文／杭州市水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院　趙家勝

水利檔案的現(xiàn)代化管理

文／杭州市水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院趙家勝

水利檔案就是指各種水利建設(shè)活動(dòng)中具有保存意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的水利歷史記錄文件資料。水利檔案的現(xiàn)代化管理有利于完善各種有價(jià)值的水利資料，提高檔案的質(zhì)量，而且隨著水利事業(yè)的發(fā)展，水利的各種資料越來(lái)越豐富，實(shí)行現(xiàn)代化管理也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文就針對(duì)水利檔案的現(xiàn)代化管理提出幾點(diǎn)建議。

水利檔案；現(xiàn)代化；管理

一、引言

水利檔案產(chǎn)生于水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀(guān)測(cè)與分析、水利設(shè)備研發(fā)與制造等各種水利科技活動(dòng)之中，其來(lái)源廣泛，范圍較寬，而且類(lèi)型較多，導(dǎo)致管理工作復(fù)雜。[1]隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利檔案的管理工作將會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)水利檔案管理模式中存在的問(wèn)題日益突出，因此，在新的形勢(shì)下，如何利用現(xiàn)代化檔案管理方法加強(qiáng)水利檔案的征集、管理和利用是水利檔案管理人員的當(dāng)務(wù)之急。

二、健全水利檔案管理制度

很多水利單位由于種種因素，現(xiàn)有的水利檔案管理制度不健全，或者檔案管理制度落實(shí)方面存在問(wèn)題，嚴(yán)重影響了水利檔案管理的質(zhì)量。有些水利單位在保密管理制度方面不完善，直接影響水利檔案信息的安全。[2]因此為了提高水利檔案管理質(zhì)量，解決因制度不健全問(wèn)題造成的隱患，水利單位需要健全水利檔案管理制度。首先，加強(qiáng)水利檔案重要性的宣傳。通過(guò)會(huì)議、講座、等方式讓水利檔案管理人員以及水利其他工作人員認(rèn)識(shí)到水利檔案管理工作的重要性，以提高他們的責(zé)任意識(shí)。其次，完善檔案保密管理制度。很多水利科研成果或者水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具有保密性，特別是科研成果，還具有專(zhuān)利性，一旦保密管理失誤造成外泄，將不利于保護(hù)科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，因此在這些具有保密性資料的管理中，需要設(shè)置保密技術(shù)以防止外泄。最后，實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制。在檔案管理崗位責(zé)任制中，堅(jiān)持誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，從而增強(qiáng)的檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。

三、加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。水利檔案管理信息化建設(shè)中，主要是采用現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)操作電腦化、傳遞信息網(wǎng)絡(luò)化、收藏?cái)?shù)字化、資源共享的目標(biāo)。在檔案管理信息化建設(shè)中，要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行電子文件制作程序制作與管理檔案，在電子文件的制作中嚴(yán)格按照制作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化制作，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描時(shí)，嚴(yán)格按照各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)設(shè)定進(jìn)行規(guī)范操作；要注意電子文件處理格式要統(tǒng)一，以方便查看和減少檔案管理工作量；在選擇檔案信息化管理軟件時(shí)要根據(jù)國(guó)家檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合本單位的實(shí)際情況選擇適用性強(qiáng)、方便操作、合理的管理軟件；同時(shí)，還要注意加強(qiáng)電子檔案的安全保密工作。

四、加強(qiáng)原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理

很多水利單位歸檔的水利檔案材料不完整，有些缺乏關(guān)鍵性的技術(shù)材料，有些科技檔案只保存了某一個(gè)階段的材料，其他階段的重要材料缺失，有些檔案的材料是復(fù)印件，不是原始的資料，這些因素導(dǎo)致水利檔案的質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了水利檔案的價(jià)值。針對(duì)這些問(wèn)題，水利單位要加強(qiáng)原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理。在對(duì)原始資料的收集工作中，可以靈活的采用各種科學(xué)的收集方法。例如，分階段收集、強(qiáng)制性收集、綜合運(yùn)用追蹤收集等。通過(guò)靈活運(yùn)用這些收集方法以保證水利檔案各項(xiàng)資料的完整性。同時(shí)在對(duì)那些關(guān)鍵性的資料進(jìn)行歸檔的工作中，要進(jìn)行分類(lèi)和編序歸檔，以方便查閱。在歸檔工作中，盡量保證歸檔的資料屬于原件，只有當(dāng)收集不到原件的前提下，才考慮使用復(fù)印件，當(dāng)原始資料成功收集后，應(yīng)立即更換復(fù)印件，從而保證檔案資料的原始性與質(zhì)量。

五、優(yōu)化水利檔案管理環(huán)境

水利檔案管理環(huán)境在水利檔案管理工作有效實(shí)施中具有重要意義，而且目前受經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件等因素的影響，水利檔案管理環(huán)境差，很多水利單位檔案儲(chǔ)存室環(huán)境不達(dá)標(biāo)，有些地方性的水利單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)檔案室。這些都給檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便，以及給檔案的安全性造成了隱患。因此水利單位必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況采取必要的措施優(yōu)化水利檔案管理環(huán)境。以保證水利檔案管理工作有效進(jìn)行。一是要，改善硬件設(shè)施。沒(méi)有專(zhuān)用檔案儲(chǔ)存室的建立專(zhuān)用檔案儲(chǔ)存室，同時(shí)還需要配備必要的設(shè)施，如滅火器、吸塵器、除濕機(jī)等。二是要，完善檔案管理信息化硬件的配置。需要配置專(zhuān)用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電子檔案防磁柜等信息化檔案管理硬件設(shè)施。從而既能夠保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，又可以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量與檔案的安全性。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，水利檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先水利單位需要明確本單位水利檔案管理中的不足之處，然后根據(jù)不足之處有針對(duì)性的提出解決措施，健全不完善的檔案管理制度，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理以提高檔案的質(zhì)量與價(jià)值，優(yōu)化檔案管理環(huán)境以提高檔案管理工作的有效性。

[1]林愉.水利檔案現(xiàn)代化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(6):39-40.

[2]趙綺蘭.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013(32):260.