呂秀華

所謂檔案數(shù)字化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題

數(shù)字檔案具有存儲(chǔ)、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。但是由于數(shù)字檔案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，才能在檔案數(shù)字建設(shè)中深入研究并加以解決。

（一）數(shù)字檔案的安全性問(wèn)題。涉及兩方面，一是設(shè)備安全，二是互聯(lián)網(wǎng)安全。數(shù)字化檔案離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點(diǎn)，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。要實(shí)現(xiàn)不受時(shí)空限制隨心所欲利用檔案信息，必然要借助互聯(lián)網(wǎng)。而一旦發(fā)生互聯(lián)網(wǎng)安全事故，例如黑客攻擊甚至篡改等等，對(duì)檔案信息將是致命的打擊。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中常見的業(yè)務(wù)問(wèn)題。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化操作的過(guò)程中，會(huì)遇到一系列的業(yè)務(wù)問(wèn)題。比如確定數(shù)字化的范圍、操作順序等。正本、定稿、草稿等不同版本的檔案是只掃描正本，還是定稿草稿一同掃描？還有檔案數(shù)字化過(guò)程中的拆卷（件）與裝訂問(wèn)題，國(guó)家檔案局曾于2001年1月1日開始實(shí)施立卷改革，推行文件級(jí)整理，免去立卷、裝訂案卷等復(fù)雜環(huán)節(jié)，但2001年以前立檔的文件大都是案卷，這些檔案在數(shù)字化掃描時(shí)必然涉及到拆卷、裝卷問(wèn)題，這已是當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前還要不要拆件，掃描完成后，拆件還要不要裝訂。這已成為大家爭(zhēng)議的熱點(diǎn)等等。

（三）數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題。檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要。雖然數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)是沒(méi)有疑義，然而由于認(rèn)識(shí)上、技術(shù)上、管理制度上等諸多問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)密集，諸多技術(shù)問(wèn)題成為制約的難點(diǎn)。例如：掃描誤差問(wèn)題，檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤，掃描時(shí)或打印時(shí)順序出錯(cuò)，或存儲(chǔ)出錯(cuò)，或建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真;在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化;技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題，雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出，“技術(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息;刻錄檔案數(shù)據(jù)載體問(wèn)題，為保證數(shù)據(jù)的安全，光盤等載體是作為備份的載體之一，載體質(zhì)量的好壞直接影響到檔案數(shù)據(jù)能否長(zhǎng)期保存和使用;運(yùn)行條件問(wèn)題，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨笠恢笔禽^難協(xié)調(diào)的矛盾體。

（五）檔案數(shù)字化建設(shè)中法規(guī)方面的問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些問(wèn)題又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。如：著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在檔案數(shù)字化后，原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式已無(wú)法提供，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯，這也成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。還有身份認(rèn)證問(wèn)題，身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上對(duì)利用者的身份進(jìn)行認(rèn)證和進(jìn)行借閱限定，大大增加了技術(shù)難度。因此，完善檔案法規(guī)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，是檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)不能回避的難題。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)工作重點(diǎn)

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，我們認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)重點(diǎn)做好四方面工作。

（一）建立一套關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)非常規(guī)范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科學(xué)性的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。以此規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)流程和收集、掃描、裝訂、上傳、借閱、備份等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，最終確保實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的應(yīng)有價(jià)值。

（二）建立檔案館網(wǎng)頁(yè)和“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用。建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）多措并舉，確保數(shù)字檔案安全。檔案安全是檔案信息公開的先決條件。必須具備良好的信息安全環(huán)境，才有可能確立檔案信息公開的可行性。

1、人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計(jì)如何周密，不論利用如何復(fù)雜的加密技術(shù)，如果沒(méi)有嚴(yán)格的人員管控，都是徒具形式。因此，必須樹立起檔案信息安全人人有責(zé)的觀念，才能維護(hù)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上的安全性。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為過(guò)失，通過(guò)培訓(xùn)教育積極宣傳信息安全的重要性，降低發(fā)生的幾率。任何人員以電腦接觸檔案信息時(shí)，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。

2、操作安全。應(yīng)著重于檔案信息操作過(guò)程的安全概念，包括個(gè)人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念;避免檔案信息公開的過(guò)程中，無(wú)意間夾帶電腦病毒送出，形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。

3、檔案信息內(nèi)容安全。目前的電子檔案全文是以影像為主，影像掃描的過(guò)程，可能會(huì)遇到人為安全問(wèn)題或者資料輸入大致相同的問(wèn)題。因此，對(duì)提取原卷的過(guò)程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，所有文件儲(chǔ)存時(shí)必須先將文件加密，同時(shí)配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。為確保檔案內(nèi)容的絕對(duì)安全，可實(shí)行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存。

4、信息設(shè)備安全。設(shè)備安全是保證檔案信息安全的基本要件，一般都應(yīng)存放于適當(dāng)?shù)拈T禁系統(tǒng)的電腦機(jī)房?jī)?nèi)，以避免閑雜人等進(jìn)入。電腦機(jī)房要加上密碼鎖作為主要的門禁系統(tǒng)管理，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)機(jī)房管理的信息業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人有權(quán)進(jìn)入，其余若有實(shí)際需要進(jìn)入的人員，必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，取得同意后才能進(jìn)入。以人為方式控制電子檔案貯存場(chǎng)所的接觸人數(shù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露的情形時(shí)，即可容易追查可能的外泄人員。同時(shí)，積極規(guī)劃異地備份工作場(chǎng)所，即當(dāng)電子檔案貯存場(chǎng)所及貯存媒體被天災(zāi)、火災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)等外力破壞，造成檔案信息內(nèi)容無(wú)法讀取或者辨識(shí)時(shí)，可以從第二替代地點(diǎn)取得備份資料，以恢復(fù)正常的工作。

（四）進(jìn)一步建立健全相關(guān)法律法規(guī)。針對(duì)數(shù)字檔案著作權(quán)問(wèn)題、隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題、閱覽數(shù)字檔案身份認(rèn)證問(wèn)題等，依據(jù)《檔案法》等建立健全相關(guān)規(guī)章制度，為規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)，最終達(dá)到檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)提供保障。

（作者單位：平泉縣檔案史志局）