王健玲

摘要：檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展方向。在管理過(guò)程中，既要使用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，同時(shí)還需要積極的改革管理理念，提升檔案管理的水平，增加信息容量，讓檔案管理能夠獲得更加廣泛的應(yīng)用。本文首先對(duì)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討分析，并提出了檔案現(xiàn)代化管理的解決措施，最后闡述了檔案管理現(xiàn)代化的意義，以供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：檔案現(xiàn)代化管理 問(wèn)題 措施 意義

一、檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案利用率低下。在科技飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作不再僅是收集、整理、存貯檔案資料的過(guò)程，其具有專(zhuān)業(yè)性和機(jī)密性，需要使用科學(xué)的管理方式來(lái)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)管理和利用，是一個(gè)單位蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)力量。但是目前很多單位并沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)于檔案的管理多僅限為“藏”的水平，并沒(méi)有真正達(dá)到充分“用”的層次。檔案的利用率非常低，信息資源遭受?chē)?yán)重浪費(fèi)，使檔案管理工作流于形式，失去了管理的意義和作用。

（二）信息技術(shù)的使用不足。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常迅速，不同行業(yè)對(duì)其利用程度不一。而檔案管理事業(yè)尤其是基層單位使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息化管理的程度不夠，計(jì)算機(jī)僅僅是管理的一個(gè)工具，使用簡(jiǎn)單的軟件，并沒(méi)有形成從收集到利用的系統(tǒng)化體系，自動(dòng)化水平非常低，大部分都是要人工進(jìn)行檢索，因此比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也不符合檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。

（三）檔案管理制度存在缺陷。對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不夠，不重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行，導(dǎo)致了檔案管理制度的漏洞比較多。很多的檔案管理制度都沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行約束，檔案的編制非常的隨意，目錄不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)。致使檔案的收集工作很困難，管理也比較難，檔案丟失的情況比較嚴(yán)重，單位的檔案信息外流。

二、檔案現(xiàn)代化管理的解決措施

（一）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化檔案利用現(xiàn)代化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜?、速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（二）注重科學(xué)管理，正確看待檔案管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)信息資源管理工作，對(duì)于單位在信息時(shí)代中的快速發(fā)展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視起檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的關(guān)注力度和精力投入，積極引進(jìn)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，實(shí)施科學(xué)管理措施，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三）健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。必須根據(jù)單位和檔案管理實(shí)際情況，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，建立起來(lái)的規(guī)章制度，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。做到既約束領(lǐng)導(dǎo)，又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到功過(guò)分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四）現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。檔案管理工作不僅僅是單位發(fā)展的基礎(chǔ)，在社會(huì)大環(huán)境中也扮演著非常重要的角色。在現(xiàn)今條件下，檔案管理工作的重點(diǎn)應(yīng)該是集中在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)上，這些內(nèi)容都需要先進(jìn)的現(xiàn)代化人才來(lái)作為依托，因此加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，引入高新技術(shù)人才，對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才的培養(yǎng)，是非常重要的工作。要盡快培養(yǎng)既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才。

三、檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）方便管理和查詢(xún)。傳統(tǒng)的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用，這過(guò)程均由人工來(lái)完成，工作量極大，工作周期漫長(zhǎng)且效率低下。在日常使用過(guò)程中查詢(xún)方式一般采用人工查找，使用者查詢(xún)耗時(shí)長(zhǎng)。在現(xiàn)代化的檔案管理方式下，利用計(jì)算機(jī)硬件和軟件技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、組卷和歸檔，工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷，準(zhǔn)確率極高。

（二）檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案 般只是某單位內(nèi)部獨(dú)自擁有，要想共享資源就必須通過(guò)“調(diào)檔”，這一過(guò)程需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，導(dǎo)致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現(xiàn)代化檔案管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可使檔案資源信息及時(shí)傳遞到任何需要的部門(mén)。有了檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用者就可以在不同的地點(diǎn)隨時(shí)查詢(xún)所需的檔案信息，而不必專(zhuān)程到檔案館查詢(xún)，大大提高了工作效率。

（三）節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。隨著存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理可將紙質(zhì)檔案制成電子檔案，這些電子檔案被儲(chǔ)存到光盤(pán)或硬盤(pán)中。光盤(pán)或硬盤(pán)的體積很小，容量卻很大，隨著科技的發(fā)展，可以預(yù)見(jiàn)一個(gè)幾英寸大小的硬盤(pán)即可存儲(chǔ)整個(gè)檔案館的資料信息，這樣，體積龐大的紙質(zhì)檔案被分類(lèi)儲(chǔ)存到光盤(pán)或硬盤(pán)中，大大節(jié)省了存儲(chǔ)空間，也節(jié)省了人力資源。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案現(xiàn)代化管理工作對(duì)信息利用要求非常高，需要對(duì)檔案管理有非常明確的認(rèn)識(shí)和了解，采取科學(xué)的管理制度，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，提升檔案管理的科技含量，從而實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。需要廣大的檔案工作者積極開(kāi)拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有效的為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。