馮霄霞

雷允上藥業(yè)有限公司是中國著名的傳統(tǒng)醫(yī)藥企業(yè)，集批發(fā)、連鎖、加盟等經(jīng)營方式為一體的綜合性大型醫(yī)藥公司，“雷允上”這一老字號(hào)源自1734年的蘇州誦芬堂藥鋪。雷允上擁有的九芝圖商標(biāo)，是中國最早的藥品商標(biāo)，雷允上生產(chǎn)的六神丸在國內(nèi)市場達(dá)到80%的占有率。

老驥伏櫪 志在“信息化”

醫(yī)藥連鎖業(yè)作為流通零售領(lǐng)域典型又特殊的行業(yè)，信息化管理的必要性和迫切性更是不言而喻。就全國來說，醫(yī)藥行業(yè)是一個(gè)較早開始實(shí)行信息化的行業(yè)之一，信息化的程度較高，具備一定的信息化建設(shè)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)藥流通體制、醫(yī)藥衛(wèi)生體制和醫(yī)療保障制度改革的深入發(fā)展，處方藥與非處方藥分類管理的全面推行和定點(diǎn)藥店的實(shí)施，藥品零售業(yè)已成為醫(yī)藥行業(yè)極為重要的組成部分。

在公司規(guī)模不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)管理不斷規(guī)范的情況下，雷允上藥業(yè)的老系統(tǒng)無法滿足藥品連鎖經(jīng)營需要的缺點(diǎn)就嚴(yán)重暴露出來了。雷允上總部、配送中心和零售門店均分隔異地，信息滯后，管理混亂;商業(yè)批發(fā)和各零售門店獨(dú)立采購，藥品質(zhì)量、價(jià)格均難以控制;總部難以對(duì)商業(yè)批發(fā)、零售、配送中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，缺乏先進(jìn)管理工具，GSP規(guī)范難以貫徹;各部門信息系統(tǒng)不統(tǒng)一，有些部門處于手工管理，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)銜接;總部與配送中心之間數(shù)據(jù)傳輸很慢，信息流滯后于物流和資金流，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)共享;原有系統(tǒng)平臺(tái)落后，系統(tǒng)運(yùn)行在DOS環(huán)境下，不具備多任務(wù)、多進(jìn)程的系統(tǒng)管理功能，原采用的小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)性能及穩(wěn)定性和安全性較差。這些問題都嚴(yán)重困擾著這家百年老店在現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)的激烈競爭中生存發(fā)展，走信息化道路已是迫在眉睫。

選型難題如何得解

眾所周知，信息量大、信息流繁雜是醫(yī)藥連鎖行業(yè)的特點(diǎn)。醫(yī)藥連鎖要求集中采購集中配送，對(duì)相關(guān)的倉庫、門店、財(cái)務(wù)和配送的管理要求甚高。一個(gè)連鎖店的各種信息匯總、整理、管理對(duì)人的依賴性特別大，人為錯(cuò)誤的發(fā)生率高，更不用說幾十家的連鎖互相制約等問題。因此，一個(gè)易操作、穩(wěn)定性好的系統(tǒng)對(duì)醫(yī)藥連鎖來說尤為重要。

鑒于國內(nèi)一些企業(yè)的信息化項(xiàng)目建設(shè)并不能盡如人意，項(xiàng)目被迫下馬、停滯不前或者以徹底失敗而告終的案例屢見不鮮，雷允上在通過對(duì)好幾家管理軟件廠商的認(rèn)真考察、仔細(xì)調(diào)研，綜合分析眾多醫(yī)藥企業(yè)信息化管理項(xiàng)目實(shí)施的成敗得失之后，最終選擇了上海博科資訊集團(tuán)作為項(xiàng)目實(shí)施單位。雷允上的選型真正將心思放到了企業(yè)的切實(shí)需要和長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略上，這一點(diǎn)與這家百年老店的深厚積累不無關(guān)系，也是當(dāng)前信息化建設(shè)中眾多企業(yè)確實(shí)需要借鑒之處。

搭臺(tái)容易唱戲難

一個(gè)信息化項(xiàng)目如果沒有相適應(yīng)的組織體系和觀念體系做保障，很難想象項(xiàng)目的實(shí)施會(huì)有一個(gè)多長的磨合期，更有可能就是“此恨綿綿無絕期”，傳統(tǒng)企業(yè)在這一點(diǎn)上表現(xiàn)尤為明顯，百年老店雷允上自然也不例外。

新的技術(shù)、新的理念進(jìn)入企業(yè)后，觀念的正面沖突無可避免，不同層次的人有不同的抵觸。

從雷允上藥業(yè)各個(gè)職能部門的管理需求來看，總部關(guān)心的問題是：庫存結(jié)構(gòu)、庫存數(shù)量是否合理？資金使用是否控制得當(dāng)？什么藥品暢銷或者滯銷？配送中心關(guān)心的是：GSP管理是否嚴(yán)格執(zhí)行？怎么才能高效的出入庫和運(yùn)輸？連鎖門店關(guān)心的又是：今天的庫存是否能夠保證銷售？何時(shí)該要貨了？要多少？飲片銷售怎么辦？而信息部門關(guān)心的則是：數(shù)據(jù)交換是否及時(shí)？信息是否安全？久而久之，就來個(gè)“問題大回歸”，信息部門是管理系統(tǒng)的具體實(shí)施部門，到頭來遇到由管理系統(tǒng)的實(shí)施所引起的不易解決的問題都落到了信息部門，正如信息中心的人無奈所嘆：信息中心就是“旋渦的中心”。

當(dāng)然，從實(shí)施上來說，雷允上的信息化管理的落實(shí)存在一個(gè)結(jié)合的問題，即現(xiàn)代化的信息管理手段如何同傳統(tǒng)的醫(yī)藥行業(yè)特性有效結(jié)合。一方面，要通過藥業(yè)供應(yīng)鏈的先進(jìn)理念來改變傳統(tǒng)的管理思想，另一方面，供應(yīng)鏈系統(tǒng)只有融入到企業(yè)中去，才可能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。而這兩方面的有效深入都需要企業(yè)與實(shí)施單位雙方的努力。

經(jīng)過一定時(shí)日的有效溝通，雷允上與博科通過多層次、多角度的進(jìn)一步交流、合作，形成了企業(yè)管理思想與信息技術(shù)的全方位接觸，并且將兩者發(fā)展到了真正柔性磨合的階段。隨著項(xiàng)目實(shí)施日漸走向正軌，管理人員的觀念也在潛移默化中逐步轉(zhuǎn)變，“旋渦”也日漸縮小。

雷允上藥業(yè)具有多元化、業(yè)態(tài)大的經(jīng)營特點(diǎn)，經(jīng)營的商品品種多、數(shù)量少、服務(wù)對(duì)象多、交易發(fā)生頻率高;多貨主、價(jià)格波動(dòng)大;而且因?yàn)樗幤返奶厥鈱傩?，相?duì)于一般的商店或超市來說，其銷售、儲(chǔ)運(yùn)規(guī)范又是非常嚴(yán)格的，必須遵循國家藥監(jiān)局的GSP規(guī)定;另外，門店數(shù)量較多，信息量大，但由于數(shù)量多，各個(gè)信息點(diǎn)的基礎(chǔ)信息設(shè)施配置較低。這些特點(diǎn)形成了雷允上信息系統(tǒng)建設(shè)過程中的難點(diǎn)問題。

針對(duì)以上“癥狀”，博科在項(xiàng)目啟動(dòng)初期就開始了全面細(xì)致的調(diào)研和分析工作，理清各個(gè)業(yè)務(wù)部門職能權(quán)限，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，確定了解決難點(diǎn)問題的方案，使系統(tǒng)真正滿足雷允上的實(shí)際需要，以管理先進(jìn)、符合規(guī)范、合理可行為目標(biāo)，力助雷允上提高效率、降低成本，減少差錯(cuò)、規(guī)范執(zhí)行GSP規(guī)定。

企業(yè)信息化建設(shè)必須強(qiáng)調(diào)內(nèi)因與外因的真正結(jié)合。雷允上堅(jiān)持要以全新管理理念為指導(dǎo)、以信息流為核心、將操作簡化的總體設(shè)計(jì)思想，必須做到結(jié)合自身實(shí)際運(yùn)作情況;博科則對(duì)其整個(gè)業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)和改造，充分體現(xiàn)管理先進(jìn)和合理可行的原則，同時(shí)在軟件設(shè)計(jì)方面采用架構(gòu)平臺(tái)技術(shù)，保證了系統(tǒng)良好的延展性，充分考慮了雷允上未來企業(yè)發(fā)展的需要。

老店換新顏

雷允上藥業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目從前期的調(diào)研、開發(fā)，中間多方面的磨合、運(yùn)轉(zhuǎn)，再到后來的系統(tǒng)優(yōu)化、延展，總共經(jīng)歷了兩年多的時(shí)間，在企業(yè)和實(shí)施單位雙方的努力下，終于畢功一役。

整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施完成以后，這家百年老店也越發(fā)顯得“老當(dāng)益壯”。經(jīng)歷了百年滄桑的傳統(tǒng)企業(yè)，卻已將先進(jìn)的管理理念和前沿的信息技術(shù)融入其中：全面實(shí)施了目前所有門店的配送和信息化管理;根據(jù)GSP認(rèn)證檢查評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，全面實(shí)現(xiàn)了進(jìn)銷存、財(cái)務(wù)管理、成本核算、連鎖配送、連鎖零售、辦公自動(dòng)化、物料管理和決策分析的網(wǎng)絡(luò)管理;真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流、信息流的一體化管理;徹底實(shí)現(xiàn)了對(duì)藥品的單品管理;有效實(shí)現(xiàn)了智能化批號(hào)跟蹤、藥品效期、藥品保管、藥品加工、藥品調(diào)撥、同品替換、要貨計(jì)劃、自動(dòng)配貨、調(diào)價(jià)的自動(dòng)化管理;減少人為錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，避免過期藥品的出現(xiàn)，防止暢銷藥品缺貨，減少滯銷藥品;合理控制藥品庫存、改善庫存結(jié)構(gòu)、加快資金周轉(zhuǎn)、減低成本、提高了部門間協(xié)同運(yùn)作能力，提高了企業(yè)綜合競爭力和盈利水平。

總體來說，整個(gè)雷允上藥業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一核算、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一價(jià)格，對(duì)下轄各連鎖門店及內(nèi)部各部門進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，構(gòu)建了整個(gè)公司的信息化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行無紙化辦公，以信息流加快物流的速度。