duì)目前高校教職工檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，實(shí)施力度還不足，主要表現(xiàn)在：首先，部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)所需軟硬件建設(shè)投入力度不足。這是由于學(xué)校企業(yè)檔案部門的經(jīng)費(fèi)有限，再加上檔案信息化建設(shè)不能立刻看到成效，因而也就不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。另外，在競爭日益加劇的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，又要熟練基本的計(jì)算機(jī)操作等。但是目前很多高校的教職工檔案管理人員不能達(dá)到這個(gè)要求，專業(yè)的檔案管理知識(shí)不夠豐富，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平不到位，不能將手工檔案管理和檔案信息化管理進(jìn)行有效的結(jié)合，也就不能滿足現(xiàn)代教職工檔案管理工作的要求。

2 實(shí)現(xiàn)教職工檔案高效管理的對(duì)策

2.1 提高教職工自身的檔案觀念 針對(duì)目前高校存在的教職工檔案觀念淡薄的問題，檔案管理工作人員要加大宣傳力度，通過多種宣傳渠道讓教職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，普及檔案相關(guān)的知識(shí)，使教職工在檔案利用的過程中，真正感受到檔案對(duì)自己的價(jià)值，進(jìn)而從根本上提高檔案意識(shí)，可以積極配合和參與學(xué)校檔案部門的工作，提高教職工整理、上交檔案的主動(dòng)性，可以有效避免因教職工自身原因?qū)е碌臋n案資料不完整的問題，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的順利開展。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化管理所需軟硬件設(shè)施建設(shè) 基于信息時(shí)代社會(huì)發(fā)展的要求，高校教職工檔案管理工作迫切需要進(jìn)行信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)需要嚴(yán)格的技術(shù)和完備的軟硬件設(shè)施作為支撐，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)教職工檔案資料內(nèi)容的定期管理和維護(hù)，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，提高教職工檔案管理工作的效率。因此，學(xué)校必須加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度，配備教職工檔案信息資源建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、檔案信息管理系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備，完善與檔案信息化管理相配套的設(shè)備儀器，實(shí)現(xiàn)全方位多層次的教職工檔案管理信息化和科學(xué)化，保證教職工檔案資料的真實(shí)性、完整性和保密性。

2.3 實(shí)現(xiàn)教職工檔案人工管理和信息化管理一體化建設(shè) 高校教職工檔案屬于人事檔案，管理起來具有一定的特殊性和復(fù)雜性，因此，為了提高高校教職工檔案管理的工作效率，必須加強(qiáng)檔案管理一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教職工檔案人工管理和信息化管理一體化。

學(xué)校必須完善相關(guān)管理制度。針對(duì)教職工的工作情況、人事調(diào)動(dòng)等信息進(jìn)行及時(shí)整理和歸檔，檔案管理人員必須充分發(fā)揮自身的積極性，對(duì)于教職工的檔案每年必須按要求及時(shí)收集，認(rèn)真整理和查閱，確保材料內(nèi)容的真實(shí)、完整、手續(xù)完備，并據(jù)此建立學(xué)校教職工檔案管理資源庫，保證各項(xiàng)檔案資料都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。同時(shí)，通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，學(xué)校檔案部門還要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理，完善教職工電子檔案的搜集、建立、生成、存儲(chǔ)、傳遞、查閱等相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，從而為教職工檔案資料的完整性和真實(shí)性提供雙重保障，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了教職工檔案的高效管理。

3 結(jié)語

綜上，針對(duì)目前高校教職工檔案管理工作中存在的問題，學(xué)校檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，提高教職工的檔案意識(shí)，積極配合檔案管理工作，保證教職工檔案資料的完整性和真實(shí)性，同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教職工檔案人工管理和信息化管理一體化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的效率。

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