郭承尚 唐開蓉

摘 要：農(nóng)業(yè)科技檔案不僅是歷史的真實紀錄，更是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技信息的承載體?？茖W規(guī)范的管理好農(nóng)業(yè)科技檔案，開發(fā)利用科技檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，是農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮經(jīng)濟和社會效益的重要途徑。該文分析了十堰市農(nóng)業(yè)科學院在農(nóng)業(yè)科技檔案規(guī)范管理、開發(fā)利用中存在的一些問題，并提出相應(yīng)的對策建議。主要包括：科學規(guī)范管理檔案，加強檔案信息開發(fā)利用等。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用；十堰市農(nóng)科院

中圖分類號 G27 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2015）14-161-02

農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)業(yè)科研和推廣工作中形成的，具有保存、查考和利用價值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理，科學保管的農(nóng)業(yè)科技文件材料。它是農(nóng)業(yè)科研和推廣單位科學技術(shù)活動的真實紀錄，是農(nóng)業(yè)科技工作者勞動和智慧的結(jié)晶，是農(nóng)業(yè)科技信息的一種儲備形式。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案不僅是歷史的真實紀錄，更是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技信息的承載體。科學規(guī)范的管理好農(nóng)業(yè)科技檔案，開發(fā)利用科技檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，是農(nóng)業(yè)科技檔案發(fā)揮經(jīng)濟和社會效益的重要途徑，也是我們廣大農(nóng)業(yè)科技檔案工作者所應(yīng)追求的目標。筆者作為1名基層農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員，現(xiàn)就所在十堰市農(nóng)科院農(nóng)業(yè)科技檔案的規(guī)范管理和開發(fā)利用淡一點粗淺的看法。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實問題

一是設(shè)施落后。從檔案保護角度看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，且各種介質(zhì)的檔案均存放在傳統(tǒng)的鐵皮柜中保管，缺乏必要的檔案保護設(shè)施，不利于長期保存，檔案現(xiàn)代化管理水平低。二是檔案數(shù)字化管理滯后。由于條件有限，檔案室只是簡單地把歸檔材料立卷歸檔，把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上方法原始，缺乏技術(shù)支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。三是科技人員歸檔意識淡薄。部分科技人員歸檔意識不強，存在著歸檔不及時或把檔案材料視為私有拒絕歸檔的現(xiàn)象，不能夠積極主動配合檔案管理工作，影響了檔案的齊全完整。四是檔案管理者專業(yè)技能不足?，F(xiàn)有檔案人員均是“半路出家”，由農(nóng)業(yè)技術(shù)崗位調(diào)整，經(jīng)簡單培訓(xùn)、自學上崗，缺乏專業(yè)技術(shù)知識，影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的管理質(zhì)量。

2 強化我院農(nóng)業(yè)科技檔案管理的對策及思路

2.1 科學規(guī)范管理檔案 在農(nóng)業(yè)科技檔案的管理過程中要切實遵循國家農(nóng)業(yè)科技檔案管理基本技術(shù)規(guī)程，不能另搞一套，隨意任性。相對于文書檔案和其它專門檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，具體體現(xiàn)在4個方面。一是歸檔范圍廣，時限長。大體可分為科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報，推廣應(yīng)用等5個階段，結(jié)題歸檔。二是歸檔形式多樣化。農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字、圖表、聲像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、硬盤、光盤、成果審定證書、安全評價證書、獲獎證書、獎杯獎牌、專利證書、技術(shù)規(guī)程、行業(yè)標準等。三是分類方法是以專業(yè)、課題、時間、地域相結(jié)合，遵循方便查找、便于利用的原則。四是檔案載體材料存在著不規(guī)范性，農(nóng)業(yè)科研試驗材料大都形成于田間地頭，規(guī)格不一，污染嚴重。根據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案自身的特點和規(guī)律，強化管理要從以下幾點著手：一要強化農(nóng)業(yè)科技檔案意識，這其中領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。作為農(nóng)業(yè)科研推廣部門要充分認識到農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研和推廣工作的重要組成部分，與文書檔案和其它專門檔案具有同等地位和作用，是推動農(nóng)業(yè)科技進步的必要資源，要用制度和紀律來約束科研人員積極主動的配合搞好科研材料的歸檔工作。二要對歸檔時限和歸檔材料的質(zhì)量標準硬性規(guī)定，嚴格把關(guān)，確保案卷質(zhì)量。三要建立健全農(nóng)業(yè)科技檔案各項管理制度，科學規(guī)范的管好用好檔案。四要更新添置必要的軟硬件設(shè)施，以適應(yīng)檔案管現(xiàn)代化要求。五要穩(wěn)定農(nóng)業(yè)科技檔案管理隊伍，定期對檔案人員進行專業(yè)技能培訓(xùn)并盡可能的給他們提供考察學習的機會，提高他們的專業(yè)技能，從根本上提高農(nóng)業(yè)科技檔案正規(guī)化管理水平。

2.2 加強檔案信息開發(fā)利用 開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是檔案提供利用工作的拓展和深化，是針對社會有關(guān)方面的需要，通過各種方式對科技檔案中存儲的信息進行挖掘和再加工，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力的重要工作，也是實現(xiàn)科技檔案最大經(jīng)濟效益和社會效益的有效途徑。目前，我院農(nóng)業(yè)科技檔案信息化開發(fā)利用管理還存在許多問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是科技信息管理觀念滯后。部分領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員對農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理存在偏見，一個科研項目結(jié)題后所有檔案材料歸檔保管就完事了，只要不損毀、不丟失就行了，任其“睡覺”，等“客”上門。對于如何更好的把檔案信息資源開發(fā)利用到農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)實踐中想的很少，做的不夠，缺乏手段。這種現(xiàn)象已成為制約我院信息化管理進程和推進科研發(fā)展的瓶頸，與當前形勢發(fā)展和農(nóng)業(yè)科研任務(wù)的需求不相適應(yīng)。二是科技信息管理職能弱化。由于對農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理認識不夠，對如何開發(fā)利用檔案信息化資源研究的少，投入的少，軟硬件設(shè)施落后，管理人員素質(zhì)低，對入庫檔案只盡到1個倉庫保管員的職責，被動收集、被動保管、被動利用，不對檔案信息進行篩選、編研、加工，造成我們的科技人員經(jīng)常處于“要找的信息找不到，不要的信息到處跳”的局面。三是科技信息獲取的渠道不暢。目前我院信息管理服務(wù)部門在信息收集上仍處于“自花授粉，等米下鍋”的落后模式，信息來源僅限于歸檔的現(xiàn)成檔案，對社會信息資源收集挖掘不夠，一方面是我們的軟硬件設(shè)施配套跟不上，缺乏技術(shù)手段，另一方面則是我們的管理人員工作積極性和主觀能動性不夠。四是科技信息缺乏時效性。我院雖建有自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容貧乏，更新周期長，沒有在兄弟科研單位之間建立科技信息內(nèi)部管理體系和傳輸體系，科技信息化管理水平低，科技信息和統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量的時效性低，一定程度上造成科研決策缺乏科學性、完整性、持續(xù)性，信息資源不能充分共享利用。當前，我院既是丹江口庫區(qū)（十堰）生態(tài)農(nóng)業(yè)研究院籌建和長江經(jīng)濟帶開發(fā)的主要平臺，也是直接參與者和建設(shè)者，更是省農(nóng)科院和十堰市人民政府農(nóng)業(yè)科技專家大院的承擔者，歷史賦予我們在十堰大農(nóng)業(yè)發(fā)展中的艱巨任務(wù)和重要角色，我們有責任、有義務(wù)把這場重頭戲演好、演上位、演出彩。在今后我市農(nóng)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略實施過程中，農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新對農(nóng)業(yè)科技信息的需求會越來越突出，這為我們農(nóng)業(yè)科技檔案信息的開發(fā)利用提供了良好的契機和平臺，所以，加強農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)利用是我們檔案管理工作的重中之重，也是我們農(nóng)業(yè)科研單位和農(nóng)業(yè)科技檔案工作者的職責所在。要多途徑多形式的收集、挖掘、整合、編研實用農(nóng)業(yè)科技信息，利用各種載體、各種形式加強對農(nóng)業(yè)科技檔案信息的開發(fā)利用和社會化服務(wù)，變死檔案為活檔案，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將信息化與農(nóng)業(yè)科技有機的結(jié)合起來，為促進十堰農(nóng)業(yè)科技結(jié)構(gòu)優(yōu)化、水平提高、協(xié)調(diào)和可持續(xù)性發(fā)展扮演好我們的角色。 （責編：徐煥斗）