徐振波

天津市黃河醫(yī)院

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。在當前信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理部門引進了較多信息化技術(shù)，這提高了檔案管理的水平，實現(xiàn)了檔案管理的信息化發(fā)展，有利于提高檔案管理的效率，還可以提高檔案資料的利用率。本文對醫(yī)院檔案管理信息化的含義進行了介紹，還對檔案管理信息化的發(fā)展趨勢進行了探討，希望對相關(guān)工作人員提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；含義；發(fā)展趨勢

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。社會在不斷的發(fā)展，科技也在不斷的進步，為了提高檔案管理的水平，檔案的管理人員引進了先進的管理理念，而且應(yīng)用了較多的信息化技術(shù)，這有效提高了檔案管理的質(zhì)量，提高了檔案管理人員的工作效率，而且降低了檔案管理存在的安全隱患，所以，醫(yī)院檔案管理信息化是檔案不斷發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案管理信息化的含義

在醫(yī)院檔案管理工作中引進信息化的管理理念，可以大大提高檔案人員的工作效率。

檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，其涉及的內(nèi)容比較多，檔案館員需要做好檔案的收集與整理工作的同時，還要提高檔案資料的利用率，這樣才能充分發(fā)揮出檔案管理的效用價值。檔案管理信息化，其主要是指在檔案管理工作中合理應(yīng)用信息化技術(shù)，針對檔案管理信息化中存在的問題，找到應(yīng)對的措施。檔案管理信息化，還需要應(yīng)用較多的設(shè)備，才可以保證檔案保管的安全性。檔案館員要利用計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，對檔案資料進行高效的收集與整理。

檔案信息化管理可以節(jié)省管理檔案的人力資源，利用先進的信息化技術(shù)，可以保證工作的效率，還可以保證檔案保存的安全性，在當前社會形式下，檔案管員需要加強學(xué)習(xí)，要學(xué)習(xí)先進的信息化技術(shù)，還要利用網(wǎng)絡(luò)加強信息的傳遞與交流，做好檔案信息化管理工作有著多種意義。首先，其可以實現(xiàn)文檔一體化的管理形式，可以促進檔案管理的信息化建設(shè)，其有利于提高檔案管員的綜合素質(zhì)，可以加強對電子文件的利用。將電子文檔取代紙質(zhì)文件后，可以保證檔案保存的時間，可以避免檔案出現(xiàn)破損等問題，延長了檔案的使用時間。其次，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

二、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。因此，檔案信息化管理應(yīng)遵循以下原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)室藏檔案信息化，一方面可以將室藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī)。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

三、檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

1、趨勢分析

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

信息化條件下，檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進行的業(yè)務(wù)活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動，都體現(xiàn)出強烈的信息化特點。

2、檔案信息化將促進檔案工作標準規(guī)范體系的完善

信息化建設(shè)是一項涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標準規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標準規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內(nèi)容之一。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化技術(shù)建設(shè)的過程中結(jié)合當前社會技術(shù)發(fā)展措施進行綜合處理與應(yīng)用是當前檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，更是提高其管理中的主要方式。

3、檔案管理信息化需要建立健全維護的法規(guī)

應(yīng)用信息化的檔案管理理念，需要建立健全的維護電子檔案安全的法規(guī)，要避免檔案的信息被篡改，還要保證電子檔案的完整性，要對管理制度進行完善。建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

4、制定科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

四、結(jié)語

在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般都沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。應(yīng)用信息化技術(shù)，可以保證檔案管理的效率。但在檔案信息化管理中，如何能保證檔案保存與數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，一定程度上避免出現(xiàn)檔案丟失或者重要的信息被竊取等問題的發(fā)生，各醫(yī)院就要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。確保檔案管理的質(zhì)量。

本文對醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)進行了探討，希望能對醫(yī)院檔案的管理人員提供一定幫助，促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展。

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