楊麗娜

高校學(xué)生檔案是高校畢業(yè)生離校就業(yè)后轉(zhuǎn)化為人事檔案的前身和重要組成部分，是畢業(yè)生由學(xué)生身份轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)工作者的橋梁和紐帶，它包含了學(xué)生在校期間的各類信息，如高考成績、高校就讀期間的學(xué)習(xí)成績、實(shí)習(xí)實(shí)踐表現(xiàn)以及獎(jiǎng)懲情況等重要內(nèi)容和信息，為用人單位選拔人才提供了重要的依據(jù)。但就目前來看，學(xué)生檔案管理的整體水平相對滯后，當(dāng)下大多數(shù)高校學(xué)籍管理仍停留在傳統(tǒng)的管理運(yùn)行模式上，學(xué)生檔案信息量不足，內(nèi)容不全面，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案功能的發(fā)揮，降低了檔案應(yīng)有的參考價(jià)值，造成相當(dāng)一部分學(xué)生檔案滯留學(xué)校或人才交流機(jī)構(gòu)成為“棄檔”，給畢業(yè)生離校走上職場帶來很多后續(xù)的問題。因此，改革高校學(xué)生檔案管理模式、充實(shí)和豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，打破千篇一律的學(xué)生檔案管理方式勢在必行。

一、學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀、問題、成因

1、高校學(xué)生檔案管理投入不足，管理手段滯后

學(xué)生檔案在高校停留的時(shí)間多為3-4年，屬于階段性存放，因此很多高校對學(xué)生檔案的認(rèn)識不足、重視程度不高，不愿對其管理進(jìn)行財(cái)力、物力和人力的投入或補(bǔ)充投入，學(xué)生檔案管理處境困難。主要表現(xiàn)在缺乏獨(dú)立的或足夠面積的庫房、設(shè)備設(shè)施陳舊老化、管理手段滯后，現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用不足，很多高校的學(xué)生檔案整理方式仍然停留在手動(dòng)操作階段，無檔案管理軟件，大量紙質(zhì)檔案需通過人工進(jìn)行多次的整理拆裝，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、查找不便，無法高效快捷地實(shí)現(xiàn)查詢利用，導(dǎo)致效率不高，學(xué)生信息查詢周期長，信息利用不足，服務(wù)功能無法實(shí)現(xiàn)，制約了管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。

2、專職檔案管理人員匱乏，兼職檔案管理人員輪換頻繁，技能技術(shù)水平參差不齊

專業(yè)的人做專業(yè)的事，用在檔案管理工作者身上最為貼切，作為一門技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理對從業(yè)者有著明確的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求和業(yè)務(wù)技能要求，是確保檔案收集質(zhì)量和檔案工作順利開展的人力基礎(chǔ)和保障。就目前各高校從事學(xué)生檔案管理人員的數(shù)量和專業(yè)性來看，人員配置不足、專業(yè)水平不高已是常態(tài)。其中，專職檔案人員嚴(yán)重不足，兼職檔案人員業(yè)務(wù)能力和水平不高，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，崗位輪換頻繁，導(dǎo)致整理操作不規(guī)范，收錄資料不完整。這些情況嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案收錄信息的完整性，使得用人單位在畢業(yè)季前來招聘時(shí)無法通過查閱畢業(yè)生檔案獲得該學(xué)生的全面信息。

3、高校學(xué)生檔案管理體制不暢，歸檔不及時(shí)，操作不規(guī)范

從高等院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀來看，有相當(dāng)一部分院校的學(xué)生檔案管理體制不暢，學(xué)生檔案管理歸口部門因院校不同而各異，就目前了解來看，教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處、二級教學(xué)單位等均有涉及，很多高校都缺乏統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)和專職負(fù)責(zé)人。由于得不到學(xué)校的重視和職能部門有效的監(jiān)督管理，使得學(xué)生檔案所涉及到的形成單位往往把學(xué)生檔案管理納入附屬工作項(xiàng)目和額外工作內(nèi)容的范疇，學(xué)生檔案資料形成單位對學(xué)生檔案不重視，兼職檔案人員輪換頻繁，無專人管理，疲于應(yīng)付，造成學(xué)生檔案管理誰都能管，誰都不管的局面，學(xué)生檔案信息出錯(cuò)率高，歸檔資料的收集、匯總、分類、整理困難，提交不及時(shí)等問題頻繁發(fā)生。

4、學(xué)生檔案內(nèi)容不完整，信息量不足，憑證功能弱化

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間整個(gè)成長過程，是其作為個(gè)體接受社會(huì)教育所獲得的某一層次學(xué)識水平的憑證。但就目前來看，學(xué)生檔案信息量不足，內(nèi)容單一，不能全面真實(shí)反映畢業(yè)生的學(xué)習(xí)能力、實(shí)踐能力、健康狀況、誠信度、品行德貌、協(xié)作能力、特長優(yōu)勢等綜合素質(zhì)，而這些在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，卻恰恰是用人單位尤其是民企、外資企業(yè)的用人標(biāo)準(zhǔn)，這部分內(nèi)容的缺失，使學(xué)生檔案無法滿足市場與用人單位對人才信息的需求，弱化了其憑證作用和價(jià)值。

二、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，建立長效監(jiān)督跟蹤機(jī)制，構(gòu)筑公信平臺

1、加大檔案管理投入，推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

高校學(xué)生檔案管理是高校工作的重要組成部分，是學(xué)校人才培養(yǎng)過程的全面反映，也是用人單位選聘畢業(yè)生的重要依據(jù)，其內(nèi)容涉及學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的全過程，是學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生管理水平的全方位體現(xiàn)。加大高校學(xué)生檔案管理投入，改革學(xué)生檔案管理方法，以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)替代傳統(tǒng)滯后的手工操作模式，逐步增加檔案資料的電子化信息入檔比例是時(shí)代發(fā)展的必然。

2、健全檔案從業(yè)人員配置，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，是學(xué)生檔案工作得以順利開展的人力保障。要從學(xué)校層面上高度重視學(xué)生檔案管理，根據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模，配備相應(yīng)的專職檔案管理人員，提升檔案管理人員的福利與待遇，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，盡量減少兼職檔案工作人員的數(shù)量。加大專業(yè)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)檔案人員引進(jìn)的比例，優(yōu)化檔案工作人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

3、規(guī)范學(xué)生檔案管理制度、理順檔案管理體制

學(xué)生檔案管理涵蓋入學(xué)接收、在校管理、畢業(yè)轉(zhuǎn)遞幾個(gè)環(huán)節(jié)，具有工作量大、整理時(shí)間集中、牽涉部門多的特點(diǎn)。通常來說，學(xué)生檔案管理時(shí)效性明顯，門類繁多，牽涉黨團(tuán)材料、學(xué)籍變更材料、獎(jiǎng)懲記錄、入學(xué)登記表、體檢表等多項(xiàng)內(nèi)容，使其所涉及的部門也較多，加之檔案管理人員多為兼職，導(dǎo)致移交檔案的質(zhì)量參差不齊，移交時(shí)間不一致等諸多問題。因此，理順學(xué)生檔案管理體制、規(guī)范學(xué)生檔案管理制度、劃定各級各類學(xué)生檔案形成部門及有關(guān)人員權(quán)責(zé)范圍是學(xué)生檔案管理有效推進(jìn)的重要保證。在管理上要統(tǒng)一認(rèn)識，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理，建立健全目標(biāo)責(zé)任體系，以制度為約束形成權(quán)責(zé)明晰、操作規(guī)范、流程順暢、不推諉的良好氛圍，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性，保障學(xué)生檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性。

4、充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容，增強(qiáng)學(xué)生檔案參考價(jià)值

市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，用人單位對人才的需求標(biāo)準(zhǔn)和評價(jià)尺度逐漸開放化，高校畢業(yè)生的就業(yè)與其自身的綜合能力高低密切相關(guān)，畢業(yè)生在校期間的各類信息均在用人單位的考察范疇。就高校而言，畢業(yè)生的就業(yè)率關(guān)乎高校的口碑和發(fā)展前途，要提高就業(yè)率，培養(yǎng)用人單位歡迎的人才，滿足用人單位評聘人員的需求，勢必要通過具有說服力的佐證材料來證明其所培養(yǎng)的畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和能力，而這些都可以通過充實(shí)而豐富的學(xué)生檔案來體現(xiàn)。作為個(gè)人在校經(jīng)歷的全記錄，學(xué)生檔案的內(nèi)容必須打破千篇一律的固化模式，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)能力、技能水平、品德修養(yǎng)、誠信狀態(tài)、人格健康狀況、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等德智體美勞的各方面展示出來，通過學(xué)生信息檔案的表現(xiàn)形式全面、客觀、準(zhǔn)確地記錄在學(xué)生檔案中，多角度的增強(qiáng)學(xué)生檔案的查考功能和憑證作用，為用人單位聘用合適的畢業(yè)生提供依據(jù)。

根據(jù)教育部發(fā)布的2013年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，全國各類高等教育在校生總規(guī)模已達(dá)到3460萬人，高等教育毛入學(xué)率達(dá)到34.5%，這意味著每年有大量的高校畢業(yè)生將涌入社會(huì)就業(yè)。龐大的就業(yè)隊(duì)伍，對畢業(yè)生本人來說承受了極大的競爭壓力，對于用人單位來說選聘出符合用人單位標(biāo)準(zhǔn)的合適人才也同樣任重而道遠(yuǎn)。因此，打通高校學(xué)生檔案和人事檔案銜接接口，提升畢業(yè)生檔案的公信力，充實(shí)和豐富高校學(xué)生檔案信息量，增強(qiáng)高校和社會(huì)兩個(gè)層面的檔案管理體系和服務(wù)體系建設(shè)，首先應(yīng)立足于高校學(xué)生檔案管理的源頭，大力推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理模式改革，提高在校生檔案意識、加大高校學(xué)生檔案管理軟硬件投入、提高專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮高校學(xué)生檔案其效用和功能，才能引起個(gè)人、學(xué)校及用人單位對高校學(xué)生檔案的重視，從根本上實(shí)現(xiàn)為高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的目的。

（作者單位：三亞理工職業(yè)學(xué)院）