勞曉杰

摘要：傳統(tǒng)的借助VB、VC、BASIC等語言編程以及EXCEL的函數(shù)與公式等功能進行學(xué)生信息錄入的方法具有系統(tǒng)編程復(fù)雜程度高、專業(yè)程度強的特點，在學(xué)生信息統(tǒng)計報表的設(shè)計、排版編輯、文字與圖表等方面難以實現(xiàn)預(yù)期的效果，并且其中的增減功能給修改程序帶來了不便，特別是EXCEL半自動化錄入方法的應(yīng)用需要輸入的公式十分多且繁瑣，很容易出現(xiàn)錯誤，因此具有編程簡單、方便操作、文字與編輯排版效果理想等特點的EXCEL編程應(yīng)運而生，其應(yīng)用實現(xiàn)了學(xué)生信息錄入的簡便、靈活和高效，具有很高的應(yīng)用價值。該文將對EXCEL編程在學(xué)生信息錄入系統(tǒng)當(dāng)中的革新應(yīng)用做出分析，以期為當(dāng)下學(xué)校的學(xué)生信息錄入工作帶來一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：學(xué)生信息錄入系統(tǒng)；EXCEL編程；VBA編程；設(shè)計過程

中圖分類號：G642 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）17-0006-02

作為學(xué)校教育管理信息化當(dāng)中必不可缺的重要組成部分，學(xué)生信息的錄入是學(xué)校教育管理工作中的關(guān)鍵基礎(chǔ)，能夠給學(xué)校各項學(xué)生管理工作的開展帶來極大的便利。良好的操作平臺能夠使學(xué)生信息錄入工作更加簡單方便，在促進信息錄入速度的提升的同時有利于對錄入信息的進一步處理。當(dāng)前很多學(xué)校都是借助數(shù)據(jù)庫編程來實現(xiàn)學(xué)生信息的錄入，此外還有一些學(xué)校會利用VB、VC、BASIC等語言編程以及EXCEL的函數(shù)與公式等功能來進行半自動化的學(xué)生信息統(tǒng)計與錄入，這些繁瑣復(fù)雜的系統(tǒng)編程可操作性低且實用性不強，而EXCEL編程的簡單方便、易操作等優(yōu)勢有效地彌補了這些系統(tǒng)編程的不足，因此，EXCEL編程在學(xué)生信息錄入系統(tǒng)當(dāng)中的應(yīng)用研究具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1 EXCEL編程的概述

1.1 EXCEL的功能

作為微軟辦公軟件當(dāng)中最為重要的軟件之一，EXCEL肩負(fù)著對大量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、處理及計算等工作。微軟EXCEL的誕生經(jīng)歷了VisiCalc、Louts 1-2-3等軟件的發(fā)展與演進，在教育、科研、醫(yī)療、商業(yè)等領(lǐng)域當(dāng)中受到了十分廣泛的應(yīng)用，它主要具備以下功能：1）記錄和整理數(shù)據(jù)；2）計算數(shù)據(jù)，針對普通的和復(fù)雜的數(shù)學(xué)運算分別借助簡單公式、函數(shù)來完成；3）分析數(shù)據(jù)，EXCEL的應(yīng)用能夠通過數(shù)據(jù)的分析獲取更多的信息；4）快速創(chuàng)建、制作商業(yè)圖表等；5）VBA（Visual Basic for Applications）編程功能，作為Office套件當(dāng)中的一種通用自動化編程語言，VBA編程的主要作用是對Microsoft Office應(yīng)用程序的功能做出進一步的擴充。

1.2 EXCEL的VBA編程

VBA是在簡便易用、功能強大的通用程序設(shè)計語言VB（Visual Basic）基礎(chǔ)上發(fā)展而來的一個子集，它可以被廣泛地應(yīng)用到EXCEL、WORD和ACCESS等Microsoft軟件當(dāng)中。VBA繼承了VB程序語言簡捷的特點以及借助其事件實現(xiàn)驅(qū)動的編程機制，結(jié)合了Windows應(yīng)用程序接口的函數(shù)支持以及動態(tài)鏈接庫、對象鏈接和嵌入、開放式的數(shù)據(jù)庫訪問和動態(tài)數(shù)據(jù)的交換等一系列技術(shù)，在編制Windows環(huán)境下的應(yīng)用軟件系統(tǒng)時具有很高的效率，并且可確保編制系統(tǒng)的強大功能和豐富界面。VBA在保留了VB的語言結(jié)構(gòu)、開發(fā)環(huán)境的基礎(chǔ)上做出了進一步的優(yōu)化，使得其成為了Office中各個應(yīng)用程序的專用編程，不同于VB對Windows 95、NT桌面應(yīng)用程序的直接運行，VBA項目只可由相應(yīng)的Office應(yīng)用程序調(diào)動。VBA同VB的差異性主要體現(xiàn)在：1）前者是實現(xiàn)EXCEL等已有應(yīng)用程序的自動化而后者是對用作創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用程序的設(shè)計；2）前者需寄存在已有應(yīng)用程序中而后者具備獨立的開發(fā)環(huán)境；3）前者所開發(fā)的程序?qū)ζ涓笐?yīng)用程序具有很強的依賴性，而后者所開發(fā)的為可執(zhí)行文件應(yīng)用程序，因此用戶可在不安裝VB的條件下對VB所開發(fā)的應(yīng)用程序進行運行。由此可見，VBA對Office應(yīng)用程序具有極高的依附性，它在融匯了VB各個優(yōu)點的基礎(chǔ)上通過對Office應(yīng)用程序中函數(shù)的充分運用來實現(xiàn)編程，促進了編程復(fù)雜性的減小、數(shù)據(jù)操作自動化的提高以及操作時間的縮短。

2 應(yīng)用EXCEL編程對學(xué)生信息錄入系統(tǒng)進行革新的必要性

目前的學(xué)校管理中所應(yīng)用的學(xué)生信息錄入系統(tǒng)主要有以下四種：

1）借助數(shù)據(jù)庫編程來實現(xiàn)學(xué)生信息的錄入。

2）借助復(fù)雜程度高且專業(yè)性強的VB、VC和BASIC等一系列語言編程來實現(xiàn)信息錄入，這些基于UCDOS和DOS平臺所開發(fā)的語言編程十分陳舊，在統(tǒng)計報表的設(shè)計、排版編輯、文字的修飾、圖表功能、打印、文件較多情況下的文件管理等方方面面的靈活性都極低。

3）在EXCEL中直接錄入學(xué)生信息，這一方法耗時耗力且數(shù)據(jù)很容易遭到破壞，在表格的某一行超出屏幕寬度的情況下還需對窗口進行左右移動，操作起來非常麻煩。

4）此外，還有一些學(xué)校利用EXCEL本身帶有的記錄單來完成信息的錄入，該方法在單擊記錄單中的“上一條”和“下一條”按鈕以及滾動條時僅使記錄單中的內(nèi)容出現(xiàn)相應(yīng)的改變，而光標(biāo)無法移動到數(shù)據(jù)表的指定位置上，在無法看到當(dāng)前活動的單元格位置的條件下使得整個操作過程十分的盲目。同時在輸入中對繁瑣公式的頻繁應(yīng)用很容易使得錄入出現(xiàn)錯誤，降低了信息錄入的效率與準(zhǔn)確性。

考慮到這些編程的缺陷，學(xué)生信息錄入系統(tǒng)的革新顯得尤為必要。利用EXCEL編程來革新學(xué)生信息錄入系統(tǒng)在克服了這些系統(tǒng)編程的不足的同時，還具有兩個非常突出的優(yōu)勢：一方面，僅需一個數(shù)據(jù)簿文件便能夠?qū)⑺械臄?shù)據(jù)信息、程序囊括在內(nèi)，使整個EXCEL編程具有很高的簡潔性；另一方面，EXCEL的普遍應(yīng)用使得后續(xù)的非專業(yè)人員在借助EXCEL進行數(shù)據(jù)錄入時無需對數(shù)據(jù)的格式進行轉(zhuǎn)換，并且也不需對系統(tǒng)做出轉(zhuǎn)換，操作起來十分方便；除此之外，EXCEL編程表單中每個按鈕的應(yīng)用情況同具有數(shù)據(jù)庫支持的系統(tǒng)按鈕應(yīng)用情況相當(dāng)，相比較于EXCEL當(dāng)中直接錄入信息，EXCEL編程革新下的學(xué)生信息錄入系統(tǒng)的功能更強且可靠性也更高。

3 EXCEL編程設(shè)計學(xué)生信息錄入系統(tǒng)的思路及目標(biāo)

3.1 設(shè)計的思路

首先，通過EXCEL當(dāng)中的強大的排版編輯、數(shù)據(jù)處理等作用與其內(nèi)嵌的VBA編程的功能的有機融合來實現(xiàn)兩者優(yōu)點的共同發(fā)揮；其次，充分借助EXCEL中一個數(shù)據(jù)薄能夠囊括不同數(shù)據(jù)表的優(yōu)勢來進行信息錄入，先把學(xué)生的信息存放于數(shù)據(jù)表當(dāng)中并制作一個統(tǒng)計報表空表，而后再將需要錄入的學(xué)生姓名、性別、年齡、學(xué)號等信息按一定的順序錄入到報表當(dāng)中，根據(jù)報表要求進行統(tǒng)計程序的編寫，這就使得程序在內(nèi)嵌于EXCEL中的同時確保了學(xué)生信息、系統(tǒng)界面與報表均位于同個文件當(dāng)中；最后，系統(tǒng)在錄入時可從信息數(shù)據(jù)表當(dāng)中進行數(shù)據(jù)的讀取與錄入，在錄入完成后還可以根據(jù)需要對報表做出進一步的美化與優(yōu)化。

3.2 設(shè)計的目標(biāo)

基于EXCEL編程革新下的學(xué)生信息錄入系統(tǒng)主要需完成學(xué)生姓名、性別、民族、年齡、學(xué)號、家庭地址等信息項目的錄入，實際使用時可根據(jù)具體需要做出增刪，該系統(tǒng)具有如下優(yōu)點：

1）效率更高。由于該系統(tǒng)當(dāng)中的程序更短，因此運行起來更加快速；一個年級的學(xué)生信息僅需一個文件使得文件的管理更加便捷；不需修改程序便可對不同年級的學(xué)生的各項信息做出處理；程序可自動完成一部分排版編輯工作，使得信息錄入進一步簡化。

2）靈活性強。實際操作中按照制作統(tǒng)計表空表、依照統(tǒng)計表進行程序設(shè)計、對統(tǒng)計報表做出深入優(yōu)化的流程展開，程序設(shè)計與報表優(yōu)化更為靈活；在錄入項目需要進行增加或刪除的情況下程序的修改十分容易；能夠根據(jù)錄入信息進一步展開圖表的分析等工作。

3）范圍更廣。由于EXCEL的表格編排方法被大多數(shù)人所熟知且該系統(tǒng)本身具有操作簡單的顯著優(yōu)勢，因此一些不懂編程的人員也可以根據(jù)所設(shè)計的方法、步驟來依次輸入代碼并完成學(xué)生信息的錄入；對于一些具備編程經(jīng)驗的人員而言在修改程序方面的操作更為簡便；除此之外，該編程方法也能給學(xué)生信息錄入以外的錄入、統(tǒng)計等工作的進行提供很好的借鑒作用。

4 基于EXCEL編程的學(xué)生信息錄入系統(tǒng)的設(shè)計過程

借助EXCEL的內(nèi)嵌VBA編程制作出一個與EXCEL數(shù)據(jù)記錄單類似的表單，將學(xué)生信息錄入到該表單當(dāng)中，而后由編程將錄入數(shù)據(jù)送至數(shù)據(jù)表當(dāng)中，同時也可在表單中進行“上一條”、“下一條”、“第一條”、“最后一條”以及滾動條等各種按鈕的設(shè)計，利用按鈕定位到數(shù)據(jù)表當(dāng)中的任何一項記錄來使該記錄的數(shù)據(jù)在表單中顯示，實現(xiàn)查詢、更正或清除等目的。

4.1 表頭的制作

把需要錄入的學(xué)生的姓名、民族、性別、籍貫等信息項目輸入至第3行單元格當(dāng)中。

4.2 界面及按鈕的制作

首先于EXCEL當(dāng)中新建一個數(shù)據(jù)簿并單擊其sheet1數(shù)據(jù)表當(dāng)中“工具”菜單，而后選擇“選項”這一菜單，并于其“視圖”菜單中去掉窗口選項的“網(wǎng)格”功能。于sheet1數(shù)據(jù)表的適當(dāng)位置進行錄入系統(tǒng)標(biāo)題的輸入，例如：××學(xué)校2015屆新生信息。按照需求插入commandbuttonl、commandbuttonl2、commandbuttonl3等命令按鈕，將按鈕的名稱分別改成“班級設(shè)置”、“學(xué)生信息錄入”、“數(shù)據(jù)保護”等并于右半邊輸入系統(tǒng)的相關(guān)使用說明。

4.3 使用說明的設(shè)計

首先，將“學(xué)生基本信息錄入”數(shù)據(jù)簿打開；其次，需啟用宏，在打開數(shù)據(jù)簿后出現(xiàn)“啟用宏”的情況下可直接單擊，若無，則依次單擊“工具”-“選項”-“安全性”-“宏安全性”并把宏的安全性調(diào)整到“中”級別，而后保存、退出數(shù)據(jù)簿，再次打開數(shù)據(jù)庫便可出現(xiàn)“啟用宏”按鈕；再次，在對“學(xué)生信息錄入”按鈕進行單擊后于彈出的表單中錄入相關(guān)信息即可；最后，各個學(xué)?？梢晫嶋H需要對系統(tǒng)中的項目做出增刪。

4.4 表單的設(shè)計

于sheet1數(shù)據(jù)表當(dāng)中單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇“查看代碼”菜單，在進入到EXCEL的內(nèi)嵌VBA編程的環(huán)境當(dāng)中之后依次選擇“插入”命令、“用戶窗體”命令，以生成userform1這一窗體，并于其屬性窗口中進行caption值的修改，將其名稱改成“學(xué)生信息錄入”。完成這一步驟后，在“學(xué)生信息錄入”窗體當(dāng)中利用工具窗里的工具完成文字框、標(biāo)簽、命令及選擇按鈕等的制作，借助標(biāo)簽工具制作分別對應(yīng)報名號、姓名、學(xué)號、性別等的label1、label2、label3、label4等；借助文字框工具制作用來進行學(xué)號、報名號、家庭住址、籍貫等學(xué)生信息錄入的textbox1、textbox2、textbox3、textbox4等。

4.5 代碼的設(shè)計

在EXCEL中利用其內(nèi)嵌VBA編程制作出具有以下功能的代碼：打開表格后會自動執(zhí)行進入窗體并賦予表單初始值的代碼；單擊“上一條”、“下一條”、“第一條”、“最后一條”按鈕時的執(zhí)行代碼；在單擊“追加”按鈕之后的執(zhí)行代碼；清除資料以及退出的代碼；按報名號查詢學(xué)生信息、按姓名查詢學(xué)生信息的代碼；將表單中錄入的信息快速送至指定的數(shù)據(jù)表位置中的代碼等。受篇幅限制，本文不再對這些代碼一一列舉。

5 總結(jié)

綜上所述，利用EXCEL編程革新學(xué)生信息錄入系統(tǒng)中結(jié)合了EXCEL自身的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢和VBA編程的功能，在彌補了基于VB、VC、BASIC等編程的不足的同時也突破了EXCEL半自動化手工操作的不便，實現(xiàn)了學(xué)生信息錄入工作的信息化與自動化，促進了信息錄入質(zhì)量和效率的全面提升。實踐證明該系統(tǒng)具有很強的便利性，在學(xué)生信息錄入工作中值得推廣。

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