張紅巖

隨著我國社會的健康快速發(fā)展，一些發(fā)展較快的企業(yè)的業(yè)務(wù)量和范圍逐漸增大，大量的文字的資料，照片，圖片等檔案開始增多，這些東西都是企業(yè)的發(fā)展歷史，還包括一些企業(yè)重要事情的記錄，對于企業(yè)來說這些檔案十分重要，需要給予足夠的重視。因此，企業(yè)檔案管理工作逐漸受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但是，由于這是一個(gè)新興行業(yè)，我國絕大多數(shù)的企業(yè)以前都沒有過該方面的工作經(jīng)驗(yàn)，因此，在實(shí)際的檔案管理工作過程中存在著很多問題，下面，我們就來具體分析一下企業(yè)對勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化探索。

對勞動(dòng)人事檔案管理工作是近些年來才逐漸被重視起來的工作，以往的企業(yè)雖然說也都建有檔案室，也有自己相應(yīng)事跡材料的收集和整理工作，但是，都很不正規(guī)，缺乏統(tǒng)一有效的管理，更有甚者甚至都沒有設(shè)立檔案管理部門。不過值得我們高興的是，隨著社會的不斷進(jìn)步，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們終于認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，開始逐漸關(guān)注該部分工作了。但是，由于我國該方面的工作起步較晚，沒有什么實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，一般都是按照外國的公司來做，但是，別人的東西卻并不能很適合自身公司，因此，可以說現(xiàn)代我國企業(yè)的檔案管理工作還存在著很多問題，需要去改善，需要不斷地創(chuàng)新，才能滿足現(xiàn)代社會的需求。

1. 研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的意義

為什么要研究勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)？研究這方面的內(nèi)容究竟有什么意義[1]？首先研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相關(guān)企業(yè)發(fā)展的需求。一個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)涉及到許多人的參與。人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，因此對于人員的管理也是比較困難的一方面工作。加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以有效的對人員進(jìn)行管理，是企業(yè)發(fā)展的需要；此外，研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化工作，是這項(xiàng)工作本身發(fā)展的需要。勞動(dòng)人事檔案管理也是一項(xiàng)單獨(dú)的工作。也是需要不斷的發(fā)展、創(chuàng)新和建設(shè)的。研究勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，有利于勞動(dòng)人事檔案管理工作自身的發(fā)展與建設(shè)。

2. 勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在的問題

對勞動(dòng)人事檔案管理的重視意識淡薄。不得不承認(rèn)勞動(dòng)人事檔案管理在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中還是存在一定的問題的，其中，比較突出的問題之一就是對勞動(dòng)人事檔案管理的重視程度比較低。勞動(dòng)人事檔案管理本來應(yīng)該是一項(xiàng)非常重要的工作，必須由獨(dú)立的部門、專業(yè)的人士來進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理的工作。然而，現(xiàn)實(shí)生活中情況卻不是這樣的。許多企業(yè)并不是由專門的人員進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理工作，有些企業(yè)甚至都沒有設(shè)立勞動(dòng)人事檔案管理部門。

對勞動(dòng)人事檔案管理缺乏一定的規(guī)范。勞動(dòng)人事檔案在進(jìn)行入庫的之前，要進(jìn)行統(tǒng)一的編制管理，以便于以后進(jìn)行查閱，但是，目前我國很多企業(yè)的勞動(dòng)人事檔案材料制作都不規(guī)范，讓人看起來十分混亂，查閱的時(shí)候更是十分不便。一般的檔案材料，須統(tǒng)一使用一定規(guī)格的辦公用紙，大于或小于規(guī)定規(guī)格的檔案材料，以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行一定的后期制作[2]。這就使得檔案管理工作的難度加大。但近幾年來，時(shí)常有不同規(guī)格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，同時(shí)也使得檔案案卷很不美觀。在查閱的時(shí)候也是非常的困難的。

勞動(dòng)人事檔案管理隊(duì)伍比較薄弱。在進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，還存在的問題就是管理隊(duì)伍比較薄弱。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先管理團(tuán)隊(duì)的人員力量比較薄弱。這句話的含義是指勞動(dòng)人事檔案管理工作人員在數(shù)量上比較少。這主要是由于沒有受到重視的原因；其次是管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)比較薄弱。這里所說的素質(zhì)僅僅是指專業(yè)管路技能。

對勞動(dòng)人事檔案利用價(jià)值不高。勞動(dòng)人事檔案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是現(xiàn)實(shí)中許多企業(yè)的勞動(dòng)人事檔案資源基本上很少會被再利用起來，因此困擾檔案館工作的另一個(gè)問題就是勞動(dòng)人事檔案資源再利用程度有限。有很多事業(yè)單位沒有能夠最大程度的發(fā)揮人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。對檔案的管理工作僅限于整理和保管，片面的認(rèn)為不丟失不損害就完成了工作。忽視了對檔案資料利用這一重要工作環(huán)節(jié)。也正是由于這樣的疏忽使得浪費(fèi)了許多有用的勞動(dòng)人事檔案資源。

3.加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)意見

加強(qiáng)對勞動(dòng)人事檔案管理的重視程度。要想做好勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，第一步就是要提升領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案創(chuàng)新管理工作的重視程度。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先加大檔案創(chuàng)新管理宣傳力度。加大檔案創(chuàng)新管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對檔案創(chuàng)新管理工作的片面認(rèn)識；此外我們應(yīng)當(dāng)經(jīng)常學(xué)習(xí)與檔案創(chuàng)新管理相關(guān)的法律條文、規(guī)章制度。以此提高就職人員的檔案意識，正確的認(rèn)識并理解到單位創(chuàng)新檔案是國家的寶貴財(cái)富，是各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的重要工作基礎(chǔ)，意識到一名檔案創(chuàng)新管理人員的光榮感和使命感，由此激發(fā)他們的工作熱情和工作積極性。從而達(dá)到建設(shè)現(xiàn)代化勞動(dòng)人事檔案管理工作的目標(biāo)。

規(guī)范勞動(dòng)人事檔案管理的準(zhǔn)則。規(guī)范勞動(dòng)人事檔案管理準(zhǔn)則也是建設(shè)現(xiàn)代化勞動(dòng)人事檔案管理的一個(gè)有效措施。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先建立一定的管理準(zhǔn)則。管理準(zhǔn)則是很好的進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理工作的前提。如果沒有準(zhǔn)則的約束，那么工作的進(jìn)行將會出現(xiàn)許多的問題；接著對已經(jīng)建立的準(zhǔn)則進(jìn)行完善。一個(gè)準(zhǔn)則在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，會暴露出一些問題。相關(guān)的管理者要根據(jù)暴露出來的問題，對勞動(dòng)人事檔案管理準(zhǔn)則進(jìn)行一定的補(bǔ)充、修改與完善。這樣可以更好的使得準(zhǔn)則執(zhí)行約束的職能。

建設(shè)專業(yè)的勞動(dòng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。想要更好的建設(shè)現(xiàn)代化的勞動(dòng)人事檔案管理，可以采用的有效措施就是建立專業(yè)的勞動(dòng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。一項(xiàng)工作要是想有好的結(jié)果，那么就必須要有好的員工進(jìn)行工作。因此，對于檔案管理工作的人員的管理，還需要進(jìn)行創(chuàng)新。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：以往的管理模式過于單調(diào)，沒有活力。致使檔案管理工作效果不好，效率低下。因此，我們可以通過對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作獎(jiǎng)勵(lì)，這種創(chuàng)新的人力資源管理模式，來提升檔案管理工作的成效。從而保障事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。此外，相關(guān)的企業(yè)可以定期的對勞動(dòng)人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使得他們掌握最新、最全的管理知識。以至于他們能更好的完成工作。

充分利用勞動(dòng)人事檔案資源。充分利用勞動(dòng)人事檔案資源也是勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，各大企業(yè)之間應(yīng)該進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案資源共享。有效的對資源進(jìn)行共享是充分利用勞動(dòng)人事檔案資源的前提；接著各大企業(yè)之間也要建立一定的保護(hù)措施。勞動(dòng)人事檔案資源并不是可以隨便泄漏的。在使用的過程中也是需要進(jìn)行一定的保密工作的。這是對員工應(yīng)該盡到的責(zé)任。因此各大企業(yè)在進(jìn)行資源共享的過程中，也要建立一定的管理措施。這樣可以有效的保證資源的安全性。

一些文字方面的資料對于企業(yè)來說是非常重要。如果不能很好的進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理，那么會帶來許多的問題。因此希望企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人能夠認(rèn)識到自身單位的實(shí)際情況，再結(jié)合其它單位的管理經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候能夠根據(jù)實(shí)際情況而定，不斷的融合一些創(chuàng)新的思維。從而有效的避免一些不應(yīng)該出現(xiàn)的檔案管理問題，為企業(yè)的未來做出做大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：承德市人力資源和社會保障局）