文／廣東省東莞市第七人民醫(yī)院　葉曉韻

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用分析

文／廣東省東莞市第七人民醫(yī)院葉曉韻

伴隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展普及，信息技術(shù)在我國的發(fā)展應(yīng)用也越來越廣泛和重要。信息化管理的不斷發(fā)展普及為醫(yī)院檔案工作帶來了諸多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，由傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化管理，為醫(yī)院檔案工作帶來了質(zhì)的飛躍。本文以醫(yī)院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫(yī)院檔案信息化管理和利用的各種有利之處，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用建設(shè)實(shí)踐的有效途徑，以期更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

醫(yī)院；文書檔案；信息化管理；利用

伴隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展普及，信息技術(shù)在我國的發(fā)展應(yīng)用也越來越廣泛和重要。根據(jù)百度百科的定義：信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。本文以醫(yī)院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫(yī)院文書檔案信息化管理的各種有利之處，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的有效途徑，以期更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的意義

（一）保障信息保存?zhèn)鬟f安全及時(shí)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式下，醫(yī)院文書檔案的保存和傳遞都要極大程度地依靠人力、物力，并受時(shí)間、距離、氣候、溫度等的限制較大，一旦出現(xiàn)意外，譬如說人為丟失、火災(zāi)、化學(xué)污染等意外情況，都會(huì)導(dǎo)致許多寶貴的醫(yī)學(xué)文書檔案的丟失和損毀。而在醫(yī)院文書檔案信息化管理模式下，醫(yī)院文書檔案的保存和傳遞都演變成為電子文書檔案，其保存更方便、快捷和恒久，也可以很容易地實(shí)現(xiàn)備份、復(fù)制和傳遞、共享，不再受人力和距離制約，相比較而言，信息的傳遞是更安全和及時(shí)的。

（二）提升辦公效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式下，醫(yī)院文書檔案管理較多地依靠人力管理和手工操作，耗時(shí)較久，占用空間較多，手工操作出錯(cuò)率也較大，文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量都不是很理想。在文書檔案管理信息化模式下，醫(yī)院文書檔案管理全部依靠計(jì)算機(jī)操作，文書檔案的制作、保存、傳遞、共享都由一臺(tái)小小的計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，辦公效率得到顯著提高，出錯(cuò)率小，即使出錯(cuò)也能及時(shí)修改，工作質(zhì)量也得到提高。

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享和互補(bǔ)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補(bǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補(bǔ)，提高文書檔案資源的質(zhì)量、準(zhǔn)確度和寬泛度，提高資源的利用率。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當(dāng)前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當(dāng)前大部分管理者仍然存在著認(rèn)為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯(cuò)誤觀念，沒有深刻認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項(xiàng)工作的重要意義，進(jìn)而造成在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補(bǔ)過程中動(dòng)力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。

（二）缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進(jìn)慢，當(dāng)前在實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實(shí)和推進(jìn)也就更加吃力和緩慢，想要真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。

（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準(zhǔn)，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對較一般，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案的精細(xì)化信息化管理，在文書檔案的精準(zhǔn)分門別類、分科保存、時(shí)間軸橫縱向?qū)?、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進(jìn)步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實(shí)不到位有關(guān)。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對策建議

（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項(xiàng)管理工作的信息化程度的不斷提升，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的發(fā)展和推進(jìn)也具有其歷史必然性。醫(yī)院工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)和理解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時(shí)代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)醫(yī)院文書檔案信息化管理的各項(xiàng)工作的同時(shí)，也要學(xué)會(huì)充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫(yī)學(xué)資源，提升資源利用率，發(fā)揮資源信息化的最大作用，更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。

（二）強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)今時(shí)代，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新。當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進(jìn)步發(fā)展空間。彌補(bǔ)醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)短板，要從兩方面入手，一是要不斷強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施配置。二是要努力培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫(yī)學(xué)，又懂信息技術(shù)，還懂檔案管理的專業(yè)化人才有一定的難度，醫(yī)院及有關(guān)部門應(yīng)加大培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才的力度，以不斷提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的水平。

（三）多項(xiàng)檔案管理措施齊頭并進(jìn)，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫(yī)院文書電子檔案作為醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)信息資源，其真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性、有效性，和實(shí)際的醫(yī)療作業(yè)息息相關(guān)，因此，保障醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運(yùn)轉(zhuǎn)就顯得尤為重要。醫(yī)院及文書檔案信息化工作管理者應(yīng)當(dāng)通過采取多項(xiàng)檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機(jī)專用、專人專房保管；嚴(yán)格設(shè)定好檔案管理防御系統(tǒng)，建立安全保障體系，及時(shí)做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。

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