李永航

檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。在市場經(jīng)濟的新形勢下，檔案工作往往肩負(fù)著服務(wù)社會的重要歷史責(zé)任。檔案工作的任務(wù)和目的不是為了謀求利益、獲得利潤，而是為了用歷史資源造福人類、造福社會，為經(jīng)濟社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種條件，所以說，檔案的效益最終大多表現(xiàn)為社會效益而非經(jīng)濟效益。這就要求檔案的質(zhì)量必須是一流的，檔案質(zhì)量的好壞可以說直接影響其效能，也就是說，檔案質(zhì)量管理是檔案工作的生命線。因此，檔案工作者必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，加強檔案質(zhì)量管理，這樣才能最大限度地發(fā)揮檔案服務(wù)社會的重要職責(zé)。

1 檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求與檔案形成過程有關(guān)的所有人員，如印刷人員、檔案人員等等密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、立卷歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

2 解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的落實措施。

5、組織實施落實解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。

6、同計劃和目標(biāo)對照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結(jié)經(jīng)驗，鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

8、對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。

3 檔案質(zhì)量管理要建立并完善科學(xué)的體制機制

近年來，隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，人們檔案意識的逐漸加強，檔案質(zhì)量管理也得到了較大的改善。但我們也應(yīng)該清醒的看到，我們的檔案質(zhì)量工作發(fā)展還很不平衡，有些部門的檔案質(zhì)量現(xiàn)狀不能令人滿意。比如，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作思想上不重視，工作上不支持，該花的錢不花，該歸檔的文件不歸檔，覺得檔案工作是負(fù)擔(dān)，不能給單位創(chuàng)造效益，只花錢不掙錢；有的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，該懂的不懂，該會的不會；檔案柜、微機、管理軟件配備不齊全；館藏檔案的數(shù)量不完整不統(tǒng)一；平時不注意收庥文件資料、檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》和《檔案保管期限表》、《檔案借閱單》等等。為此，提高檔案的管理水平，重在建立和完善符合科學(xué)發(fā)展要求，適合本單位本部門實際的一整套管理體制機制。

1、領(lǐng)導(dǎo)高度重視是做好檔案質(zhì)量管理的前提和保障。領(lǐng)導(dǎo)檔案質(zhì)量意識的強弱，對于加強檔案質(zhì)量管理最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)同志必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，認(rèn)清檔案管理的極端重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢趨，高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)。檔案工作者，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)干部要牢固樹立檔案工作意識，用較高的工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的工作程序來促進檔案質(zhì)量的提高。

2、要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強管理，建章立制，建立內(nèi)部約束機制。良好的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)和保障，檔案工作者要有良好的政治素質(zhì)，也就是說，要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有愛崗敬業(yè)，無私奉獻檔案人精神。檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量管理至關(guān)重要。檔案工作本身就是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案工作人員要搞好檔案工作必須從提高檔案質(zhì)量管理的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，各級領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案人員創(chuàng)造寬松的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，采取“請進來，走出去”等方式方法，加強培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。要建立內(nèi)部人員檔案質(zhì)量管理的約束機制，要以守土有則的精神和意識，以質(zhì)量重于生命的標(biāo)準(zhǔn)把檔案管理工作提高到一個新水平。

3、要把全面實現(xiàn)檔案利用價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。提高檔案質(zhì)量管理最終目的是發(fā)揮檔案利用價值，提高檔案的社會效益。每一個檔案工作，都要通過加強檔案的質(zhì)量管理更好地為生產(chǎn)、教育、科研服務(wù)；檔案利用可以說也是生產(chǎn)力，在做好檔案保密的前提下，發(fā)揮檔案價值的最大化，是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的宗旨和要求。

4、檔案質(zhì)量管理要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。檔案質(zhì)量的好壞、優(yōu)劣都是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本原理，檔案全面質(zhì)量管理就是要像引進生產(chǎn)ISO9000全面質(zhì)量管理一樣，把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”前移到“事先預(yù)防”上來，把檔案管理的各個環(huán)節(jié)和要素進行全面質(zhì)量體系的包裝，使全面質(zhì)量管理為檔案再利用創(chuàng)造最佳環(huán)境和條件。

4 檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。各級各類檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。各級領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由許多部門、許多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀瑢嵭小邦A(yù)防為主，防患于未然?！?/p>