吳麗麗

一、新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位檔案加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的意義

事業(yè)單位的檔案管理包含文書、人事、基建檔案三部分，檔案管理是事業(yè)單位做出科學(xué)決策的重要前提。信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程，這種管理手段可以節(jié)約檔案檢索的時(shí)間，提高所查詢信息的準(zhǔn)確性，提高檔案的利用率。數(shù)字化的檔案管理有助于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高。傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費(fèi)很多的辦公費(fèi)用，增加了事業(yè)單位的支出，檔案的數(shù)字化管理可以節(jié)約檔案存儲空間和儲存成本，同時(shí)在查詢方面很便捷，在一定程度上可以提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。檔案的數(shù)字化管理可以提高行政效率,因?yàn)檫@種管理手段可以讓檔案及時(shí)、迅速地歸檔，管理人員可以擁有更充分的時(shí)間研究檔案，開發(fā)檔案潛在的價(jià)值，讓工作的開展更加井然有序。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

很多單位主要采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的重心放在人工管理紙質(zhì)檔的檔案，查閱的過程中耗費(fèi)很多的時(shí)間和金錢。同時(shí)很多檔案只起到了存儲的作用，這種寶貴的資源并沒有獲得開發(fā)，檔案被查閱的限制很大，開發(fā)的價(jià)值沒有體現(xiàn)出來。檔案的查詢與利用的便捷在數(shù)字化建設(shè)中存在一定的弊端，比如檔案容易被別有用心的人復(fù)制和散播，安全系數(shù)不高，加上檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞。事業(yè)單位在檔案數(shù)字化的建設(shè)過程中對硬件和軟件的投入不足，缺乏抵抗黑客盜取重要信息的系統(tǒng)，[1]容易泄露信息而導(dǎo)致國家或者單位的財(cái)產(chǎn)損失。我國事業(yè)單位的檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有些軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上是不完善的，針對本單位的特點(diǎn)自主開發(fā)的軟件很少，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷。檔案的數(shù)字化管理需要一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是我國的事業(yè)單位收集、管理信息的質(zhì)量較低，檔案的目錄和細(xì)則之間不兼容。軟件之間不兼容導(dǎo)致檔案的技術(shù)和程序缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這對檔案數(shù)字化的發(fā)展形成了一股強(qiáng)大的阻力。我國的事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對計(jì)算機(jī)的操作僅僅局限于日常的基本操作，再加上檔案管理的工作性質(zhì)十分單調(diào)和枯燥，檔案管理工作領(lǐng)域缺乏復(fù)合型的人才。

三、加快新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理步伐的措施

為了讓事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)更加全面，在檔案管理中，管理者應(yīng)將檔案信息及時(shí)利用計(jì)算機(jī)將檔案存儲在安全的地方，嚴(yán)格規(guī)定檔案審閱的流程和時(shí)間。利用信息技術(shù)及時(shí)提醒工作人員按時(shí)處理工作，保證檔案管理的工作安全、可靠。這種數(shù)字化的管理方式可以縮短信息傳遞與反饋的時(shí)間，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高辦公效率。同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)從長遠(yuǎn)的角度看待數(shù)字化管理，構(gòu)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，加大硬件設(shè)施和軟件的投入，及時(shí)升級系統(tǒng)，確保檔案的安全性。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)該用明確的規(guī)章制度進(jìn)行細(xì)分，落實(shí)監(jiān)督和問責(zé)制度，在檔案數(shù)字管理系統(tǒng)中的操作、維護(hù)等過程中做到科學(xué)管理，不斷提高事業(yè)單位的檔案管理效率。在新時(shí)期的大背景下，自動化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)比較廣泛，在這種背景下對辦公自動化系統(tǒng)中添加檔案查詢功能和設(shè)置開放查詢的權(quán)限，[3]將系統(tǒng)的功能與實(shí)際情況有效結(jié)合，才能提高管理的綜合效率。檔案數(shù)字化的管理系統(tǒng)必須具備良好的升級能力，只有這樣才能跟上時(shí)代的變化，發(fā)揮出相應(yīng)的管理功能。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視檔案管理的可靠性，否則容易造成數(shù)據(jù)丟失和缺損等問題。

國家應(yīng)對事業(yè)單位的各方面的軟件投入提供資金支持，鼓勵(lì)單位自主研發(fā)符合自身特點(diǎn)的管理軟件，從而提高檔案管理的效率和可靠性。同時(shí)單位應(yīng)該鼓勵(lì)工作人員不斷學(xué)習(xí)補(bǔ)充計(jì)算機(jī)知識，提高計(jì)算機(jī)操作的能力。單位應(yīng)提供員工的交流平臺，提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會，提高管理人員各方面的素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)針對檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)制定符合本單位實(shí)際情況的檔案管理機(jī)制。單位可采用檔案使用安全機(jī)制、使用機(jī)制、工作制度相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。數(shù)字化建設(shè)需要防范機(jī)密檔案被竊取或者丟失，甚至惡意修改，做到保證信息安全，避免給將單位和國家?guī)頁p失。

四、結(jié)語

我國的檔案管理工作如今仍存在著一些問題，但是加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)要以社會和科技的發(fā)展水平為前提，科學(xué)的改革遵循循序漸進(jìn)的規(guī)律，運(yùn)用比較先進(jìn)的管理體制和手段進(jìn)行改革。同時(shí)競爭日益激烈的情況下，國家更需要培養(yǎng)實(shí)用型的，具有創(chuàng)新性的人才。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)需要不斷提高，提 倡學(xué)習(xí)型的工作模式，構(gòu)建和諧社會需要不斷提高管理質(zhì)量和工作效率。提高檔案管理數(shù)字化水平對管理制度的規(guī)范和完善具有重大意義，這也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。

[1]張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案,2014(02):134.

[2]張倩.事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].才智,2014(20):328.