趙銳前

隨著現(xiàn)代化建設(shè)步伐的迅速邁進和計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化已成為辦公領(lǐng)域中的必然趨勢并在許多地區(qū)和部門得以實施，這也給檔案管理的信息化、電子化帶來了新機遇。加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

1.為什么要實現(xiàn)檔案信息電子化

1.1檔案信息電子化是社會發(fā)展的必然選擇

檔案信息電子化不是一種孤立的現(xiàn)象，它是社會主義現(xiàn)代化逐步實現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進步，是通過培養(yǎng)人，最終為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案信息電子化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。要實現(xiàn)黨和政府提出的實現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，實施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案信息電子化與我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。

1.2檔案信息電子化是自身發(fā)展的必然趨勢

隨著我國經(jīng)濟快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，辦公自動化、無紙化的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。在為信息檢索者提供信息的時候，檔案工作者可以利用計算機對檔案信息進行“去粗取精，去偽存真”，使得機讀形式的檔案信息更具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，才能更好的發(fā)揮檔案信息的作用。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

2.檔案信息電子化的優(yōu)勢

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。它相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有以下四個優(yōu)點：

（1）電子檔案信息可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

（2）利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)這個生產(chǎn)力，使檔案信息通過電子網(wǎng)絡(luò)傳遞實現(xiàn)信息資源共享。使電子檔案信息的利用不再受時間和距離的影響。

（3）保存電子檔案信息所需要的空間比紙質(zhì)檔案小，可以節(jié)省空間。

（4）適應(yīng)了黨案管理改革的需要，可以調(diào)動人的積極因素，提高工作效率和管理水平，使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

除此之外實現(xiàn)檔案信息電子化還具有可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

3.目前檔案信息電子化面臨的問題

雖然實現(xiàn)檔案信息電子化是大勢所趨，但目前還面臨著一些急需解決的問題：

（1）沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，這制約了檔案信息電子化的進程。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（3）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（4）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。在引進現(xiàn)代化設(shè)備的同時也要管理人員素質(zhì)的提高，才能真正實現(xiàn)檔案信息電子化。

4.檔案信息電子化建設(shè)的幾點建議

要提高檔案工作的整體水平，必須建立一個以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案檔案信息電子化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點的完整系統(tǒng)，檔案信息電子化建設(shè)是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜工程。下面就推進檔案信息電子化建設(shè)談幾點粗淺看法：

4.1實現(xiàn)電子化首先要做好電子文件的收集歸檔工作

做好電子文件的收集歸檔工作，是實現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)的重要前提和步驟。要做好電子文件的歸檔管理工作，首先要對應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件進行全面、系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進行收集歸檔，然后還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施以保證歸檔文件的真實、完整和有效。如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真。做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為電子化建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動。

4.2推進電子化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息電子化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是電子化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息電子化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

4.3要充分重視、重點抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息電子化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫建立起來，將使電子化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4.4電子化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息電子化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

4.5推進電子化的同時還要注意檔案信息的安全

保證檔案信息的安全也是檔案工作的一項重要內(nèi)容，所以要求系統(tǒng)在設(shè)計之初就應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬備份管理策略。同時要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面加強安全管理，保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實性、穩(wěn)定性。

4.6推進檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才

人的因素在社會發(fā)展過程中一直占據(jù)主導(dǎo)地位，在實現(xiàn)檔案信息電子化的過程中也不例外，先進的設(shè)備也需要具備相應(yīng)技術(shù)力量的人來操作，推動檔案信息電子化的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響電子化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計算機技術(shù)，又要懂得進一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。 [科]