查鳳華

（江蘇核電有限公司，江蘇連云港，222042）

田灣核電站1-6號(hào)機(jī)組全景

田灣核電站一期工程（簡(jiǎn)稱一期工程）是中俄戰(zhàn)略合作標(biāo)志性工程，是首次由國(guó)家檔案局牽頭組織項(xiàng)目檔案單項(xiàng)驗(yàn)收的核電項(xiàng)目。2009年2月，由國(guó)家檔案局組織的專家組一致同意項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收，并提出3 條整改建議。江蘇核電有限公司（簡(jiǎn)稱公司）對(duì)存在問題進(jìn)行舉一反三的整改，采取多種措施，改進(jìn)與創(chuàng)新文檔管理新思路。2012年11月，一期工程榮獲國(guó)家檔案局首批“全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程”。

一、存在的問題

一期工程檔案驗(yàn)收后，轉(zhuǎn)入生產(chǎn)運(yùn)行后文檔管理，擴(kuò)建項(xiàng)目文檔管理面臨消化吸收一期工程文檔管理經(jīng)驗(yàn)的問題。驗(yàn)收時(shí)提出的整改建議如下：進(jìn)一步加強(qiáng)文檔管理體系的執(zhí)行力，充分發(fā)揮檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)的職能作用；進(jìn)一步在合同中明確歸檔文件材料提交的具體要求；進(jìn)一步明確施工和監(jiān)理單位在項(xiàng)目過程中形成的影像資料的收集歸檔范圍，加強(qiáng)收集歸檔工作。針對(duì)存在問題，公司通過一系列措施進(jìn)行改進(jìn)，致力于文檔管理向信息和知識(shí)資源管理轉(zhuǎn)型，開展創(chuàng)新性活動(dòng)。

二、檔案驗(yàn)收后的改進(jìn)措施

1.以制度程序?yàn)橐罁?jù)，規(guī)范文檔管理要求

2009年 至2015年，公 司 定 期對(duì)公司級(jí)文檔管理程序進(jìn)行梳理、升版、補(bǔ)充，已形成公司級(jí)通用文檔管理程序36 份、接口文檔管理程序10 份，并對(duì)公司文檔管理政策、文件產(chǎn)生、接收、分發(fā)、歸檔、利用、銷毀等過程進(jìn)行全面詳細(xì)的規(guī)定。每年對(duì)公司級(jí)、處級(jí)、承包商提交的管理程序進(jìn)行定期審查。為了規(guī)范崗位操作流程，一期工程文檔管理細(xì)化編制程序管理、技術(shù)文件管理、記錄報(bào)告管理、檔案管理、文檔服務(wù)等8 份崗位操作規(guī)范，并匯編成冊(cè)。

在程序升版中，將國(guó)際、國(guó)家檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)主管單位下發(fā)文檔管理制度納入公司文檔管理程序中，每年在公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣貫培訓(xùn)。為了強(qiáng)化參建單位和公司各處室文檔管理人員對(duì)國(guó)家和行業(yè)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的理解，信息中心制作國(guó)家和行業(yè)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度匯編材料，分發(fā)給文檔工作相關(guān)人員，并對(duì)重要檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司具體文檔業(yè)務(wù)，開展“業(yè)務(wù)講堂”培訓(xùn)，以規(guī)范公司文檔管理。

2.以文檔管理網(wǎng)絡(luò)為紐帶，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)

在公司和現(xiàn)場(chǎng)主要承包商范圍內(nèi)設(shè)立處室級(jí)工作文件庫、專兼職文檔工程師和文檔管理員，組建公司文檔管理網(wǎng)絡(luò)。通過管理程序《工作文件的管理》，明確公司各處室和現(xiàn)場(chǎng)主要承包商文檔管理要求和考核指標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施對(duì)文檔管理網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督與考核。積極圍繞“六五”檔案普法，開展檔案征文、檔案法制宣講、普法圖書推薦和檔案知識(shí)競(jìng)賽、田灣文檔人勞動(dòng)競(jìng)賽等活動(dòng)。信息中心還積極組織各項(xiàng)培訓(xùn)交流活動(dòng)，邀請(qǐng)文檔管理網(wǎng)絡(luò)成員參加，以此將文檔管理要求向所在單位進(jìn)行傳達(dá)，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)。

自2013年舉行首屆“田灣文檔人勞動(dòng)競(jìng)賽”活動(dòng)，公司每年舉行文檔勞動(dòng)競(jìng)賽，組織文檔知識(shí)筆試、現(xiàn)場(chǎng)決賽，業(yè)務(wù)標(biāo)兵評(píng)比筆試、口試，文檔崗位技能操作大賽，部門工作文件庫評(píng)比等活動(dòng)，得到上級(jí)主管單位、公司領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可。在核電業(yè)內(nèi)首創(chuàng)文檔勞動(dòng)競(jìng)賽新模式，并實(shí)現(xiàn)品牌化、長(zhǎng)效化、規(guī)范化、廣泛化，這也成為公司各項(xiàng)競(jìng)賽活動(dòng)的標(biāo)桿項(xiàng)目。

3.以文檔監(jiān)督為手段，提高文檔全程管控

為確保文檔管理得到有效控制，滿足工程和生產(chǎn)需要，按照“前端控制、全程管理”的工作原則，每年開展系列活動(dòng)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)處室和承包商在文檔管理工作的監(jiān)督和考核。年初編制年度文檔監(jiān)督與檢查計(jì)劃，通過組織獨(dú)立文檔監(jiān)督檢查活動(dòng)和參加質(zhì)量保證處組織的質(zhì)保監(jiān)查活動(dòng)，重點(diǎn)監(jiān)督檢查公司業(yè)務(wù)職能處室以及外部參建單位文件控制和記錄管理狀況，加強(qiáng)各單位文件產(chǎn)生、收發(fā)、保管利用、組卷、歸檔等環(huán)節(jié)全程管控。

信息中心對(duì)公司內(nèi)部處室進(jìn)行文檔獨(dú)立的監(jiān)督檢查，對(duì)工程公司、監(jiān)理承包商開展聲像與文件收發(fā)監(jiān)督檢查，參加質(zhì)保、工程部門組織的內(nèi)外部質(zhì)保監(jiān)查監(jiān)督、施工監(jiān)督等活動(dòng)，提出文檔領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)問題單、觀察意見、文檔領(lǐng)域建議。通過定期監(jiān)督與檢查，及時(shí)驗(yàn)證協(xié)作單位和業(yè)務(wù)處室在文檔產(chǎn)生、收發(fā)、保管、利用、組卷、歸檔等文檔控制和管理工作是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)開展需要，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文檔管理中的薄弱環(huán)節(jié)，確保公司文檔分級(jí)管理政策和體系運(yùn)轉(zhuǎn)良好，提高公司文檔管理整體水平。

4.以合同條款為準(zhǔn)繩，加強(qiáng)文檔規(guī)范提交

信息中心協(xié)同商務(wù)部門制定標(biāo)準(zhǔn)文檔管理合同條款，參與合同談判、支付和驗(yàn)收，加強(qiáng)文檔規(guī)范化提交。在工程承包、監(jiān)理、建安、設(shè)備采購、技術(shù)設(shè)計(jì)等合同的項(xiàng)目文件清單完整性以及文件編制責(zé)任的談判中，信息中心牽頭組織公司業(yè)務(wù)處室積極參與合同文本有關(guān)文檔管理章節(jié)的審查、談判、會(huì)簽。目前正值擴(kuò)建項(xiàng)目設(shè)備出廠驗(yàn)收和項(xiàng)目交工文件移交中，信息中心依照合同條款和文檔管理程序，參加設(shè)備巡檢和出廠驗(yàn)收、項(xiàng)目交工文件審查，加強(qiáng)對(duì)交工文件的前端控制，確保移交的文檔規(guī)范完整。信息中心參加項(xiàng)目合同支付會(huì)簽，通過會(huì)簽把關(guān)審查文件移交的完整性。

信息中心積極開展設(shè)備文檔管理專題交流，策劃建立生產(chǎn)階段文檔中的設(shè)備編碼流程，推動(dòng)生產(chǎn)設(shè)備文檔管理優(yōu)化；與公司科研管理、老化管理的歸口管理部門建立渠道，將公司科研項(xiàng)目與老化項(xiàng)目文件歸檔管理要求納入項(xiàng)目管理和合同控制中，并及時(shí)收集和督促已完成項(xiàng)目歸檔；參與采購合同文本討論，將文檔原則性要求在合同文本中加以確定和落實(shí)，將文檔編制、操作細(xì)則通過正式函件發(fā)送供方執(zhí)行，確保供貨物項(xiàng)遞交文檔的質(zhì)量，為物項(xiàng)到場(chǎng)后的及時(shí)接收與利用奠定基礎(chǔ)；利用改造項(xiàng)目開工會(huì)、質(zhì)保監(jiān)查等手段加強(qiáng)技改類文檔控制，規(guī)范遞交文檔編碼體系與格式要求；組織對(duì)遞交的技改項(xiàng)目修改竣工圖進(jìn)行審查，明確原始竣工圖升版修訂要求和規(guī)范，將其與工程改造項(xiàng)目關(guān)閉掛鉤，作為項(xiàng)目關(guān)閉和合同結(jié)項(xiàng)的前提條件。

5.強(qiáng)化聲像檔案收集，發(fā)揮聲像檔案作用

收集完整、及時(shí)歸檔、妥善保管和方便利用，公司升版管理程序《聲像設(shè)備管理與聲像資料制作》，并新編了管理程序《數(shù)字聲像資料管理》，負(fù)責(zé)對(duì)本公司產(chǎn)生和獲得的有利用價(jià)值的照片、音頻、視頻的電子文件的制作、存儲(chǔ)、歸檔和利用。為了更好地收集、利用各類圖片資料，2013年10月，公司組織開發(fā)的聲像管理系統(tǒng)成功上線。

為細(xì)化核電項(xiàng)目各階段聲像檔案收集范圍與拍攝要求，確保聲像采集工作的可操作性，公司在充分執(zhí)行國(guó)家、集團(tuán)公司法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，組織業(yè)務(wù)處室和承包商分階段、分領(lǐng)域開展聲像采集標(biāo)準(zhǔn)的制定，明確核電項(xiàng)目在土建、安裝、設(shè)備、調(diào)試、運(yùn)行修改等各個(gè)節(jié)點(diǎn)應(yīng)該提交的采集內(nèi)容、拍攝數(shù)量和拍攝要求，并通過程序進(jìn)行規(guī)定。目前田灣基地聲像管理網(wǎng)絡(luò)已建立，其成熟管理機(jī)制也為后續(xù)安裝、調(diào)試等階段的聲像管理提供保障。

6.以文檔交流為平臺(tái)，提升核電檔案管理水平

一期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，公司接待了20 多批次檔案同行的調(diào)研與交流，與同行共享檔案驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。同時(shí)公司每年邀請(qǐng)外部專家對(duì)公司內(nèi)部處室和承包商進(jìn)行文檔知識(shí)管理培訓(xùn)等。

三、檔案驗(yàn)收后的創(chuàng)新措施

1.以文檔一體化系統(tǒng)為保障，強(qiáng)化文檔管控體系

一期工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，公司加快文檔信息化進(jìn)程，著力建設(shè)滿足多項(xiàng)目、群堆管理、集中式的內(nèi)容存儲(chǔ)平臺(tái)，建立從文件采集、生效、存儲(chǔ)及利用的全生命周期管理的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱ECM）。從2009年開始立項(xiàng)研究，2012年4月，ECM 系 統(tǒng) 成 功 上線。2014年12月，該項(xiàng)目獲得國(guó)家檔案局頒發(fā)優(yōu)秀檔案成果三等獎(jiǎng)。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：實(shí)現(xiàn)文檔一體化，重組文檔業(yè)務(wù)流程，建立文檔安全管理體系，實(shí)現(xiàn)文檔流、業(yè)務(wù)流、信息流的融合。

ECM 擴(kuò)展性為文檔業(yè)務(wù)流程梳理、重組和新增提供技術(shù)保障。在ECM 系統(tǒng)需求分析階段，信息中心聯(lián)合不同業(yè)務(wù)處室，依據(jù)公司管理程序和文檔業(yè)務(wù)，繼承信函、會(huì)議紀(jì)要、公文3 支流程，重組案卷歸檔、管理程序、技術(shù)程序等12支流程，新增維修大綱、系統(tǒng)流程圖、記錄報(bào)告、商務(wù)文件等9 支流程。

公司通過每天增量備份、每月異地全備份、CAS 認(rèn)證、AD 用戶組權(quán)限控制等，建立文檔安全管理體系。除了國(guó)家秘密和核心商密外，允許普通商密、工作秘密、內(nèi)部公開、外部公開文件在ECM 流轉(zhuǎn)。通過權(quán)限控制和安全等級(jí)保護(hù)策略，保護(hù)公司電子文檔安全。

將文檔管理要求納入項(xiàng)目管理全過程，通過各處室與信息中心密切配合，在系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)時(shí)，將業(yè)務(wù)流、文檔流、信息流融合貫通。ECM 發(fā)布24 支流程，將關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程融入系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔流、業(yè)務(wù)流和信息流的有效融合。

2.以檔案工作評(píng)價(jià)為抓手，提升文檔服務(wù)能力

為持續(xù)提升公司檔案工作水平，以檔案工作評(píng)價(jià)達(dá)標(biāo)為抓手，將其列入公司2015年工作計(jì)劃和自我評(píng)價(jià)計(jì)劃中。信息中心作為公司檔案工作評(píng)價(jià)達(dá)標(biāo)歸口處室，年初組織文檔技術(shù)骨干依據(jù)《中國(guó)核工業(yè)集團(tuán)公司檔案工作評(píng)價(jià)辦法》，從組織管理、設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用等五個(gè)方面進(jìn)行了自評(píng)，尋找管理短板。經(jīng)審查，發(fā)現(xiàn)公司未明確檔案鑒定小組職責(zé)和任務(wù)，檔案部門未能參加科研課題成果鑒定，未看到檔案利用示例，缺乏組織沿革、年鑒、科研成果簡(jiǎn)介等。

針對(duì)管理薄弱環(huán)節(jié)，從制度、機(jī)制、人力資源配備等方面尋求解決辦法。通過新編公司級(jí)管理程序《檔案工作評(píng)價(jià)辦法》，將檔案工作評(píng)價(jià)要求、具體指標(biāo)、各處室需要配合內(nèi)容，通過管理程序進(jìn)行規(guī)定，以便公司開展此項(xiàng)活動(dòng)“有法可依”；修訂公司級(jí)管理程序《檔案管理原則》，明確公司檔案鑒定小組職責(zé)和任務(wù)；要求文檔人主動(dòng)采集典型的利用案例，并列入文檔服務(wù)工程師季度責(zé)任考核中。

3.以信息資源整合為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)文檔服務(wù)向知識(shí)服務(wù)跨越

公司遵循“戰(zhàn)略導(dǎo)向、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)、文化融合、技術(shù)保障、持續(xù)創(chuàng)新”知識(shí)管理原則，建立知識(shí)管理戰(zhàn)略、程序、流程，對(duì)知識(shí)資源開展知識(shí)鑒別、獲取、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用和創(chuàng)造，依托ECM、WIKI、ELearning、ERP、CRS 等平臺(tái)，通過業(yè)務(wù)講堂、經(jīng)驗(yàn)反饋、研討交流等措施，開展知識(shí)共享和交流，搭建基本知識(shí)管理體系和知識(shí)管理網(wǎng)絡(luò)。依托ECM 系統(tǒng)檔案編研開展一期工程12 項(xiàng)重大主設(shè)備檔案編研，基于ECM 知識(shí)地圖搭建技術(shù)專利、經(jīng)驗(yàn)反饋、科技論文、技術(shù)訣竅、技術(shù)專利、培訓(xùn)資料、項(xiàng)目案例等知識(shí)庫，對(duì)來自組織內(nèi)部和相關(guān)方的知識(shí)進(jìn)行管理。

實(shí)現(xiàn)ECM 與主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和信息共享，實(shí)現(xiàn)文檔流、信息流與業(yè)務(wù)流的無縫銜接、高效運(yùn)轉(zhuǎn)和信息共享，滿足配置管理要求。依托現(xiàn)有各種應(yīng)用系統(tǒng)，基于信息和知識(shí)資源組織體系的構(gòu)建，整合各項(xiàng)信息和知識(shí)資源管理功能，構(gòu)建統(tǒng)一的知識(shí)門戶，實(shí)現(xiàn)多維分類、統(tǒng)一搜索、個(gè)人定制、知識(shí)推送、用戶中心等功能，為全公司提供信息和知識(shí)資源服務(wù)；員工在工作中產(chǎn)生的知識(shí)，在進(jìn)入知識(shí)資源庫的同時(shí)也關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。知識(shí)門戶作為統(tǒng)一登錄平臺(tái)，將與公司核心應(yīng)用系統(tǒng)關(guān)聯(lián)或集成，獲取公司核心應(yīng)用系統(tǒng)的流程信息、人員信息、狀態(tài)信息，分析用戶的知識(shí)需求，提供知識(shí)推送和數(shù)據(jù)分析服務(wù)，提高公司工作效率，助推公司學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)。

一期工程順利完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，通過合同、文檔監(jiān)督檢查、檔案宣傳與交流等手段，加強(qiáng)項(xiàng)目文檔管控，并采取多種舉措提升聲像檔案收集與利用，及時(shí)完成3 個(gè)工作建議的改進(jìn)與經(jīng)驗(yàn)反饋。通過構(gòu)建一體化文檔系統(tǒng)、文檔工作評(píng)價(jià)、信息和知識(shí)資源整合等創(chuàng)新手段，進(jìn)一步推進(jìn)文檔服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)文檔管理向信息和知識(shí)資源管理跨越。

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