周玉

(中國電子科技集團公司第五十研究所,上海 200000)

淺談運用信息化手段進行物資管理創(chuàng)新

周玉

(中國電子科技集團公司第五十研究所,上海 200000)

21世紀網(wǎng)絡發(fā)展迅速,電子商務發(fā)展空前盛大,信息化手段將成為企業(yè)內(nèi)部提升管理水平的重要手段。物資是企業(yè)科研生產(chǎn)的基礎(chǔ),物料的采購、檢驗和入出庫等工作數(shù)量巨大、種類繁多,其管理是一項細致、繁瑣且極其重要的工作。

電子商務；物資管理創(chuàng)新；創(chuàng)新設(shè)計思路

1　過去的管理方式存在的問題

（1）手工方式管理數(shù)據(jù)，人為因素多、出錯率高，信息對比性差。

（2）信息溝通方式簡單粗放，問題反饋不及時，溝通不能快速有效。

（3）物資流轉(zhuǎn)的執(zhí)行效率不高，過程監(jiān)控與質(zhì)量監(jiān)督難以得到保證。

（4）數(shù)據(jù)共享方式欠缺，信息互通性差，統(tǒng)計信息不能及時上報。

2　信息化管理創(chuàng)新的設(shè)計思路

根據(jù)物資全生命周期，本文的研究確定了系統(tǒng)的八大功能模塊，即基礎(chǔ)信息管理、需求管理、計劃管理、采購訂貨、質(zhì)量檢驗、入出庫管理、庫存管理和統(tǒng)計管理。

（1）實現(xiàn)物資的全生命周期管理，做到任何一個環(huán)節(jié)可跟蹤、追溯。

（2）業(yè)務流、數(shù)據(jù)流、物流、資金流緊密結(jié)合，進行全方位管理。

（3）改革物資管理的工作方式，實現(xiàn)無紙化辦公與信息電子化存儲。

（4）運用信息化技術(shù)，提升管理層分析、決策、監(jiān)督、檢查的手段。

物資管理系統(tǒng)的需求調(diào)研、架構(gòu)設(shè)計、軟件開發(fā)和實施過程，不僅是一個軟件項目，更是一場變更，一場老觀念、舊思維的洗禮，突破了傳統(tǒng)的工作方式和工作理念的束縛。在本文研究的項目推行期間，曾受到陳舊觀念的巨大沖擊和頑強抵抗，經(jīng)歷了質(zhì)疑和反對，但我們堅持管理理念的創(chuàng)新將帶來工作效率的提高和管理方式的改革，終將提升企業(yè)的信息化管理水平。終于，經(jīng)過不懈地努力和領(lǐng)導的大力支持，新的管理理念得到了理解、支持和貫通，實施進度大大提高，取得了突破性的進展。與此同時，我們在流程設(shè)計和可視化體驗上，充分結(jié)合用戶的操作習慣，讓用戶切實感受到信息化帶來的便利，并在試運行階段，不斷地和用戶溝通交流，整理意見建議，修改和完善軟件，使任何的特殊情況都能通過流程優(yōu)化和處理方式的變革合理解決，全面地處理物資管理的各個方面。

3　管理創(chuàng)新成效

經(jīng)過近兩年的試運行，物資管理系統(tǒng)的成效顯著，體現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1提高工作效率，保證科研生產(chǎn)進度

（1）實時提醒機制。方便工作人員快速知曉和處理代辦事項，減少工作延遲，縮短了物資申請到領(lǐng)走的領(lǐng)料周期及物資采購到入庫的采購周期，大大提高了物資部門的工作效率。

（2）縮短解決問題的時間。過程的可跟蹤、可監(jiān)控與可追溯，提升了信息反饋的靈敏度與時效性，可及時暴露中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)的任何問題，管理人員能快速找到關(guān)鍵環(huán)節(jié)對癥下藥，有效解決問題。例如，統(tǒng)計員年底核對賬目，發(fā)現(xiàn)某一物料入庫金額缺少2 610 000元，采用傳統(tǒng)方式一直不能找到原因。使用系統(tǒng)追溯功能，查詢到該物料于2014.7.1采購146個，單價18 000元，2014.9.9檢驗并入庫1個，2014.7.14到貨檢驗145個，發(fā)票一直未寄到，差額就是2014.7.14到貨的145個導致的，原因是倉庫管理員一直未簽收，物料未入庫，所以導致賬務差額較大。使用軟件，整個數(shù)據(jù)檢索只占用12秒時間。

3.2提升工作方式，保證工作質(zhì)量

改變了紙質(zhì)單據(jù)+手工對賬的工作方式。信息的電子化使得工作人員對各類數(shù)據(jù)和信息的掌控和了解做到實時查詢，同時也滿足對任何一個時間段的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計對比，不但改善了工作人員整理數(shù)據(jù)難度大、梳理工作記錄耗時長的現(xiàn)狀也改善了各環(huán)節(jié)工作人員之間信息核對難的情況，有效減少了人為工作的差錯，實現(xiàn)了各成員、各部門之間的信息共享。流程、業(yè)務的各項信息透明公開，有利于溝通協(xié)調(diào)、信息互通。

3.3降低工作成本，縮減存儲空間

實現(xiàn)了無紙化辦公。物資數(shù)據(jù)的存儲集中統(tǒng)一，避免了大量紙質(zhì)單據(jù)分散廣、保存難、易丟失的現(xiàn)象，對信息做到電子化保存和定期備份，存儲空間大大壓縮，減少了空間的浪費。

3.4提升管理手段，利于內(nèi)部控制

（1）提升了檢查監(jiān)督手段。實現(xiàn)了工作記錄的電子化，用戶的任何一個操作信息都被記錄，方便管理者對員工的工作進度、工作效率和工作效果的把握，改善了管理者檢查和監(jiān)督工作難的現(xiàn)狀，建立數(shù)據(jù)說話、事實證明的管理機制。

（2）提升管理層分析決策的管理手段。例如，系統(tǒng)提供了“各項目完成情況表”，便于領(lǐng)導掌握重點科研生產(chǎn)項目年度、月度的完成情況；“供應商供貨信息對比”可統(tǒng)計出各家合格供應商的交貨周期、檢驗合格率等信息，對供應商優(yōu)選起到輔助決策的作用；“請領(lǐng)信息匯總”針對各部門的領(lǐng)料情況進行統(tǒng)計，方便領(lǐng)導了解各部門領(lǐng)料數(shù)量和物料供應情況，進行成本控制。

物資管理系統(tǒng)的使用，大大提高了工作效率，降低了工作成本，保證了工作質(zhì)量，降低了人為失誤的風險，實現(xiàn)了全范圍的物資管理電子化辦公，使物資信息管理在縱向上向扁平化發(fā)展，廣度上可延升性強。信息電子化和平臺網(wǎng)絡化，使企業(yè)的信息化進程向前邁了一大步，使物資管理上了一個新的臺階，為企業(yè)的信息化建設(shè)發(fā)揮了重要作用。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.105

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2015-04-01