封愛(ài)萍

摘 要：近年來(lái)，辦公室檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高工作效率，這離不開(kāi)檔案管理硬件和軟件資源的改進(jìn)。本文論述公室檔案管理工作內(nèi)容，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了改進(jìn)辦公室檔案管理工作和提高檔案管理人員素養(yǎng)的建議，希望對(duì)辦公室檔案管理工作人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；辦公室；內(nèi)容；建議

1 辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作是檔案實(shí)體管理，信息的開(kāi)發(fā)和反饋是在檔案實(shí)體管理的提前下進(jìn)行的，檔案實(shí)體管理就使對(duì)檔案進(jìn)行集中，安全，統(tǒng)一，高質(zhì)量的管理，檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定和保管四個(gè)環(huán)節(jié)：

1.1 收集

檔案的收集是豐富館藏的重要工作環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢(shì)，現(xiàn)在很多的社會(huì)活動(dòng)的記錄都不在采用紙質(zhì)的記錄方式，而是伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，以聲像，圖片等多媒體方式進(jìn)行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過(guò)各種方法存入計(jì)算機(jī)，作為機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

1.2 整理

檔案整理是一種系統(tǒng)的整理過(guò)程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規(guī)律進(jìn)行整體歸納，從而化零散為系統(tǒng)。檔案整體的對(duì)象為收集的有價(jià)值資料，一般手動(dòng)操作，現(xiàn)在主要為計(jì)算機(jī)操作。當(dāng)分類(lèi)、組卷時(shí)計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速的對(duì)電子檔案中的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)組合，可以盡可能的表現(xiàn)文件之間的在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系。

1.3 鑒定

檔案的鑒定是鑒別檔案的價(jià)值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷(xiāo)毀的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。

1.4 保管

檔案的保管工作是保護(hù)檔案安全，延長(zhǎng)檔案壽命的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。保護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案存儲(chǔ)井然有序，提高檔案?jìng)鬟f效率，及時(shí)提供利用?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理工作提供了新的手段。

2 對(duì)辦公室檔案管理工作的改進(jìn)建議

辦公室工作的主要職能是參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)。而檔案管理工作是辦公室“三務(wù)”工作的一個(gè)重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和前提。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作中的作用，是辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。因此，在長(zhǎng)期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本單位中辦公室檔案管理工作提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：

2.1 將辦公室檔案管理工作制度化

建立健全檔案管理工作規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好檔案工作的關(guān)鍵，是開(kāi)展檔案工作的行為準(zhǔn)則。辦公室要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，根據(jù)《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時(shí)結(jié)合本單位的實(shí)際，細(xì)化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責(zé)和要求，使檔案管理工作進(jìn)一步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。

2.2 辦公室檔案管理工作要完善硬件資源

做好檔案工作必須有一定的設(shè)施保證，辦公室要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫(kù)房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計(jì)，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲(chóng)設(shè)施等“五有”要求，做好庫(kù)房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創(chuàng)造良好的工作條件，又確保檔案運(yùn)行的完整與安全，也為檔案工作的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.3 推進(jìn)辦公室檔案管理方式的電子化

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理方式方法的創(chuàng)新提供了條件。電子政務(wù)的推行使檔案的歸檔整理產(chǎn)生了根本性的變革，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面受到?jīng)_擊。為了適應(yīng)變革，國(guó)家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)。檔案部門(mén)必須從當(dāng)前電子文檔形成的特點(diǎn)出發(fā)，采取相應(yīng)的對(duì)策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢(shì)下，無(wú)論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實(shí)踐，無(wú)不滲透著人類(lèi)科技進(jìn)步的成果。

3 辦公室檔案管理工作人員素養(yǎng)的提高

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是信息時(shí)代。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然會(huì)豐富檔案內(nèi)容，不斷出現(xiàn)的新載體和現(xiàn)代化管理手段如計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等的應(yīng)用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機(jī)會(huì)，也面臨著諸多困難。辦公室檔案管理工作的順利開(kāi)展，離不開(kāi)檔案管理人員的高素養(yǎng)。作為一名冶金行業(yè)設(shè)計(jì)部門(mén)的辦公室檔案工作的管理人員，筆者認(rèn)為可以通過(guò)以下幾點(diǎn)來(lái)提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)：

3.1 強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)

過(guò)去檔案所包含的豐富信息固化在紙質(zhì)載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發(fā)揮受到很大限制。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進(jìn)入了信息化時(shí)代。樹(shù)立檔案工作人員信息意識(shí)成為迫切的需要。信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強(qiáng)化檔案工作人員的信息意識(shí)，對(duì)外防止信息被竊取，對(duì)內(nèi)防止信息泄密。強(qiáng)化信息意識(shí)是檔案管理人員提高信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)和前提。

3.2 加強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟硬件開(kāi)發(fā)與維護(hù)等相關(guān)技術(shù)都要有一定的掌握，才能適應(yīng)信息化對(duì)檔案工作人員的素養(yǎng)要求。這就必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，建立健全在崗檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)制度，經(jīng)常性的對(duì)檔案人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，并使這種培訓(xùn)經(jīng)?；?、制度化。要鼓勵(lì)檔案人員到高等院校在職進(jìn)修信息技術(shù)。可以開(kāi)展針對(duì)性、應(yīng)用性項(xiàng)目培訓(xùn)，通過(guò)報(bào)告、講座、結(jié)合參觀訪(fǎng)問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多樣化方式加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展各種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和網(wǎng)上課程學(xué)習(xí)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。

3.3 提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)

信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和具備計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，由檔案業(yè)務(wù)人員向檔案技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變，由消極的庫(kù)房保管員向積極的信息管理者轉(zhuǎn)變，承擔(dān)起檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播和利用的重要任務(wù)。這對(duì)檔案工作人員的綜合素養(yǎng)提出了極高的要求，成為檔案工作發(fā)展的關(guān)健因素。檔案工作者必須根據(jù)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)不斷學(xué)習(xí)、更新自己的知識(shí)、提高自己的水平，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求。檔案部門(mén)還應(yīng)該引進(jìn)吸收外來(lái)行業(yè)特別是計(jì)算機(jī)管理行業(yè)的高素質(zhì)人才，培養(yǎng)檔案部門(mén)中的復(fù)合型人才。檔案工作人員還廣泛開(kāi)展學(xué)術(shù)研究和交流。使自身的綜合素養(yǎng)不斷提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是單位辦公室的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個(gè)單位的工作的順利進(jìn)行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類(lèi)比較繁多，所以檔案管理人員必須通過(guò)各種方式改進(jìn)工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個(gè)重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。

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