鄧德成

摘 要：高等學校研究生學位檔案是證明研究生獲得學位的重要材料。隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴大，每年移交的研究生學位材料越來越多，研究生學位檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，本文根據(jù)目前高等學校在研究生學位檔案收集、整理中存在難點，提出一些具體的改進辦法和建議。

關鍵字：研究生；學位檔案；歸檔模式；研究

研究生學位檔案是高等學校檔案的重要組成部分，它是證明研究生獲得學位的重要材料，但隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴大，每年移交的研究生學位材料越來越多，研究生學位檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，本人根據(jù)自己的實踐經(jīng)驗，提出一些具體的改進辦法和建議與大家共同探討。

1 研究生學位檔案的特點

研究生學位檔案是培養(yǎng)和授予碩士、博士學位活動中所形成的具有保存價值和利用價值的文字、圖表、聲像等文獻材料。具體包括： 學位論文、研究生學位申請書、授予學位決議書、學位論文專家評議書（多份）、論文學術評語、論文答辯評定票等。它是研究生培養(yǎng)過程中在教學與科研方面所形成的具有保存價值材料的總體，它記載了研究生在校期間的的學術水平、學術思想和學術成果，它是高層次人才培養(yǎng)過程的結晶。它不僅反映了研究生個人的教育經(jīng)歷與學術水平，也反映了高等學校整個研究生教育與管理的基本概況與成就，因此高等學校研究生檔案管理是衡量一所高校管理水平和教育教學質量的重要標志。

2 研究生學位檔案收集、整理中存在的難點

1、檔案意識淡薄，領導不重視。檔案工作在高等學校里面只是起著教學輔助作用，又不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，加之缺乏宣傳，學校各級領導和教職工對檔案工作認識不深、重視不夠是非常普遍的現(xiàn)象。往往在領導口中是“很重要”，實際做起來“很次要”，導致檔案經(jīng)費投入不足，缺少必要的信息化設備。各院（系）兼職檔案員也經(jīng)常更換，很多兼職人員或由于事務過多，或責任心不強，對本院（系）的檔案工作往往是兼而不管，制約了研究生學位檔案的收集、整理工作的順利開展。

2、專職檔案工作人員編制少，任務重。高等學校檔案人員處在地位不高、收入偏低、責任重的工作環(huán)境中，隨著近年來高等學校擴大研究生的招生規(guī)模，研究生學位檔案工作量大幅增長與檔案專業(yè)人員編制固定不變形成了日益突出的矛盾。工作量大、任務重、人力不足，大多數(shù)專職檔案工作人員都身兼多個門類檔案收集、整理工作，往往是忙了這頭，忙不了那頭，經(jīng)常處于疲于奔命的狀態(tài)。

3、研究生學位檔案歸檔管理制度建設、規(guī)范化管理有待有一步完善。高等學校依據(jù)國家的檔案法規(guī)，制定各自的研究生學位檔案管理辦法，但制度執(zhí)行不力的問題卻十分突出。一方面是研究生學位檔案管理辦法本身存在缺陷，許多規(guī)定過于原則、抽象、籠統(tǒng)、模糊，可操作性不強。另一方面只是強調“要如何做”，但對于違犯者普遍缺乏有效的約束和懲罰辦法。

3 改進研究生學位檔案收集、整理過程的具體辦法

3.1 爭取領導的重視與支持，建立和完善研究生學位檔案歸檔管理制度

領導的重視程度對于研究生學位檔案工作具有決定性的作用。首先，要讓領導認識到研究生學位檔案對學校教學工作的重要性，才能給予研究生學位檔案信息化建設提供必要的資金支持，用于購買計算機和超高速文檔掃描設備。其次，必須建立和完善高等學校研究生學位檔案管理制度。要從國家有關檔案法規(guī)和學校具體情況出發(fā)，制定和完善《高等學校研究生學位檔案收集、整理的管理辦法》，形成分管領導、專職檔案員，兼職檔案員的三級檔案管理網(wǎng)絡，并建立一套由上至下、層層負責的監(jiān)督管理體制，明確各自崗位職責和實施檢查考核制度，切實地提高研究生學位檔案管理工作的水平。

3.2 積極推進學院（系）立卷工作，定期組織兼職檔案員業(yè)務培訓，提高學位材料歸檔質量

高等學校各學院（系）的兼職檔案人員調整比較頻繁，有的兼職檔案人員剛參加培訓不久，又調到其他工作崗位，新接手的兼職檔案人員業(yè)務不熟，難以正常開展檔案工作。因此每年開展研究生學位材料歸檔工作前，應對各學院（系）的兼職檔案人員舉辦相關的業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容包括：（1）明確歸檔內(nèi)容：確定哪些材料應歸檔，哪些材料不應歸檔；（2）歸檔要求：主要包括檔案材料內(nèi)容和整理的質量規(guī)范，要求所移交的每位研究生的檔案材料應齊全、完整。（3）立卷方法。結合研究生學位檔案的成套性特點，檔案部門首先應明確“以研究生個人為案卷，個人具體材料為卷內(nèi)文件”的立卷方法，每位研究生的材料為一盒，卷內(nèi)文件要以時間和材料形成的邏輯關系為先后順序排列。（3）拆除裝訂：研究生學位檔案需要進行數(shù)字化工作，對影響掃描工作進行的紙質材料，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護紙質材料不受損害。（4）歸檔時間：一般要求次年的4月份前完成立卷工作并移交。

3.3 精心設計學位檔案的歸檔流程

（1）建立研究生學位檔案工作群。利用QQ等即時網(wǎng)絡通訊工具建立“研究生學位檔案工作” 群，開展檔案收集、業(yè)務指導工作，以此加強與各學院（系）之間的協(xié)調和溝通，積極主動了解各學院（系）正在或者將要進行的與研究生學位相關的工作情況。

（2）設計研究生學位檔案數(shù)據(jù)采集模板。近年來，隨著高等學校研究生畢業(yè)人數(shù)也增加，每年產(chǎn)生的研究生學位檔案數(shù)據(jù)量也逐年遞增。2014年成都理工大學的研究生學位檔案數(shù)據(jù)達到9000余條，傳統(tǒng)的手工錄入信息工作已不能滿足檔案管理的要求。專職檔案員一定要根據(jù)高校檔案管理系統(tǒng)中的學位檔案數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容、要求與格式，設計出研究生學位檔案數(shù)據(jù)采集模板。該數(shù)據(jù)采集模板建議采用簡單易操作EXCEL數(shù)據(jù)表格式，并發(fā)布在“研究生學位檔案工作”QQ群文件中，要求各院（系）兼職檔案人員下載，并根據(jù)數(shù)據(jù)采集表的要求詳細填寫內(nèi)容，因為該EXCEL數(shù)據(jù)采集表的內(nèi)容是作為高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源使用，所以一定要求數(shù)據(jù)詳實、準確。

（3）研究生學位檔案的數(shù)據(jù)整理。各院（系）兼職檔案人員按照歸檔要求立卷后，將數(shù)據(jù)錄入研究生學位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表，將該EXCEL表通過QQ等即時網(wǎng)絡通訊工具傳送給專職檔案員。由專職檔案員對學位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的每條數(shù)據(jù)編寫檔號，檔號是由全宗號+畢業(yè)年度+分類號+案卷號+件號構成。案卷號以各學院（系）傳送研究生學位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的先后流水排序；件號則是研究生個人檔案材料的卷內(nèi)順序號。如201 4屆第一位碩士研究生學位檔案的第一份材料的檔號為4-201 4-JXl612-1.0001。并利用高校檔案管理系統(tǒng)的批量導入功能，將編好檔號的學位檔案EXCEL數(shù)據(jù)采集表的信息批量導入高校檔案管理系統(tǒng)，并打印出案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷背脊等，通知各學院（系）移交研究生學位材料。

（4）研究生學位檔案移交工作。在移交學位過程中，由各學院（系）兼職檔案員負責在每份文件首頁上端右上角的空白的位置蓋上歸檔章，并根據(jù)卷內(nèi)目錄的內(nèi)容填寫檔號和卷內(nèi)序號，再由專職檔案人員對每份材料的內(nèi)容與卷內(nèi)目錄進行檢查核對，簽字確認，最后進行全文掃描。

（5）研究生學位檔案數(shù)字化工作。數(shù)字檔案具有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢——在檔案利用過程中可以避免對紙質檔案的磨損，不受時間和空間限制通過網(wǎng)絡傳播實現(xiàn)遠程查詢和利用等。該項工作主要由檔案部門提供計算機和超高速掃描設備，各學院（系）兼職檔案員負責安排人員進行學位材料檔案數(shù)字化掃描，通過超高速文檔掃描儀將每份紙質文檔快速掃描成PDF文檔。為保證數(shù)字學位檔案的打印質量和使用，掃描像素設置不應低于300dpi，掃描完成后利用高校檔案管理系統(tǒng)的批量導入功能，直接將PDF文檔批量導入高校檔案管理系統(tǒng)，與學位檔案數(shù)據(jù)條目進行自動掛接，實現(xiàn)研究生學位檔案的網(wǎng)絡查詢和利用一體化服務。

以上是本人針對當前高校研究生學位檔案管理工作中存在的一些難點，結合自身的實際經(jīng)驗提出了一些改進的方法。希望能夠為逐步完善高校檔案管理制度，創(chuàng)新工作方法，大力應用現(xiàn)代化的管理手段，使高校的研究生學位檔案管理工作健康發(fā)展做出一點貢獻，共同提高高等學校檔案管理的工作水平。

參考文獻

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