周 丹 駱 亮 李承林 趙 欽

（廣西經(jīng)濟(jì)信息中心，廣西 南寧 530022）

廣西發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

周 丹 駱 亮 李承林 趙 欽

（廣西經(jīng)濟(jì)信息中心，廣西 南寧 530022）

目的：依托委辦公內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，搭建一套符合國(guó)家和自治區(qū)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化、檔案借閱和查詢(xún)網(wǎng)絡(luò)化，全面提高廣西發(fā)改委檔案管理水平。方法：充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、OCR識(shí)別技術(shù)、壓縮存儲(chǔ)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案資料的海量存儲(chǔ)、全面管理和綜合利用。結(jié)果：系統(tǒng)具有收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)、查閱利用、系統(tǒng)管理等主要功能模塊，滿(mǎn)足發(fā)改委檔案管理工作當(dāng)前和未來(lái)發(fā)展的需要。結(jié)論：符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展方向，是具有發(fā)改委特色的檔案工作體系，全面提升了發(fā)改委的檔案管理和利用水平。

檔案管理；信息管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

多年來(lái)，廣西發(fā)改委檔案室已積累了很多檔案資料，這些檔案都是寶貴的信息資源，經(jīng)常被各個(gè)部門(mén)查詢(xún)調(diào)閱。隨著檔案的逐年累積，各種檔案資料庫(kù)存量逐年攀升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案管理、查詢(xún)借閱的需求，檔案的查閱利用與存儲(chǔ)管理的問(wèn)題日益凸顯，檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)尤為緊迫。同時(shí)，為進(jìn)一步貫徹落實(shí)中央關(guān)于做好檔案工作的精神和自治區(qū)《“十二五”規(guī)劃》中關(guān)于“加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息資源開(kāi)發(fā)利用”要求，廣西發(fā)改委于2013年下半年啟動(dòng)檔案數(shù)字化及綜合檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，系統(tǒng)現(xiàn)已投入運(yùn)行。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

系統(tǒng)依托辦公內(nèi)網(wǎng)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，汲取國(guó)內(nèi)外各種信息系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從發(fā)改委實(shí)際要求出發(fā)進(jìn)行設(shè)計(jì)；在“安全、共享、高效、服務(wù)”原則基礎(chǔ)上構(gòu)建廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息服務(wù)體系；將發(fā)改委紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，為檔案信息無(wú)紙化利用提供電子信息與元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理與利用，滿(mǎn)足以后與上級(jí)機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息資源的利用需求；建立科學(xué)完整的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與OA等其他信息系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，避免出現(xiàn)信息孤島；對(duì)數(shù)字化后的涉密數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮加密，并實(shí)現(xiàn)異地備份；對(duì)大量的歷史數(shù)據(jù)條目進(jìn)行遷移，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性和完整性；建成以檔案數(shù)據(jù)信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專(zhuān)業(yè)、易擴(kuò)展的綜合檔案信息管理平臺(tái)。

2 系統(tǒng)的架構(gòu)、功能和應(yīng)用安全設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)主要包括收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)、檔案借閱及系統(tǒng)管理等模塊組成。系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1：

圖1 系統(tǒng)功能架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)功能

（1）收發(fā)文管理

①收文管理

收文管理實(shí)現(xiàn)對(duì)外來(lái)公文進(jìn)行登記和處理。主要用于登記國(guó)家各部委來(lái)文，黨委、政府來(lái)文、區(qū)直各單位及各地市來(lái)文。主要有收文登記、填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)、領(lǐng)導(dǎo)批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。

②發(fā)文管理

發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)改委各類(lèi)發(fā)文的登記和查詢(xún)。主要登記文件標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、主辦處室等重要文件要素，同時(shí)具有提交歸檔、條件檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。

（2）歸檔管理

歸檔管理實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提交的歷史檔案進(jìn)行加工歸檔并入庫(kù)、檔案著錄管理、對(duì)在庫(kù)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析及利用等。同時(shí)提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。

（3）統(tǒng)計(jì)查詢(xún)

統(tǒng)計(jì)查詢(xún)是對(duì)檔案利用率、檔案歸檔、訪(fǎng)問(wèn)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。按照發(fā)改委要求實(shí)現(xiàn)上級(jí)部門(mén)及地方檔案管理部門(mén)要求的各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表（包括檔案的歸檔情況、庫(kù)存情況、利用情況），所有統(tǒng)計(jì)結(jié)果都要可以打印，轉(zhuǎn)換成上級(jí)部門(mén)要求的檔案標(biāo)準(zhǔn)格式。

（4）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理包括組織機(jī)構(gòu)管理、用戶(hù)管理、角色管理、權(quán)限管理、分類(lèi)碼表管理、檔案卷目設(shè)置管理、檔案類(lèi)型設(shè)置管理、流程定義、操作日志管理等功能。

（5）查閱利用子系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員借閱檔案（電子卷、實(shí)體卷）申請(qǐng)和檔案管理部門(mén)逐級(jí)審批，根據(jù)處室人員權(quán)限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規(guī)定借閱時(shí)間、保留借閱目的和審批意見(jiàn)、各處室借閱資料統(tǒng)計(jì)等功能。

2.3 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

由于系統(tǒng)要求具備很高的安全性和保密性，系統(tǒng)在應(yīng)用安全上的解決方案是以應(yīng)用系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，以應(yīng)用系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等為主要手段，保證應(yīng)用系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)及數(shù)據(jù)安全，主要內(nèi)容包括：

（1）按角色定制、設(shè)計(jì)與分配權(quán)限，事前控制用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)；

（2）采用SSL 協(xié)議對(duì)外部訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理；

（3）為關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)日志功能，以便于事后進(jìn)行安全問(wèn)題追查；

（4）嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作，保證應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

3 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的解決的關(guān)鍵問(wèn)題

3.1 海量紙質(zhì)文件數(shù)字化存儲(chǔ)

廣西發(fā)改委的檔案主要包括了文件類(lèi)、照片類(lèi)、音視頻類(lèi)、實(shí)物檔案類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、基建類(lèi)等檔案，分類(lèi)較多，其中文件類(lèi)和照片類(lèi)的檔案數(shù)量尤為龐大，在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲(chǔ)到信息系統(tǒng)中。存儲(chǔ)的公文類(lèi)圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對(duì)于一些對(duì)檔案圖片質(zhì)量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經(jīng)起到了圖像壓縮存儲(chǔ)的功能，但對(duì)于海量的存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)來(lái)說(shuō)，這種存儲(chǔ)方式效率還是較為低下的。為了降低存儲(chǔ)空間、減少存儲(chǔ)硬件投入成本、提高網(wǎng)絡(luò)檔案檢索速度，系統(tǒng)使用格式轉(zhuǎn)換程序?qū)⑼ㄓ酶袷絋IFF或JPG文件通過(guò)壓縮加密程序轉(zhuǎn)換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍(lán)公司自主研發(fā)的一種圖像壓縮格式，通過(guò)進(jìn)行HL格式的轉(zhuǎn)換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國(guó)際通用格式TIFF G4格式的50%。系統(tǒng)只需做簡(jiǎn)單的路徑設(shè)設(shè)置，轉(zhuǎn)換過(guò)程由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，無(wú)需人工干預(yù)。這不僅可減少成本，而且因該加密技術(shù)的特殊性還可保護(hù)檔案安全不被竊取、盜用。

3.2 歷史數(shù)據(jù)遷移

（1）原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分析

新建的檔案管理系統(tǒng)需要將原檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，但原檔案管理系統(tǒng)廠(chǎng)家已經(jīng)不再繼續(xù)維護(hù)系統(tǒng)，且沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出接口及有關(guān)技術(shù)文檔。為將原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全完整地導(dǎo)出到新系統(tǒng)中，項(xiàng)目組利用SqlServer事件探測(cè)器對(duì)原檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)存取機(jī)制進(jìn)行監(jiān)測(cè)，最終分析出數(shù)據(jù)存取過(guò)程和數(shù)據(jù)所在表格，并成功地將數(shù)據(jù)完整安全地從原系統(tǒng)導(dǎo)出到新系統(tǒng)中。分析過(guò)程如圖2所示：

圖2 分析過(guò)程

（2）數(shù)據(jù)導(dǎo)入

在對(duì)原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分析完畢后，已得到了原系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的原理、過(guò)程和存儲(chǔ)位置（所在表格及表格間的邏輯關(guān)系）。為確保數(shù)據(jù)導(dǎo)入完整性和準(zhǔn)確性，項(xiàng)目組采取了以下步驟：①先對(duì)原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份；②將原數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel表格中，并在表格中標(biāo)明各字段屬性；③將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)總數(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)總數(shù)進(jìn)行比對(duì)，抽樣地對(duì)導(dǎo)出數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)；④修正導(dǎo)出的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，并根據(jù)新系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的要求修改；⑤將修正后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中；⑥對(duì)新、舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣比對(duì)，確保數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。

3.3 與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合設(shè)計(jì)

檔案信息管理系統(tǒng)作為文件的歸檔管理系統(tǒng)，需要接收來(lái)自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔文件。因此，利用Webservice技術(shù)構(gòu)造了文件自動(dòng)分類(lèi)歸檔引擎，實(shí)現(xiàn)了文件自動(dòng)導(dǎo)入和歸檔。

（1）歸檔引擎的功能設(shè)計(jì)

引擎可以利用文件標(biāo)題、文號(hào)、分類(lèi)等各屬性中包含的關(guān)鍵字、表達(dá)式、歸檔文種等指標(biāo)構(gòu)造分類(lèi)公式實(shí)現(xiàn)文種自動(dòng)化識(shí)別和歸檔，如公式：“標(biāo)題:會(huì)議紀(jì)要&標(biāo)題:政府&標(biāo)題:電子公文-＞收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無(wú)密級(jí))/區(qū)政府/會(huì)議紀(jì)要”，表示將標(biāo)題中含有“會(huì)議紀(jì)要”、“政府”和“電子公文”關(guān)鍵字的文檔自動(dòng)歸檔到“收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無(wú)密級(jí))/區(qū)政府/會(huì)議紀(jì)要”文件夾中。自動(dòng)分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：

圖3 自動(dòng)分離歸檔引擎公式配置界面

（2）歸檔引擎的工作流程

以O(shè)A系統(tǒng)歸檔過(guò)程為例：由OA系統(tǒng)把所需要?dú)w檔的各種字段自動(dòng)送到接口的處理模塊A中，接口程序根據(jù)當(dāng)前程序繁忙狀態(tài)，將需處理的數(shù)據(jù)循環(huán)列入歸檔隊(duì)列中，檔案管理系統(tǒng)定期從接口的中間庫(kù)中讀取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入的同時(shí)，檔案系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤檢查和校驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)讀取錯(cuò)誤的，則將該條數(shù)據(jù)標(biāo)記為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，由OA系統(tǒng)重新更新導(dǎo)入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

圖4 歸檔引擎的工作示意圖

4 結(jié)論

系統(tǒng)的投入運(yùn)行，建立起廣西發(fā)改委數(shù)字檔案室，將改變?cè)械氖止n案管理模式，簡(jiǎn)化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業(yè)務(wù)信息從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；實(shí)現(xiàn)一份檔案資料多人隨時(shí)隨地查閱利用，充分發(fā)揮科技對(duì)檔案工作的支撐、推動(dòng)和引領(lǐng)作用；實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工、重要檔案資料異地保存，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和維護(hù)國(guó)家、集體利益都起到重要的法律保護(hù)作用；實(shí)現(xiàn)電子檔案安全備份，降低由于反復(fù)查閱而對(duì)檔案原件造成的損害，減少對(duì)不同類(lèi)型檔案的維護(hù)費(fèi)用；提升檔案資料查閱的效率，為各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)，在處理事件時(shí)能夠迅速查閱相關(guān)檔案資料，提升工作效能。

Guangxi development and reform commission integrated file information management system eesign and implementation

Objective: Relying within the Commission office network platform, to build a set of standards in line with national and regional archives and records management specification information platform to achieve standardization of file management, information technology, files and queries lending network, and comprehensively improve the level of records management, Guangxi Development and Reform Commission . Methods: The full use of computer network technology, information processing technology, OCR recognition, compression and storage technology and other advanced technology, massive storage of various types of archives, overall management and utilization. Result: The system has send and receive text management, archive management, statistical inquiry, review the use of the main function module system management, file management to meet the needs of the NDRC current and future development. Conclusion: The direction of development in line with modern records management, archives work system has NDRC characteristics, enhancing the overall records management and utilization levels NDRC.

File management; information management; system design

TP311.52

A

1008-1151(2015)03-0225-03

2015-02-13

周丹（1982－），女，廣西經(jīng)濟(jì)信息中心工程師，從事電子政務(wù)建設(shè)、計(jì)算機(jī)軟件與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)架構(gòu)工作。