周 平 羅艷紅

（江西理工大學(xué)，江西 贛州 341000）

隨著會計網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步，如何利用會計信息化技術(shù)規(guī)范財務(wù)行為，提升資金效率是急需解決的問題。為此，網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，從實(shí)踐來看，它不僅有效地解決了高校財務(wù)工作當(dāng)中比較普遍存在的報賬困難問題，同時還是對傳統(tǒng)會計操作方式的顛覆，利用現(xiàn)代信息技術(shù)重建會計信息系統(tǒng)，提高了財務(wù)管理效率，節(jié)省了人力、物力。

一、網(wǎng)上預(yù)約報賬的特點(diǎn)

（一）流程物流化

報賬者填完報賬信息之后，賬目管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，隨后財務(wù)部門會對賬目信息進(jìn)行審查核實(shí)、錄入賬目信息。在整個過程當(dāng)中，報賬者可以隨時跟蹤報賬情況，對整個過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，一旦出現(xiàn)問題可以立即發(fā)現(xiàn)并解決。

（二）項目經(jīng)費(fèi)更加安全

報賬者直接在網(wǎng)上填寫報賬信息的時候，系統(tǒng)設(shè)定只有當(dāng)事人才能使用項目經(jīng)費(fèi)相關(guān)權(quán)限，其他人無法對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行操作，規(guī)避了經(jīng)費(fèi)被盜用的風(fēng)險。而且，為了提升整體安全，系統(tǒng)為每個登錄個體都設(shè)置了不同的界面，根據(jù)登陸者身份的不同，會自動屏蔽相應(yīng)的權(quán)限菜單，而且在登入模塊之后，系統(tǒng)也會對其身份信息進(jìn)行核查，一旦發(fā)現(xiàn)其權(quán)限受到限制，那么相應(yīng)的模塊就不會開放。如此就能避免出現(xiàn)不必要的操作風(fēng)險。

（三）費(fèi)用額度控制嚴(yán)格

報賬者在系統(tǒng)中填寫資金額度的時候，具體金額會被控制在預(yù)算允許范圍之內(nèi)。如果填寫的金額一旦超過規(guī)定的限度，系統(tǒng)就會發(fā)出警告，后續(xù)的操作就會被強(qiáng)行終止，如此就可以避免無法報賬的情況發(fā)生。從江西某高校的實(shí)際運(yùn)行情況來看，對于會計人員和報賬人員而言，傳統(tǒng)的財務(wù)報賬行為很難準(zhǔn)確把握費(fèi)用額度，對于額度超限的情況時有發(fā)生，自從網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)實(shí)施以來，該高校報賬人員填寫資金額度時的超額行為得到了控制，財務(wù)人員在會計處理時如及時發(fā)現(xiàn)額度超額后可向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報核實(shí)，極大地提升了額度控制的效率。

（四）財務(wù)報賬效率提高

對于報賬者而言，從傳統(tǒng)的報賬排隊等待轉(zhuǎn)向個性化報賬，報賬者可以根據(jù)自身的時間選擇預(yù)約，對于報賬者降低等待的實(shí)踐機(jī)會成本，提升工作效率具有重要作用。對于財務(wù)工作人員而言，由于報賬者與財務(wù)人員之間存在有效的信息互通，有利于財務(wù)人員有效準(zhǔn)確核實(shí)報賬信息，節(jié)約了會計人員會計核算的時間。據(jù)統(tǒng)計，江西某高校會計人員每天人均處理報賬筆數(shù)，由傳統(tǒng)的報賬制度每人每天處理20～30筆業(yè)務(wù)上升至網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)以來的每人每天處理業(yè)務(wù)40～50筆。

二、會計信息化背景下高校網(wǎng)上預(yù)約報賬存在的問題

（一）使用者不熟悉操作流程

該高校于2015年5月開始實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，由于時間比較短，大部分教師對于該系統(tǒng)不熟悉，同時由于系統(tǒng)設(shè)定了相應(yīng)的考核機(jī)制，有報銷需求的教師在登錄系統(tǒng)之前，需要根據(jù)系統(tǒng)的要求錄入必要的報銷信息，然后在紙質(zhì)的報銷單上填寫信息，有些單據(jù)上需要填寫的內(nèi)容比較繁雜，比如差旅費(fèi)等，這讓一些手續(xù)比較繁瑣的報賬業(yè)務(wù)無法順利完成報銷。在這種情況下，一些教師就會重新使用傳統(tǒng)的報銷程序，到財務(wù)部門排隊等待。這種情況明顯制約了網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的傳播。

（二）網(wǎng)上審批問題

從實(shí)施的實(shí)際情況來看，新實(shí)施的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)尚未直接與審批系統(tǒng)互聯(lián)，使得教師們在報賬審批環(huán)節(jié)還需要按照傳統(tǒng)審批流程進(jìn)行審批。高校在審批方面有著嚴(yán)格規(guī)定，有些經(jīng)費(fèi)報銷需要經(jīng)過重重關(guān)卡，一旦某個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人外出辦公，審批就會被擱置。雖然網(wǎng)上系統(tǒng)已經(jīng)作了一些改進(jìn)，但是仍然沒有達(dá)到高效的目的。

（三）系統(tǒng)完備性與穩(wěn)定性有待增強(qiáng)

高校的教育不斷發(fā)展，財務(wù)狀況更加復(fù)雜，各種經(jīng)費(fèi)的額度逐年升高，報銷量急劇增加，尤其是開學(xué)和期末，進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報賬的人數(shù)非常多。由于人數(shù)激增，系統(tǒng)的訪問量迅速增加，往往會在高峰時導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)中斷。教師不得不選擇傳統(tǒng)報銷方式，浪費(fèi)了時間，也會讓教師對系統(tǒng)的便捷性產(chǎn)生懷疑。這就要求高校對系統(tǒng)的進(jìn)行改進(jìn)，以適應(yīng)使用者的要求。

三、改進(jìn)某高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的措施

（一）加大預(yù)約報賬系統(tǒng)的推廣力度

針對部分教師對該系統(tǒng)的便捷性等有時存在懷疑的情況，應(yīng)加大對預(yù)約報賬系統(tǒng)的推廣宣傳力度。在推廣過程中，應(yīng)充分宣傳網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的便捷性，財務(wù)部門應(yīng)該制定推廣與操作講解方案，讓教職員工詳細(xì)深入的了解系統(tǒng)的具體優(yōu)勢，并根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)的更新程度和實(shí)踐中存在的普遍性問題加以及時解決。從宣傳平臺來看，可以撰寫簡潔的系統(tǒng)優(yōu)勢說明書，發(fā)布在校園網(wǎng)絡(luò)上；也可以邀請相應(yīng)的專家或技術(shù)人員在學(xué)校進(jìn)行專題講座，讓系統(tǒng)的使用群體能夠?qū)ο到y(tǒng)帶來的便捷有更深入的了解。

（二）實(shí)現(xiàn)預(yù)約報賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)

從國外來看，微軟等一些大型公司，早已憑借自身的技術(shù)開發(fā)優(yōu)勢，以E R P系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將報賬系統(tǒng)與審批系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效連接，成功的實(shí)現(xiàn)了財務(wù)信息與審批信息的共享，讓財務(wù)工作的效率得到大幅度提升。但是，這樣的連接方式只是一些大型企業(yè)內(nèi)部的操作方式，并未實(shí)現(xiàn)對外推廣。鑒于該高校相應(yīng)系統(tǒng)也與之存在不兼容、在連接技術(shù)與成本的要求上較為嚴(yán)格的實(shí)際情況，建議根據(jù)該校經(jīng)費(fèi)申請、審批權(quán)限等方面的實(shí)際，借鑒國外經(jīng)驗(yàn)，自主開發(fā)以E R P系統(tǒng)為基礎(chǔ)的互聯(lián)程序，實(shí)現(xiàn)預(yù)約報賬系統(tǒng)和審批系統(tǒng)互聯(lián)。

（三）增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性

財務(wù)信息十分敏感，因此，在使用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)之后，財務(wù)信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)十分重要。利用技術(shù)手段保證相應(yīng)信信不遭到篡改，嚴(yán)格監(jiān)管不同使用者的使用情況，重點(diǎn)防范信息的遺失。還應(yīng)該利用此系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，建立起相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制，對高校的財務(wù)狀況進(jìn)行分析，防止財務(wù)風(fēng)險。還應(yīng)該就系統(tǒng)設(shè)定內(nèi)部管理人員進(jìn)行規(guī)范，防止內(nèi)部控制風(fēng)險造成重大損失。對于已經(jīng)落后的加密技術(shù)實(shí)施更新?lián)Q代，使用最先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，盡量讓財務(wù)信息的錄入的安全性保持在最高水準(zhǔn)。由于使用系統(tǒng)的人數(shù)會迅速增多，這就對系統(tǒng)服務(wù)器的存儲于計算能力提出了更高要求，應(yīng)該及時對服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)。

（四）對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)

高校應(yīng)該組織專門的系統(tǒng)使用培訓(xùn)，讓廣大教職員工參與其中。撰寫相應(yīng)的使用材料，發(fā)放給教職員工，然后邀請相應(yīng)的專家進(jìn)行講解，讓其詳細(xì)了解系統(tǒng)的操作程序。可以使用圖文結(jié)合的方式，讓講解過程更加直觀。對每種類型的填報單的具體使用步驟進(jìn)行講解。培訓(xùn)的重點(diǎn)是填報信息的填寫過程，讓使用者了解如何對相應(yīng)的信息進(jìn)行修改。入賬處理的各個環(huán)節(jié)也應(yīng)該重點(diǎn)進(jìn)行講解。一般情況下，會有多個業(yè)務(wù)同時出現(xiàn)的情況，要讓教職員工了解如何同時辦理多項同類型的業(yè)務(wù)。這些環(huán)節(jié)的培訓(xùn)很大程度上減輕了財務(wù)工作人員的工作量，提升了業(yè)務(wù)辦理的效率，也讓報賬流程更加規(guī)范化、合理化。

[1]武迎春.關(guān)于高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的思考[J].中國管理信息化.2013，14(17)：115-116.

[2]許志俊.高校網(wǎng)上預(yù)約報賬實(shí)踐的思考[J].會計之友.2011，21(33)：54-56.