努爾巴合提·葉山拜

摘 要：隨著科學的不斷發(fā)展，信息與信息技術在整個社會經濟的發(fā)展當中發(fā)揮著越來越重要的作用，并逐漸成為社會發(fā)展水平的一個重要依據(jù)，信息化建設勢在必行。檔案管理信息化也成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文主要從檔案管理面臨的問題入手，分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設的必要性，并在此基礎上給出幾點關于如何改進檔案管理信息化服務的措施，以資參考。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)；政府；檔案管理；信息化建設

檔案是重要的信息資源，在社會生活中扮演重要角色，社會的不斷發(fā)展促使檔案管理向現(xiàn)代化、信息化邁進，信息化建設已勢在必行。檔案管理信息化是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，結合本單位實際情況，充分運用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢來處置、管理檔案資源的過程。因其轉型周期長，所以在轉型過程中難免存在很多問題。只有將這些問題處理好了，檔案事業(yè)的發(fā)展才能邁入新的階段。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

在長期的發(fā)展過程中，檔案管理事業(yè)進步明顯，其規(guī)模不斷擴大，數(shù)量逐漸增多，種類也趨于多元化，信息量十分龐雜。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足當下需求，由此帶來的沖突不斷凸顯。

1.1 檔案查閱費時，效率低下

一般來說，檔案存放都是分類處理的，但檔案存取都是靠人工操作，在操作中不可避免地會存在隨意性，出現(xiàn)錯誤現(xiàn)象，造成檔案存放次序的混亂、無序?，F(xiàn)有的檔案資源非常豐富，如果還按照傳統(tǒng)的方式查閱檔案比較麻煩，一旦檔案沒有放到指定的位置，要找到所需的檔案，就要把所有的檔案重新瀏覽一遍，查閱起來費時費力，效率極其低下。

1.2 檔案編目流程繁瑣

過去檔案管理工作大都是手工處理的，檔案采集后要進行分類、排序、裝訂、編號，再手工錄入檔案目錄等，這些操作流程復雜、繁瑣，每一環(huán)節(jié)多需要大量的人力和物力，由于得不到及時處理，使得很多檔案歸檔后長期堆放，造成檔案資源的浪費。同時，檔案編目工作屬于簡單、重復性的勞動，人工操作不利于提高流程效率。

1.3 增加檔案管理成本

檔案管理工作針對的是有價值的檔案，這涉及到檔案保管期限，保管期限越長檔案的價值越高。但是傳統(tǒng)檔案工作方式下，檔案鑒定工作落后，檔案管理人員不能準確掌握檔案的存儲時間，不能及時發(fā)現(xiàn)、處理過期檔案，致使很多已過期的檔案還存放在檔案架上，增加了檔案管理工作的負擔和成本。

1.4 檔案難以精確統(tǒng)計

檔案管理中檔案統(tǒng)計工作占有重要地位，統(tǒng)計工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作。當前，檔案資源日趨豐富，大部分檔案都是裝在檔案盒內的，每個檔案盒所裝的檔案量也不同，要進行檔案統(tǒng)計工作具有一定的難度。一旦檔案管理人員在統(tǒng)計過程中出現(xiàn)一次錯誤，后面的工作會發(fā)生連環(huán)錯誤，這種難題在手工操作方式下很難解決。

2 檔案管理信息化建設的必要性

檔案需要長期保存，很容易出現(xiàn)文檔紙張受潮、蟲蝕等災害，為了改善存儲環(huán)境，檔案部門要投入大量的文檔管理費用，并且檔案需要反復查閱，會受到不同程度的損害，這給檔案管理帶來困難。信息社會的發(fā)展，辦公自動化的出現(xiàn)，使得檔案管理方式發(fā)生了變化，信息化建設成為必然。

2.1 檔案管理信息化是打破信息資源之間的壁壘，實現(xiàn)資源的共享前提

全球化背景下，檔案資源信息化建設成為各國搶占經濟發(fā)展的最高點，也是加快社會經濟發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設是實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實現(xiàn)資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案管理適應社會發(fā)展需求的必要措施

檔案事業(yè)是基礎形式，在社會現(xiàn)代化建設中占有十分重要的地位，隨著社會經濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。新時期，檔案工作要適應時代需求必須打破傳統(tǒng)的檔案觀念，消除發(fā)展中存在的問題，使檔案管理工作適應社會發(fā)展需求。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率，減少運營成本的內在要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實行的是精細化的管理，主要以手工勞動為主，花費大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠不能適應需求，越來越顯示出弊端。要提高檔案管理工作的效率就要加強信息化建設，提高檔案的存儲量，節(jié)省資源，從而適應信息快速發(fā)展的現(xiàn)代社會需求。

3 檔案管理信息化建設的措施

3.1 樹立現(xiàn)代信息服務觀念

信息系統(tǒng)的廣泛使用，形成了大量的電子文件信息資源，信息系統(tǒng)用戶越多，對信息服務的要求越高，所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員要樹立現(xiàn)代信息服務理念。檔案管理部門對信息要保持高度敏感，想方設法收集信息，調查人們的潛在需求，針對性的策劃出不同層次的服務范圍、形式，有計劃地開發(fā)電子文件信息資源，制成信息產品，從而提供專門的信息利用平臺，便于用于便捷的獲取所需信息。如對信息需求充分調查的基礎上，以先進的技術為基礎建立專題，為人們提供信息服務。

3.2 促進信息化基礎設施建設

計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞和處理。電子文件以其快捷的速度正逐步取代紙質文件，大大提高了檔案工作效率。檔案文件管理方面可以通過計算機進行文件的發(fā)送、接收、借閱、歸檔等，檔案管理方面可以用計算機進行檔案的收集、整理等。同時，在特殊的檔案工作中，計算機還可以提高工作效率，簡化工作流程，如編制大型的索引，檔案統(tǒng)計工作等，這些工作對基礎設施建設要求較高，因此需要配置較好的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)。

3.3 加強檔案信息資源管理

首先加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。目前，我國檔案管理信息系統(tǒng)和形式多樣化，在服務性、共享性、規(guī)范性方面存在不足，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，結合時代需求開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率。其次檔案電子化。檔案信息電子化是重要工程，即用紙質的館藏檔案為對象，用計算機收集、篩選、加工檔案，從而使紙質檔案轉化為電子檔案人工利用。當前檔案管理軟件只適用于文件管理，還沒有實現(xiàn)文檔一體化，由于共通性受限，檔案信息管理工作不能通過計算機完成，制約了檔案信息化的進程。所以要加強檔案信息資源建設，研制一個融辦公、檔案管理于一體的軟件系統(tǒng)，通過計算機把紙質檔案數(shù)字化，便于檔案信息的查找。

3.4 培養(yǎng)高素質信息技術人才

檔案信息化建設的關鍵是人才，因此培養(yǎng)一大批信息化人才已成為迫在眉睫的問題。檔案信息化建設中，檔案部門人才素質的高低直接影響到信息化水平的高低。目前，檔案管理高級人才匱乏，很多檔案工作人員技術水平低。同時，一些年輕的檔案工作者有學歷，但工作經驗等有待進一步提升，工作熱情高，但工作方法還有待提升等。因此，為了適應形勢發(fā)展的需求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作人員既要掌握信息管理知識，又要懂檔案基礎知識，培養(yǎng)信息化人才成為重要課題。

4 小結

總而言之，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)的、建設周期漫長的、復雜的工程。為了適應時代發(fā)展的節(jié)奏，滿足社會需求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作人員必須緊跟時代的發(fā)展步伐，創(chuàng)新檔案管理信息化建設，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案事業(yè)的發(fā)展做出應有之貢獻。

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