魏曉聰
平時(shí)辦公應(yīng)用總少不了“重復(fù)”操作。Word里要重復(fù)利用同一段文字、同一個(gè)圖片、同一個(gè)表格,應(yīng)用同樣的字體、同樣的樣式;Excel里要填充同樣的內(nèi)容、批量修改、重復(fù)動(dòng)作等;PowerPoint里免不了用老板規(guī)定的、有公司風(fēng)格的、同一種格式的模板??傄揽俊皬?fù)制+粘貼”畢竟不是長(zhǎng)久之計(jì)。掌握一些“重復(fù)”的技巧,讓它們?cè)谌粘^k公中助你一臂之力。
Word中的“簡(jiǎn)單重復(fù)”
1. 應(yīng)用文檔部件庫(kù)
以如圖所示文檔中的4月份銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)表為例。將光標(biāo)移動(dòng)到表格上,單擊左上角的十字箭頭,選中整個(gè)表格,然后單擊菜單欄的“插入”,單擊“文檔部件”下拉菜單,單擊“將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫(kù)”(圖1)。
單擊“庫(kù)”對(duì)應(yīng)的下拉菜單,選擇“表格”,單擊“確定”(圖2)。再次需要插入這個(gè)表格時(shí),通過(guò)菜單欄的“插入”按鈕依次單擊“表格→快速表格”按鈕,在“常規(guī)”欄即可看到剛才插入的表格(圖3)。
同樣的方法可用于錄入同樣的大段文字。更加讓你得心應(yīng)手的是文檔部件庫(kù)的部件可以應(yīng)用的文檔位置較多,可以插入的位置有當(dāng)前文檔位置、頁(yè)眉頁(yè)腳、節(jié)的開頭末尾、文檔開頭末尾等。
如果需要更多個(gè)性化設(shè)置,文檔部件菜單下的域會(huì)帶給你更多驚喜。Office本身提供了編號(hào)、日期和時(shí)間、文檔自動(dòng)化、用戶信息等常用域類別,又可以通過(guò)下拉菜單的選擇和公式的設(shè)置來(lái)自主改變域?qū)傩?,最大程度地滿足用戶的需求。辦公中適合應(yīng)用域的例子有若干,比如希望頁(yè)碼能夠根據(jù)分欄來(lái)編碼,可以通過(guò)“域→等式與公式”實(shí)現(xiàn);若希望更好地實(shí)現(xiàn)文檔的交互功能,單擊“文檔部件→域→文檔自動(dòng)化→MacroButton”,若干的宏可以很好地滿足簡(jiǎn)單交互設(shè)計(jì)的需要。以DoFieldClick為例,在顯示文字框中輸入“請(qǐng)?jiān)诖溯斎雰?nèi)容”,單擊“確定”,就完成了一個(gè)輸入文字框的模板設(shè)計(jì),在設(shè)計(jì)問(wèn)卷開放題時(shí)就可以重復(fù)使用了。域最大的特點(diǎn)在于可以完成更新。
2. 添加并復(fù)用字體樣式
依次單擊菜單欄的開始按鈕、樣式右下角的樣式按鈕、左下角的新建樣式按鈕,按要求對(duì)相關(guān)的屬性進(jìn)行設(shè)置即可(圖4)。需要對(duì)文檔中的文字進(jìn)行格式應(yīng)用時(shí),在樣式欄即可找到此樣式,選中文字,單擊樣式即可將格式應(yīng)用到文字上(圖5)。
3. 格式刷的兩種用法
用菜單欄“開始”下的格式刷可以對(duì)字體應(yīng)用同樣的格式。若只應(yīng)用一次,在格式刷上單擊鼠標(biāo)左鍵即可;若需要連續(xù)應(yīng)用,比如設(shè)置多個(gè)同一級(jí)標(biāo)題,雙擊格式刷按鈕即可。
Excel中的“簡(jiǎn)單重復(fù)”
1. Ctrl+Enter組合鍵
這個(gè)組合鍵用于同樣內(nèi)容的快速填充。首先,選中要填充同樣內(nèi)容的單元格,輸入內(nèi)容,然后按Ctrl+Enter鍵即可填充(圖6)。
2. “重復(fù)”按鈕和命令
編輯欄里的“重復(fù)”按鈕用來(lái)重復(fù)上一步動(dòng)作。如果想在Excel中執(zhí)行同一動(dòng)作,比如重復(fù)修改字體、字形字號(hào)等,可用該按鈕。按F4鍵或者Ctrl+Y也可輕松實(shí)現(xiàn)上述功能。
3. 宏讓重復(fù)更簡(jiǎn)單
單擊“視圖→宏→錄制宏”,在彈出的對(duì)話框中設(shè)置好快捷鍵,盡量不要與常用快捷鍵重復(fù),單擊“確定”,做一遍動(dòng)作,單擊“停止錄制”,就可以用自定義的快捷鍵重復(fù)所做的操作了。錄制宏的最大優(yōu)勢(shì)是多個(gè)動(dòng)作可一次性搞定。
4. 篩選重復(fù)數(shù)據(jù)
在此列舉兩種方法:函數(shù)法和條件格式法。函數(shù)法的核心要點(diǎn)是利用好COUNTIF函數(shù)。準(zhǔn)確輸入要計(jì)數(shù)的單元格范圍和計(jì)算條件即可。條件格式法的步驟為“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則重復(fù)值”,這樣,重復(fù)的內(nèi)容就會(huì)被標(biāo)記不同的顏色。
5. 快速隨機(jī)編號(hào)
以序號(hào)在1~500范圍為例,在需要隨機(jī)生成序號(hào)的單元格中輸入“=INT(RAND()*500)”,將生成的隨機(jī)數(shù)復(fù)制并選擇性粘貼成數(shù)值即可。
PowerPoint中的“簡(jiǎn)單重復(fù)”
1. 動(dòng)畫刷
動(dòng)畫刷是一個(gè)類似于格式刷的工具。對(duì)某張幻燈片中的某一對(duì)象(比如圖片)進(jìn)行動(dòng)畫設(shè)置,選擇第一張幻燈片的圖片,動(dòng)作設(shè)置為“輪子”,效果選項(xiàng)為8輪輻圖案。雙擊格式刷,對(duì)第二張、第三張幻燈片中的圖片進(jìn)行同樣的設(shè)置(圖7)。
2. 應(yīng)用母版
在制作幻燈片時(shí)通常需要在每一頁(yè)的同一位置添加企業(yè)的Logo。如何能便捷地添加呢?答案無(wú)疑是應(yīng)用幻燈片母版。單擊“視圖→母版視圖→幻燈片母版”,在母版的左上角插入圖片,關(guān)閉母版視圖,即可看到每一張幻燈片上都添加了這張圖(圖8)。