李艷艷

摘要：高等院校各個二級學(xué)院的教學(xué)秘書的工作關(guān)系到學(xué)院教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，對教學(xué)工作起到重要的輔助作用。論文作者從事多年教學(xué)秘書工作的基礎(chǔ)上，重點分析了教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，并指出隨著高等教育的深化改革，教學(xué)秘書如何培養(yǎng)創(chuàng)新工作思維，提高工作效率，適應(yīng)高等教育的發(fā)展，為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；教學(xué)管理；創(chuàng)新思維；教學(xué)服務(wù)

中圖分類號：G647.2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）09-0141-03

Abstract： Teaching secretary in secondary schools of every colleges or universities is related to all aspects of teaching， and is an important role in higher education. The author focuses on analyzing the importance of teaching secretary in the teaching management according to her experience as teaching secretary several years， and presents many thoughts on how to cultivate the innovative thinking of teaching secretary and improve work efficiency with the development of higher education， in order to adapt to the development of higher education and to better service teaching in secondary school.

Key words： Teaching secretary； teaching management； innovative thinking； teaching service

1 引言

高等學(xué)校具有為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)高級專門人才、開展科學(xué)研究、從事社會服務(wù)等多種職能。各種類型高等學(xué)校的基本職能和根本任務(wù)都是培養(yǎng)人才，教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作之一，教學(xué)管理在高等學(xué)校管理中占有特別重要的地位[1-2]。高等學(xué)校的教學(xué)管理一般包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量管理與評價，以及學(xué)科、專業(yè)、課程、教材、實驗室、實踐教學(xué)基地、學(xué)風(fēng)、教學(xué)隊伍等教學(xué)管理，其基本任務(wù)是研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進教學(xué)管理工作，保證教學(xué)工作正常運行，努力調(diào)動教師和學(xué)生教與學(xué)的積極性。然而教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著非常重要的承上啟下作用，他們既是教學(xué)院長（系主任）的得力助手， 也是全院教學(xué)教師的直接聯(lián)系人，既是教學(xué)院長教學(xué)意圖的傳達(dá)人員，也是教師意見反饋的第一接受者。

隨著高校招生規(guī)模的擴大，教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校逐漸將教學(xué)工作分解到各個二級學(xué)院，學(xué)院直接面臨各個專業(yè)培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)內(nèi)容等方面的制定和完善，直接推進教學(xué)方法、教學(xué)模式、測評體系等的教學(xué)改革，這對學(xué)院教學(xué)工作帶來兩個方面的考驗，一是教學(xué)院長在學(xué)院主要黨政領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下如何立定學(xué)院的教學(xué)思路和教學(xué)定位，把握學(xué)院教學(xué)改革和發(fā)展的方向；二是教學(xué)秘書如何領(lǐng)會教學(xué)院長的意圖，并用科學(xué)有效地方法將之傳達(dá)到學(xué)院每位教師，同時及時反饋教師的直接意見，逐漸修訂教學(xué)計劃和教學(xué)內(nèi)容，從而形成整個學(xué)院上、下一體的教學(xué)共同體。因此，教學(xué)秘書工作看似微不足道，但實際對學(xué)院教學(xué)工作起到至關(guān)重要的作用。特別是當(dāng)前我校采用教學(xué)目標(biāo)化管理制度，各個學(xué)院需要簽訂教學(xué)目標(biāo)，特別是教學(xué)管理與運行、教學(xué)改革、質(zhì)量工程等方面都提出具體的任務(wù)。這些任務(wù)要得以順利完成，需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、分管院長、教學(xué)部負(fù)責(zé)人、教學(xué)秘書、全體教師、教學(xué)督導(dǎo)等上下一心，攻堅克難，實現(xiàn)年度教學(xué)目標(biāo)。教學(xué)秘書在整個過程中，需要正確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，及時與相關(guān)教師、相關(guān)職能部門、校院督導(dǎo)等溝通，他們的重要作用如同機器中的潤滑劑，使得整個教學(xué)工作順利進行。然而，伴隨著高等教育的教學(xué)改革，特別是信息學(xué)科的飛速發(fā)展，教學(xué)管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給學(xué)校的教學(xué)管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。教學(xué)管理不僅包含先進的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高素質(zhì)的管理隊伍，這就對教學(xué)秘書工作提出更高的要求[3]。特別是近年來，計算機相關(guān)課程改革的推陳出新，教學(xué)中面臨的問題也日新月異，教師對教學(xué)的情緒和學(xué)校對教學(xué)要求的沖突時有發(fā)生，教學(xué)秘書如何加強自身的學(xué)習(xí)提高，及時參與專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新思維工作模式，從而提高處理問題的能力，是當(dāng)前需要思考的問題。本文是作者多年從事教學(xué)秘書工作積淀的經(jīng)驗，供大家參考。

2 教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新思維

新世紀(jì)要求人才培養(yǎng)工作具有創(chuàng)新，教學(xué)管理是高校人才培養(yǎng)工作中的重要組成部分。教學(xué)秘書的工作創(chuàng)新將有效促進學(xué)院整個教學(xué)工作的創(chuàng)新，教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新思維將給基層老師們一股新的動力，對教學(xué)分管領(lǐng)導(dǎo)有很好的促進作用。進入二十一世紀(jì)來，共享資源成為網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的必然產(chǎn)物，各個領(lǐng)域的新方法、新技術(shù)層出不窮，且相互交叉、相互促進。如何將其他領(lǐng)域新的工作方法和技術(shù)引進教學(xué)管理是教學(xué)秘書需要思考的問題，如果能夠恰當(dāng)使用，將事半功倍，如現(xiàn)在很多教學(xué)秘書使用QQ群發(fā)布消息，大大節(jié)約時間。因此， 教學(xué)秘書應(yīng)不斷擴大知識面，掌握新的技術(shù)和方法，使自己的知識水平跟上時代的步伐，同時，教學(xué)秘書要有開拓創(chuàng)新意識，不斷拓寬視野，積極配合教學(xué)改革，一起參與討論培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法的制定和修訂工作，熟悉整個教學(xué)全過程，不斷優(yōu)化和調(diào)整教學(xué)秘書的工作方式，創(chuàng)造性地開展工作，并結(jié)合本單位的實際情況，在各自的崗位上創(chuàng)新實踐，朝著管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)努力。本文從教學(xué)秘書定位、創(chuàng)新工作方式、提高服務(wù)意思、加強溝通能力等幾個方面來詮釋如何培養(yǎng)教學(xué)秘書的創(chuàng)新思維。

2.1 認(rèn)清角色與定位

隨著高等教育的發(fā)展，高校進行深入的教學(xué)改革，轉(zhuǎn)變教學(xué)管理模式，主要采用分級教學(xué)管理模式。目前， 我校實行校、院（系）二級管理模式，學(xué)校教學(xué)管理主要體現(xiàn)在宏觀的計劃、規(guī)劃和方向的制定發(fā)布；院（系）級教學(xué)單位則既是辦學(xué)的主體， 又是辦學(xué)的基礎(chǔ)。教學(xué)秘書是院（系）教學(xué)管理的中心紐帶，準(zhǔn)確把握教學(xué)秘書的角色定位，提高教學(xué)秘書的素質(zhì)水平，是實現(xiàn)院（系）教學(xué)管理規(guī)范化的重要保證[3]。學(xué)院教學(xué)秘書必須做好三個角色和三個定位。

第一教學(xué)秘書是學(xué)院的教學(xué)基層管理者，屬于管理崗位人員，主要管理內(nèi)容包括教學(xué)計劃、教學(xué)運行、學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)檔案、畢業(yè)設(shè)計、考試安排、教學(xué)文件及教學(xué)改革等各個方面的實質(zhì)性工作。學(xué)院的教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理者，其工作定位于協(xié)助院分管院長管理教學(xué)方面的日常事務(wù)， 確保教學(xué)所有環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)，因此事務(wù)繁雜，需要耐心細(xì)致。

第二教學(xué)秘書是教學(xué)的服務(wù)者，屬于教輔崗位人員，教學(xué)秘書可以不直接參與課堂教學(xué)，但是其重要任務(wù)是確保學(xué)院教師能順利完成教學(xué)各個環(huán)節(jié)。作為教輔人員，教學(xué)秘書要定位于充分利用學(xué)院或?qū)W校現(xiàn)有教學(xué)資源，合理安排師生的教學(xué)活動并為他們提供便利的條件，協(xié)調(diào)事務(wù)性矛盾，充分調(diào)動廣大師生的積極性和主動性，為提高管理質(zhì)量，維護教學(xué)運行創(chuàng)造條件。

第三教學(xué)秘書是學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，屬于管理助手，教學(xué)秘書需要全面把握教學(xué)過程，對日常事務(wù)能夠正確處理，同時作為教學(xué)管理助手，其工作定位是起草相關(guān)教學(xué)文件、撰寫教學(xué)總結(jié)、發(fā)布教學(xué)通知，同時領(lǐng)會分管領(lǐng)導(dǎo)意圖，及時傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思路，協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)性教學(xué)事務(wù)。

教學(xué)秘書的這三個角色和定位決定了他們必須熟悉教學(xué)過程、教學(xué)內(nèi)容、政策和規(guī)定，有一定的獨立工作能力，具備一定調(diào)查研究和綜合分析的能力，具備一定的超前意識和預(yù)警意識，對每一階段的教學(xué)管理工作要心中有數(shù)、考慮周全、服務(wù)到位，堅持從實際出發(fā)， 實事求是，聽從安排，服從大局，做到事前參謀，事后服從，努力做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協(xié)作共事處理問題時要從多角度考慮，和諧地處理好和上級職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的關(guān)系。這些都需要教學(xué)秘書擁有創(chuàng)新思維觀念，創(chuàng)新管理方法，牢固樹立“為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，為教學(xué)服務(wù)”的工作理念，確保整個學(xué)院教學(xué)工作的順利推進。

2.2 創(chuàng)新工作方式

當(dāng)前，各個學(xué)院教學(xué)秘書主要在分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下開展工作，隨著教學(xué)改革的深入，各個學(xué)院新增很多突發(fā)性工作，如實驗班的教學(xué)任務(wù)、外來單位的調(diào)研、畢業(yè)設(shè)計的二次答辯、卓越工程師班學(xué)生分流、取消英語四級對畢業(yè)學(xué)生學(xué)籍資格的審查、專升本學(xué)生學(xué)分認(rèn)定等，這需要教學(xué)秘書從正常的日常事務(wù)中抽身出來處理突發(fā)性事務(wù)。這迫使教學(xué)秘書改革管理方式，提高工作效率。從三個方面來創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。

第一積極學(xué)習(xí)先進教學(xué)管理的理論，學(xué)院要及時安排教學(xué)秘書利用假期參加一些專門的教學(xué)管理會議或論壇，以使他們不斷開闊視野， 更新思維觀念， 提高業(yè)務(wù)能力， 進而推動教學(xué)改革和管理創(chuàng)新工作。教學(xué)秘書通過這些活動， 可以學(xué)習(xí)借鑒先進的教學(xué)管理經(jīng)驗， 以提高自己的教學(xué)管理水平。提高教學(xué)秘書的管理理論水平。

第二，教學(xué)秘書要積極學(xué)習(xí)新的辦公軟件或技術(shù)。隨著辦公自動化的進一步推薦，信息化的教學(xué)管理模式將代替手工時代，教學(xué)秘書的工作方式和服務(wù)手段也要發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，要適應(yīng)新形勢，掌握新技術(shù)，提高辦公效率，出來熟悉Windows操作系統(tǒng)、Office文字和數(shù)據(jù)處理軟件、學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)等外，還應(yīng)該掌握最新信息通信工具，如參入各種QQ群、微信群，建立學(xué)院的教學(xué)QQ群、微信群等，提高信息傳遞的效率，注重工作的時效性。另外，設(shè)計開發(fā)學(xué)院自己的教學(xué)管理平臺，如讓助管學(xué)生開發(fā)畢業(yè)設(shè)計選題系統(tǒng)、教師調(diào)課管理系統(tǒng)等平臺，讓日常事務(wù)更加便捷，使教學(xué)管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。從而讓自己從重復(fù)性的工作中解脫出來，更好地為學(xué)校師生服務(wù)。

第三，善于總結(jié)，保存資料，為來年工作做好鋪墊。教學(xué)管理工作往往具有重復(fù)性，很多事務(wù)是常規(guī)工作，如果教學(xué)秘書善于總結(jié)，善于保存資料，將有助于后繼工作的開展。如對教學(xué)任務(wù)的安排、教學(xué)計劃的提交、中期的教學(xué)工作例會、期末的教學(xué)總結(jié)等，每年的這些工作既有不同，也有相似。

2.3 以人為本，增強服務(wù)意識

教學(xué)秘書是教學(xué)工作的服務(wù)者，需要提高服務(wù)意識，全方位服務(wù)教學(xué)這項中心工作。應(yīng)該說教學(xué)秘書工作的宗旨是做好服務(wù)， 本著以人為本的理念，一切為了教師及其教學(xué)， 一切為了學(xué)生及其學(xué)習(xí)。為此教學(xué)秘書應(yīng)該從三個方面增強服務(wù)意識。

第一面對全院教師，教學(xué)秘書牢固樹立“為教學(xué)服務(wù)”的工作理念，既要考慮教學(xué)在每個教師身上體現(xiàn)出來的共性，也要考慮個別老師的個性化需求，如在課程設(shè)計安排、畢業(yè)設(shè)計學(xué)生的選擇、上課時間的特殊選擇等問題上盡量滿足老師的個性化需求；在日常事務(wù)中，理解高校教師具有教學(xué)科研兩個任務(wù)的特點，盡量反復(fù)提醒教師，避免因為各種頭緒太多而忘記教學(xué)的某些環(huán)節(jié)，如節(jié)假日放假調(diào)整的教學(xué)任務(wù)、新學(xué)期開學(xué)教室安排等。讓教師在充滿愛意和關(guān)懷的環(huán)境下教學(xué)，從而高質(zhì)量完成教學(xué)。

第二面對學(xué)院全體學(xué)生，樹立“以人為本，全面服務(wù)”的理念，教學(xué)秘書要尊重學(xué)生，針對他們遇到的問題，如學(xué)分認(rèn)定、課程選擇、畢業(yè)設(shè)計等，要耐心講解，對于學(xué)習(xí)上遇到困難的學(xué)生要主動關(guān)系，如多關(guān)心參加第二次答辯的學(xué)生，疏導(dǎo)他們的情緒，總之本著“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”工作方針，讓學(xué)生感受到學(xué)院的溫暖。

第三、面對學(xué)校職能部門，如教務(wù)處等主管部門，教學(xué)秘書是學(xué)院的窗口，既要及時把握學(xué)校對教學(xué)要求的動向，又要及時反饋學(xué)院意見。教學(xué)秘書要及時提醒教師提交教務(wù)處等職能部門需要的材料，主動配合教務(wù)處完成教學(xué)各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)控，給學(xué)校職能部門留下好的印象，有利于完成各項教學(xué)目標(biāo)考核任務(wù)。

2.4 掌握現(xiàn)代溝通技能，提升協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書是聯(lián)系教學(xué)職能部門、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院教師、教學(xué)督導(dǎo)、學(xué)院學(xué)生的紐帶，經(jīng)常需要與學(xué)校教學(xué)職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院教師、教學(xué)督導(dǎo)專家和本學(xué)院學(xué)生聯(lián)系，需要具備很好的溝通協(xié)調(diào)能力。各種各樣的人員需要不同的溝通方式，教學(xué)秘書需要具備一定的溝通技巧和方法，才能解決教學(xué)中遇到的各種難題。

第一，與上級職能部門溝通需要注意自己的角色，要充分考慮學(xué)院的利益，不要做出決策性的答復(fù)，既要回答上級職能部門的問題，又要留足余地為本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)充分思考和答復(fù)，說話要做到到位不越位，參與不干預(yù)。

第二，在與自己的領(lǐng)導(dǎo)溝通時，應(yīng)注意事先整理好要談的話題，并選擇好溝通的時機；溝通過程中，要能夠準(zhǔn)確理解和領(lǐng)會上級的意圖，并能針對問題提出解決方案；當(dāng)與上級意見不同時，要尊重上級做出的決定，并積極執(zhí)行；完成工作或解決問題后，要及時作匯報。

第三，在與老師們進行溝通時，重在執(zhí)行分管領(lǐng)導(dǎo)的意圖，但不要加入到說三道四的流言蜚語；發(fā)生分歧時時，焦點要針對問題，而不是個人；當(dāng)發(fā)現(xiàn)是分管領(lǐng)導(dǎo)考慮不周全時，千萬不要試圖頑固到底，而是要先緩和氣氛，穩(wěn)住老師情緒，給分管領(lǐng)導(dǎo)留足空間來解決問題，然后及時征求分管領(lǐng)導(dǎo)意見并盡快給老師溝通回復(fù)。

第四，在與學(xué)生溝通時，要學(xué)會換位思考。人都有一種被尊重的需要，作為學(xué)生，他們更有這種需要。教學(xué)秘書不能輕易采用命令與學(xué)生溝通，工作中需要有意識地盡量淡化師生差別，采用“建議”或“安排”的口吻來安排工作一定會比命令更有效；采用“曉之以理，動之以情”的方式來指出學(xué)生的過失或不足一定會比斥責(zé)更管用。如果擔(dān)心自己的威信會不會因為自己這種和緩的交流方式而變得蕩然無存，其實這種擔(dān)心完全是多余的；恰恰相反，你的學(xué)生只會越來越尊敬您。對于學(xué)生也要摒棄過去模式化的僵硬管理，樹立以人為本的管理方式[4]。

教學(xué)秘書作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，參與教學(xué)中的各個環(huán)節(jié)， 經(jīng)常與學(xué)校相關(guān)教學(xué)部門協(xié)調(diào)溝通，需要具備較好的溝通協(xié)調(diào)能力，教學(xué)管理協(xié)調(diào)是多層次、全方位的， 對上要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下要為教師、學(xué)生服務(wù)， 橫向與其他職能部門進行協(xié)調(diào)溝通， 上傳下達(dá)， 溝通左右， 聯(lián)系內(nèi)外， 調(diào)動師生積極性， 用集體的力量創(chuàng)造性地完成教學(xué)工作[5-6]。

3 結(jié)束語

高等教育關(guān)系到人才培養(yǎng)，高等教育中教學(xué)工作往往是高等院校的中心工作，不同的高等院校將教學(xué)工作下放到各個二級學(xué)院（系），二級學(xué)院成為教學(xué)主題，在學(xué)校職能部門的指導(dǎo)下，完成人才培養(yǎng)工作的各個教學(xué)環(huán)節(jié)[7-8]。教學(xué)秘書在教學(xué)工作中肩負(fù)承上啟下的紐帶作用，如何組建一支高水平的教學(xué)管理隊伍，是確保教學(xué)質(zhì)量的重要課題。其中，教學(xué)秘書的能力在很多程度上決定了整個學(xué)院的教學(xué)工作開展情況，影響人才培養(yǎng)質(zhì)量。進入二十一世紀(jì)，人才培養(yǎng)模式不斷優(yōu)化，教學(xué)秘書只有需要不斷學(xué)習(xí)，創(chuàng)新工作方式，提升工作能力，才能適應(yīng)高等教育的發(fā)展，為教學(xué)工作做好服務(wù)工作。

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