廖 穎

（上海理工大學(xué)檔案館，上海，200093）

1 引言

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱27 號令）是指導(dǎo)新時期高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文件，自2008年發(fā)布實施以來，其意義和作用備受肯定。但同時也存在一些爭議，“學(xué)生類”檔案概念便是其中之一。

增設(shè)“學(xué)生類”檔案被認為是27 號令的一大亮點，這一舉措為不少人所贊頌。正如教育部人士所言，27 號令“將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念?！保?］然而，時隔6年，“學(xué)生類”檔案的概念依然存在爭議。盡管27 號令對“學(xué)生類”檔案作了如下界定：它主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等［2］，但由于以上材料在綜合檔案（尤其是“教學(xué)類”檔案）和學(xué)生個人檔案中都或多或少地有所體現(xiàn)，因此這種界定并未能消除各種可能存在的歧義，從而不可避免地產(chǎn)生多種不同的解讀?；仡?7 號令發(fā)布實施以來的相關(guān)文獻和政策法規(guī)，我們不難發(fā)現(xiàn)，無論是在理論界還是實踐界，“學(xué)生類”檔案還未成為一個約定俗成的概念，大家對其還沒形成某種共識。人們對“學(xué)生類”檔案的概念解讀仍然存在明顯的分歧。本文企圖就“學(xué)生類”檔案的概念作一辨析，并提出對“學(xué)生類”檔案提法的修改建議。

2 對“學(xué)生類”檔案的三種解讀

2.1 “學(xué)生類”檔案的本質(zhì)就是學(xué)生個人檔案

這是多數(shù)人所贊同的觀點。27 號令對“學(xué)生類”檔案的界定幾乎涵蓋了學(xué)生個人檔案（即學(xué)生人事檔案，通常被簡稱為“學(xué)生檔案”）的全部內(nèi)容。無論從哪個方面來看，27 號令中“學(xué)生類”檔案的具體所指與學(xué)生個人檔案的內(nèi)容幾乎是完全重疊的。因此，有學(xué)者直接如此認定：“‘學(xué)生類’檔案實際上就是以往的學(xué)生檔案?！?7 號令對“學(xué)生類”檔案單獨設(shè)類，“主要目的在于以學(xué)生為本，規(guī)范目前各高校學(xué)生檔案管理混亂、不到位的情況，維護學(xué)生的切身利益。”［3］也有學(xué)者指出，“這類檔案屬于人事檔案的范疇，是以人為管理單元的”，“與6 號令要求的學(xué)校檔案機構(gòu)保存的教學(xué)類檔案中本校學(xué)生高等教育階段學(xué)籍管理檔案（招生名錄、新生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位名冊、畢業(yè)生名冊和獎學(xué)金等獎懲材料等等）是截然不同的兩大系列?！保?］

從地方層面對27 號令的貫徹落實情況來看，一些地方出臺的相關(guān)實施細則或辦法也堅持了上述觀點。如四川省教育廳和四川省檔案局于2009年8月28日聯(lián)合發(fā)布的《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實施細則（試行）》明確規(guī)定，“學(xué)生類”檔案按四川省教育廳《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（川教［2007］26 號）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行［5］。這是將“學(xué)生類”檔案理解為學(xué)生個人檔案在實踐中的具體體現(xiàn)之一。

2.2 “學(xué)生類”檔案是指綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料

這一觀點的產(chǎn)生主要源于“學(xué)生類”檔案與綜合檔案的密切聯(lián)系。所謂“綜合檔案”，是多年來檔案業(yè)界對“高校檔案”的簡稱，主要內(nèi)容包括原國家教育委員會于1989年10月10日發(fā)布施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱6 號令）規(guī)定的文件材料歸檔范圍所涉及的黨政管理類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等九個一級類目［6］。1993年11月16日，原國家教育委員會發(fā)布《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，將黨政管理類分解為黨群類和行政類，使綜合檔案的歸檔范圍從6 號令中的九大類擴容為十大類。27 號令將“學(xué)生類”檔案作為單獨的檔案門類置于綜合檔案十大類之列，使“學(xué)生類”檔案與其他門類檔案構(gòu)成并列關(guān)系。而且，綜合檔案的內(nèi)容確實已經(jīng)包含了許多與學(xué)生密切相關(guān)的檔案材料，僅“教學(xué)類”檔案就涵蓋了錄取新生名冊、入學(xué)登記表、成績單、學(xué)位審批表、獎懲記錄和學(xué)歷學(xué)位簽收單等材料，而這些材料看上去正是構(gòu)成“學(xué)生類”檔案的重要內(nèi)容。

基于以上理由，不少學(xué)者將“學(xué)生類”檔案理解為綜合檔案的一部分，認為它是由綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的材料組成。有學(xué)者如此理解：“（27 號令）文件材料的歸檔范圍將學(xué)生檔案從黨政管理類和教學(xué)類中單列出來組成獨立的一類?！保?］類似地，也有檔案業(yè)界人士如此解讀：“學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是‘從無到有’的過程，而是‘變零為整’的過程?！保?］

2.3 “學(xué)生類”檔案包含學(xué)生個人檔案和綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料

這種觀點兼顧了學(xué)生個人檔案和綜合檔案，所構(gòu)建的“學(xué)生類”檔案在內(nèi)容上似乎更加“強大”。有學(xué)者認為，“高校學(xué)生產(chǎn)生的只要是對學(xué)校、學(xué)生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為‘學(xué)生類’檔案?！保?］也有學(xué)者對“學(xué)生類”檔案的涵義進行詳細的分析，認為“學(xué)生類”檔案由個性信息和共性信息兩部分構(gòu)成。個性檔案信息包括原學(xué)生個人檔案中的個性材料信息和原“教學(xué)類”檔案中的個性材料信息。前者包括學(xué)生的高中檔案、體檢表、個人自傳、政審、黨團組織關(guān)系等材料，后者包括入學(xué)（學(xué)籍）登記表、成績登記表、畢業(yè)生登記表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、獎懲記錄、學(xué)籍異動等材料。共性檔案信息包括原“教學(xué)類”檔案中既反映學(xué)生個性又體現(xiàn)共性的材料，如新生錄取名單、在校生名冊、畢業(yè)驗印名冊、學(xué)歷學(xué)位等材料［10］。類似的理解在具體實踐中也有所體現(xiàn)。如江蘇省教育廳和江蘇省檔案局于2012年4月25日聯(lián)合發(fā)布的《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》對“學(xué)生類”檔案作了如下解釋：“學(xué)生類檔案在實際操作中應(yīng)當分為兩種，一種是隨學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)而派遣的學(xué)生人事檔案材料；另一種是由高校檔案機構(gòu)永久或定期保存的與教學(xué)、科研等活動相關(guān)的學(xué)籍類文件材料。兩種學(xué)生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應(yīng)當區(qū)分開來，并制定相應(yīng)的管理辦法。前者作為高校專門檔案管理，后者納入高校綜合檔案管理?！保?1］

3 “學(xué)生類”檔案概念辨析

上述情況表明，一個界定不明確的概念必然帶來認識上的模糊和檔案實踐中的混亂。因此，對“學(xué)生類”檔案概念予以辨析是非常必要的。之所以出現(xiàn)以上多種理解，究其原因，主要是“學(xué)生類”檔案與綜合檔案、學(xué)生個人檔案之間存在密切的聯(lián)系，其具體所指在綜合檔案和學(xué)生個人檔案中都有所體現(xiàn)。盡管如此，綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料和學(xué)生個人檔案無論是在內(nèi)容上還是在形式上都存在差異，對“學(xué)生類”檔案概念的判定不能簡單地根據(jù)材料的名稱來辨別，而是要對其進行系統(tǒng)地分析。筆者認為，27 號令中的“學(xué)生類”檔案指的就是學(xué)生個人檔案。主要有以下三大理由：

3.1 從27 號令增設(shè)“學(xué)生類”檔案的意義和目的分析

27 號令增加“學(xué)生類”檔案并單獨設(shè)類，其主要目的一方面是將學(xué)生個人檔案納入高校檔案管理體系中，加強和規(guī)范學(xué)生檔案管理，維護學(xué)生的合法權(quán)益；另一方面是實現(xiàn)高校檔案資源的集中統(tǒng)一管理。正如教育部人士所言，27 號令的特色及現(xiàn)實意義之一是“強調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的‘大檔案’理念”，其中，“將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。”［12］此處作者使用的是“學(xué)生檔案”來指代“學(xué)生類”檔案，而“學(xué)生檔案”在一般情況下指的正是學(xué)生個人檔案。這大概也是沿襲了傳統(tǒng)的簡稱習(xí)慣。長期以來，檔案業(yè)界一直有對各門類檔案使用簡稱的習(xí)慣，如將“黨群類”檔案簡稱為黨群檔案，將“教學(xué)類”檔案簡稱為教學(xué)檔案。按照這種傳統(tǒng)，“學(xué)生類”檔案被簡稱為學(xué)生檔案也是理所當然的。

3.2 從“學(xué)生類”檔案的具體所指分析

27 號令明確規(guī)定，“學(xué)生類”檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。對“學(xué)生類”檔案的以上具體所指對象進行分析，不難發(fā)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案與干部人事檔案的十大類具有明顯的對應(yīng)關(guān)系，具體如以下表1。

由于27 號令在列舉“學(xué)生類”檔案所包含的具體內(nèi)容時最后用“等”字省略了其他材料，因此，以上表1 所列的“學(xué)生類”檔案材料未能與干部人事檔案的十大類全部對應(yīng)上，但從表1 可以看出，“學(xué)生類”檔案材料與干部人事檔案十大類的對應(yīng)關(guān)系是高度吻合的，這足以證明“學(xué)生類”檔案屬于人事檔案的范疇，它實際上就是學(xué)生的人事檔案，即學(xué)生個人檔案。

3.3 從非學(xué)生個人檔案角度分析

如果“學(xué)生類”檔案不是指學(xué)生個人檔案，而是指綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的材料，或是由學(xué)生個人檔案和綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料組成，這種理解會引發(fā)一些相關(guān)問題。

如果“學(xué)生類”檔案是指綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的材料，則會出現(xiàn)以下矛盾：（1）綜合檔案不包含高中檔案。綜合檔案中唯一與高中有關(guān)聯(lián)的就是招生錄取新生名冊，它記錄的主要信息是學(xué)生的高考成績，與高中檔案是完全不同的概念。（2）在綜合檔案中，學(xué)籍檔案包含了入學(xué)登記表，兩者是屬種關(guān)系，不是并列關(guān)系，這與27 號令將入學(xué)登記表和學(xué)籍檔案以并列關(guān)系列入“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍不相符。（3）“學(xué)生類”檔案與綜合檔案的其他門類檔案無法構(gòu)成全異關(guān)系。由綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的材料組成“學(xué)生類”檔案，意味著原綜合檔案其他門類檔案的內(nèi)容構(gòu)成和實施辦法發(fā)生改變，然而事實并非如此。以“教學(xué)類”檔案為例，27 號令明確規(guī)定該類檔案“主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016 號）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。”這與6 號令對“教學(xué)類”檔案的規(guī)定完全吻合，即“教學(xué)類”檔案的內(nèi)容構(gòu)成與實施辦法沒有發(fā)生任何改變，仍然按照傳統(tǒng)的做法開展相關(guān)工作。如此一來，新組建的“學(xué)生類”檔案必定與“教學(xué)類”檔案產(chǎn)生交叉關(guān)系，從而導(dǎo)致“學(xué)生類”檔案這個概念不具備排他性。

表1 “學(xué)生類”檔案材料與干部人事檔案十大類的對應(yīng)關(guān)系

如果“學(xué)生類”檔案是由學(xué)生個人檔案和綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案組成，那么其主要存在的問題體現(xiàn)在具體操作上。兼顧了學(xué)生個人檔案和綜合檔案的“學(xué)生類”檔案，其內(nèi)容看似更加“強大”，但如何科學(xué)整合、構(gòu)建和管理“學(xué)生類”檔案卻是很大的難題。除非按照傳統(tǒng)的做法，將兩部分檔案分開管理，否則“學(xué)生類”檔案所強調(diào)的僅僅是一種理念。而將兩部分檔案分開管理只會把我們帶回老路子。將學(xué)生個人檔案和綜合檔案相關(guān)材料整合為一體的“學(xué)生類”檔案到目前為止仍然停留在概念層面，還未真正被應(yīng)用到實踐中去。正如有學(xué)者指出，“在學(xué)生類檔案與原十大類檔案統(tǒng)一管理的前提下，由于缺乏針對新《辦法》（即27 號令）的實施細則，而在實踐中學(xué)生個人檔案又獨立于高校檔案管理體系之外，鮮有高校按照新《辦法》精神開展學(xué)生類檔案管理的實踐案例。”［13］高校檔案工作本身具有很強的實踐性，開展各項業(yè)務(wù)都非常注重原有基礎(chǔ)，不宜也沒必要將其復(fù)雜化。

4 對27 號令中“學(xué)生類”檔案提法的修改建議

“學(xué)生類”檔案與學(xué)生檔案僅一字之差，卻讓很多人如此困惑。這主要源于27 號令對“學(xué)生類”檔案未作明確的界定。筆者認為，對這一問題有必要引起重視并予以改變。27 號令被譽為“我國高校檔案工作發(fā)展史上的重要里程碑”，“是新時期高校檔案工作的風(fēng)向標和催化劑”，但就“學(xué)生類”檔案的界定這一點而言，其嚴謹性仍存在較為明顯的不足。“學(xué)生類”檔案作為一種新型的檔案類別，其定性問題應(yīng)該是首要解決的問題。但是很顯然，27 號令并未能解決該問題。“學(xué)生類”檔案的定性問題不解決，最直接受影響的便是學(xué)生檔案管理工作實踐。27 號令發(fā)布實施至今已有6年之久，我國高校學(xué)生檔案管理仍然比較混亂。從管理主體上看，負責(zé)管理高校學(xué)生檔案的機構(gòu)主要存在以下三種：學(xué)生管理部門（如學(xué)生處、研究生部）、院系和檔案機構(gòu)；從管理客體上看，各高校學(xué)生檔案的歸檔范圍各不相同。管理不規(guī)范可能會引發(fā)各種問題，如歸檔材料不齊全、檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范等，其中最為嚴重的當屬學(xué)生檔案的丟失。2014年夏天，正值高校學(xué)生畢業(yè)季，安徽大學(xué)就有24 名研究生檔案莫名失蹤。檔案的丟失，對學(xué)生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將會非常明顯，尤其是對那些將來要進入政府機關(guān)和事業(yè)單位工作的學(xué)生來說更為嚴重。諸多問題的出現(xiàn)，在很大程度上歸結(jié)于相關(guān)法規(guī)的不健全。為進一步規(guī)范高校學(xué)生檔案的管理，有必要對27 號令進行相應(yīng)的修改。筆者認為，比較理想的選擇是繼續(xù)沿用“學(xué)生類”檔案的提法，但要注明其本質(zhì)就是學(xué)生個人檔案，并配備相應(yīng)的法規(guī)。這樣選擇的理由如下：

（1）充分利用原有基礎(chǔ)。自6號令發(fā)布實施以來，高校檔案的種類均以“類”命名，如教學(xué)類、科研類和財會類等。這種命名法作為一項傳統(tǒng)已經(jīng)在高校檔案界存在多年，在業(yè)內(nèi)已經(jīng)普遍達成共識。27 號令是在對6 號令進行修訂的基礎(chǔ)上形成的，作為文件材料歸檔范圍的一項新增內(nèi)容，學(xué)生個人檔案以“類”命名也是順理成章的，它體現(xiàn)了充分利用原有基礎(chǔ)的原則。因此，以“學(xué)生類”指代學(xué)生個人檔案是完全可行的，而且從用語的統(tǒng)一性與用語的相對性角度看，“學(xué)生類”的提法是必要的。但正如前文所提到的，由于“學(xué)生類”的具體所指與“教學(xué)類”檔案和學(xué)生個人檔案均有密切的聯(lián)系，所以有必要注明“學(xué)生類”檔案的本質(zhì)就是學(xué)生個人檔案，從根本上消除各種歧義。

（2）考慮未來發(fā)展趨勢。27號令確定了高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍共有11 大類，但高校的檔案類別并非固定不變。隨著高校及其檔案工作的向前發(fā)展，在今后仍將繼續(xù)會產(chǎn)生新的檔案類型?，F(xiàn)在及以前的命名法則，為將來新增檔案類別命名打下了基礎(chǔ)。以“學(xué)生類”指代學(xué)生個人檔案的做法，在沿襲傳統(tǒng)的同時，從某種程度上講也是出于對高校檔案工作未來發(fā)展趨勢的考慮。自27 號令發(fā)布實施以來，已有部分省市出臺相關(guān)實施細則，要求將教職工人事檔案納入高校檔案管理體系中，如《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實施細則（試行）》（自2009年8月28日起施行）、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實施辦法》（自2010年1月1日起施行）和《江西省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實施細則》（自2012年1月1日起施行），除了包含“學(xué)生類”之外，還新增了“人事類”。其中，“人事類”的提法絕非偶然，它與“學(xué)生類”有著某種必然的聯(lián)系。

（3）為實踐部門提供可操作性保障。學(xué)生檔案工作具有很強的實踐性，這決定了任何與之相關(guān)的政策法規(guī)都應(yīng)具有可操作性。針對“學(xué)生類”檔案，27 號令僅列舉了其所包含的一些具體對象，此外并未作任何延伸。這對規(guī)范高校學(xué)生檔案工作是遠遠不夠的，有必要配備具有針對性的專門法規(guī)，從管理體制、歸檔范圍、工作流程與規(guī)范等方面作出規(guī)定，為實踐部門提供可操作性保障。目前，已有部分省市出臺地方層面的高校學(xué)生檔案管理辦法，如前文所提到的《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》，許多高校也制定了本校的學(xué)生檔案管理規(guī)范，在此情況下，由國家層面出臺專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)就顯得尤為重要。因為國家層面的法規(guī)注重從宏觀上統(tǒng)領(lǐng)全局、把握原則與方向，更有利于實現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作規(guī)范在宏觀上的統(tǒng)一，從根本上改變我國高校學(xué)生檔案管理混亂的局面。各地區(qū)、各高校則可以結(jié)合實際情況，在國家相關(guān)法規(guī)的框架下制定適合本地區(qū)、本單位的高校學(xué)生檔案管理辦法。只有健全相關(guān)的政策法規(guī)，高校學(xué)生檔案工作才有可能走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理道路。

［1］牟陽春.學(xué)習(xí)貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》促進高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展［N］.中國教育報，2008年9月26日第3版.

［2］《高等學(xué)校檔案管理辦法》，中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號，2008年8月20日.

［3］李銀銀.對《高等學(xué)校檔案管理辦法》增設(shè)“學(xué)生類”檔案的思考［J］.檔案與建設(shè)，2009(7):15-16.

［4］匡定發(fā). 內(nèi)涵與理念的變化是27 號令最大的變化——高等學(xué)校檔案管理辦法27號令與6 號令比較［J］.銅陵學(xué)院學(xué)報，2009(2):87-88.

［5］四川省教育廳四川省檔案局關(guān)于印發(fā)《四川省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實施細則（試行）》的通知［EB/OL］.［2014- 09- 16］.http://yb.cmc.edu.cn/info/1999/2637.htm.

［6］《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，國家教育委員會令第6 號令，1989年10月10日.

［7］馬仁杰，張浩.我國高校檔案工作發(fā)展史上的重要里——評新頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》［J］.檔案學(xué)通訊，2009(2):13.

［8］王婉萍. 高校學(xué)生類檔案的分類與組卷［J］.檔案管理，2013(3):51.

［9］張娟，王蓓. 從“檔案工作的最終目的”角度議“學(xué)生類”檔案［J］.陜西教育.高教，2013(9):49.

［10］顏丙通.高校“學(xué)生類”檔案的構(gòu)建與服務(wù)創(chuàng)新［J］.中國檔案，2011(6):64-65.

［11］關(guān)于印發(fā)《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》的通知［EB/OL］.［2014-09-18］.http://dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html.

［12］牟陽春. 學(xué)習(xí)貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》促進高等學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展［N］.中國教育報，2008年9月26日第3版.

［13］顏丙通.高?！皩W(xué)生類”檔案的構(gòu)建與服務(wù)創(chuàng)新［J］.中國檔案，2011(6):64-65.