文／蘭州交通大學檔案館　許惠瑋

探究檔案工作的現(xiàn)狀與發(fā)展

文／蘭州交通大學檔案館許惠瑋

本文從我國檔案標準化的現(xiàn)狀的闡述加以探究并對其今后的發(fā)展進行展望，讓大家對檔案工作標準化加以了解，對其在社會中的地位加以重視。

檔案工作標準化；現(xiàn)在狀況；未來發(fā)展

一、檔案工作標準化意義

檔案工作的主體部分就是檔案工作標準化。它不僅涉及到檔案工作的各個方面，而且起到了使管理更加科學化的作用。要將檔案工作的標準化與檔案工作的其他方面有效的結(jié)合，就會產(chǎn)生復數(shù)級的效果，這樣會更好的使檔案工作更好的與時俱進。從另一個角度看，要是檔案工作不與時代接軌即不標準化的話，那么與之相關的各種工作的發(fā)展都將受到限制，既使轉(zhuǎn)變向其他方向發(fā)展最終其工作也將無法開展，在無序與混亂中結(jié)束。檔案工作標準化的作用和意義最重要的體現(xiàn)就是在對檔案及其各項工作進行科學管理和有序控制上，使得各項工作可以有效的開展，從無序轉(zhuǎn)為有序。因此檔案工作的標準化是極為重要的，沒有它就沒有檔案工作的現(xiàn)代化的建設。

二、檔案工作的現(xiàn)狀

（一）推動檔案工作的現(xiàn)代化建設是呼應了時代的召喚。隨著網(wǎng)絡的普及以及信息化時代的到來，檔案工作得到了新的發(fā)展，其內(nèi)涵也得到了豐富與擴展?？傊瑱n案工作的現(xiàn)代化建設是一種社會進步的必然趨勢。

（二）檔案工作的現(xiàn)代化建設是自身事業(yè)發(fā)展內(nèi)在要求?，F(xiàn)在的工作、生活已經(jīng)離不開電子產(chǎn)品以及互聯(lián)網(wǎng)了，人們的工作生活已經(jīng)開始進入了電子時代。如今的檔案文件已經(jīng)與早前單一的紙制品不同，各種新型載體的出現(xiàn)使得檔案文件的管理難度更加大了。因此需要既科學又高效的方法來管理；提供適當?shù)沫h(huán)境，合適的技術來保管各種形式的檔案。對于出現(xiàn)的新情況和新問題，應該使用現(xiàn)代化的的知識來豐富檔案工作人員的管理方法和手段，即檔案管理的現(xiàn)代化建設。所以說檔案管理自身原因決定了其管理工作的現(xiàn)代化的建設程度。

（三）與之有關的學科的大力推廣。在信息類學科中情報、圖書和檔案是聯(lián)系較大的三門，因為這三者之間的基本理論，認識論和方法論是大體相同的。為了檔案類自身可以更好的建設，加快其現(xiàn)代化進程就需要將這三類學科進行有機結(jié)合，并且跟隨社會發(fā)展的步伐。因為檔案信息是信息資源的一個分支，所以適用于信息資源管理的相關理論也是適用于檔案信息的。因此，要將信息資源管理中與現(xiàn)代化建設相關的知識理論合理的運用到檔案的現(xiàn)代化建設工作中來。只有在不斷的學習，取長補短的過程中才能更好的發(fā)展，檔案工作才能隨著信息資源管理體系在發(fā)展中趨向于成熟而獲得更加豐富和完善的理論知識，并為其今后的發(fā)展提供有效的理論基礎。由于電子科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術的成熟，還有媒體技術被廣泛的使用都在檔案現(xiàn)代化進程在技術上給予很大的支持。檔案管理人員可以充分使用這些手段來建設檔案數(shù)據(jù)庫、設計操作界面、設置自動檢索功能以及資料數(shù)據(jù)的備份等等。通過以上技術手段，讓檔案管理的現(xiàn)代化建設不再紙上談兵。

三、檔案現(xiàn)代化建設未來的發(fā)展

檔案的現(xiàn)代化建設不是一件一蹴而就的事，它將是一段艱辛而漫長的工程，由于它的長期性導致它在不同的階段有著不同的要求和指標。在新紀元里，檔案工作的現(xiàn)代化建設發(fā)展有著以下幾個標志性的表現(xiàn)：

（一）科學化的組織管理。遵照事實的基本規(guī)律對于檔案工作進行統(tǒng)一安排和統(tǒng)籌，將所有的工作在量和質(zhì)方面得到有效的提高，這就是所謂的組織管理的科學化。

（二）標準化的檔案工作。所謂的進行標準化的檔案工作，是一項系統(tǒng)性的需要很強的邏輯統(tǒng)籌能力的工程。該工程主要是在檔案的管理工作中讓其做到簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)，從而達到降低經(jīng)費消耗、增加工作效率、收獲較高效益的目的。是為了讓檔案管理活動的效果最佳。

（三）檔案資源的信息化。隨著整個社會在信息化發(fā)展程度的加深，總之檔案工作也必須緊跟時代的步伐，因此檔案資源的信息化管理將是勢在必行的，同時這也是為了檔案工作能更好的服務社會。檔案資源信息化指的是利用先進的科學技術手段強化檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。其本身的表現(xiàn)在于數(shù)字化的檔案信息、網(wǎng)絡化的檔案資源以及信息化的相關機構(gòu)。一方面是檔案信息數(shù)字化可以分為檔檔案目錄的數(shù)字化和全文信息的數(shù)字化兩種，這是實現(xiàn)信息化的一個前提。由于其在我國檔案目錄以及全文的數(shù)字化實現(xiàn)的比較好，為今后的工作提供了有力的保證。另一方面檔案資源網(wǎng)絡化。檔案部門可以通過網(wǎng)絡進行信息采集和核對。各分部既可以將總部生成的各種數(shù)字文檔發(fā)到檔案館，又可以將即時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)直接記錄到檔案館的數(shù)據(jù)庫中，保持了信息的的實效性。檔案館也可以定期到各部門的專門文件夾中采集資料。資料的信息化在現(xiàn)代化建設中是最為重要的一環(huán)，也是關鍵性的突破點。只要在未來發(fā)展中可以將它實現(xiàn)，檔案信息化就可以實現(xiàn)了。

四、小結(jié)

針對檔案工作現(xiàn)在的發(fā)展情況，我們必須要樹立起全新的創(chuàng)造性思維和可持續(xù)發(fā)展的理念以及與時俱進的發(fā)展態(tài)度，盡快制定檔案信息管理工作的標準與體系，加速檔案信息數(shù)字化建設、完善網(wǎng)絡化的平臺服務，并且與相關方面的工作合理有效的相互協(xié)作，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化飛躍。讓我們的檔案工作在全新的時代發(fā)揮其自身的特點，使其更好的為社會服務。

[1]候昌明.多媒體技術及其在檔案數(shù)字化建設中的應用[J].檔案學通訊,2004(2).

[2]張春香,郭忠.現(xiàn)代檔案與檔案工作現(xiàn)代化[J].工程建設與設計,2002 (4).