周為婧

【摘 要】在高等院校的教學(xué)管理隊伍中，最為基層，同時工作也最為細(xì)碎的教學(xué)管理人員，莫過于高校教學(xué)秘書了。高校教學(xué)秘書是教學(xué)鏈中不可或缺的一環(huán)，是高校管理層和學(xué)生之間聯(lián)系的紐帶。它的工作內(nèi)容繁雜，責(zé)任重大，要求任職者具備高度的細(xì)心、耐心和愛心。有條不紊、井然有序、高效的教學(xué)秘書工作是整個高校的教學(xué)秩序得以良好持續(xù)的保障。本人在長期的管理實(shí)踐中，分析了教學(xué)秘書一職的重要性，同時指出了高校秘書工作中存在的問題以及高校秘書應(yīng)該具備的意識，并從實(shí)踐的角度出發(fā)，提出幾點(diǎn)推進(jìn)高校秘書工作順利開展的建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】高校 ? ?教學(xué)秘書 ? ?問題 ? ? 意識 ? ? 建議

高校教學(xué)秘書是指在高等院校中協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)來處理院系中各類教學(xué)管理事務(wù)的工作人員。高校的教學(xué)工作是所有工作的核心和中心，強(qiáng)有力地保障教學(xué)工作的順利開展就是教學(xué)秘書的首要任務(wù)。所以教學(xué)秘書在高校的日常教學(xué)管理中起到了不可或缺的作用，是維系高校教學(xué)和管理正常進(jìn)行的重要保證。

一、高校教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中的作用

1.組織協(xié)調(diào)作用。在高校的教學(xué)活動中，負(fù)責(zé)落實(shí)院系的規(guī)定以及組織協(xié)調(diào)管理工作的是教學(xué)秘書，維系教學(xué)職能部門與院系師生之間關(guān)系的是教學(xué)秘書，溝通院系之間的信息、進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌的是教學(xué)秘書，由此可見，教學(xué)秘書的一項重要作用就是組織協(xié)調(diào)各部門、各院系之間的工作安排。教學(xué)職能部門根據(jù)實(shí)際的情況下達(dá)了有關(guān)教學(xué)工作的事務(wù)和教學(xué)信息，由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，向院系領(lǐng)導(dǎo)和院系師生進(jìn)行傳達(dá)和告知，同時教學(xué)的進(jìn)行情況、師生的反饋等也由教學(xué)秘書來反映給教學(xué)職能部門，以便于教學(xué)職能部門了解情況，根據(jù)實(shí)際來調(diào)整政策。

2.參謀助手作用。教學(xué)秘書對于基層的教學(xué)工作負(fù)有直接的責(zé)任，基本上高校的教學(xué)管理事務(wù)性工作都落在了教學(xué)秘書的肩膀上。而教學(xué)秘書的日常工作主要是與教學(xué)管理有關(guān)，因為工作的原因，他們更經(jīng)常接觸到各種教學(xué)信息，所以他們能夠?qū)虒W(xué)的日常情況進(jìn)行隨時隨地的調(diào)查研究，對于已經(jīng)出現(xiàn)或還未出現(xiàn)的新問題或者苗頭，給予靈活處理。在掌握大量一手資料的基礎(chǔ)上，他們能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮參謀助手的作用，能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的、全面、真實(shí)、客觀的情況資料，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供依據(jù)。

3.服務(wù)保障作用。教學(xué)秘書的重要工作內(nèi)容之一就是保證高校的日常教學(xué)工作順利開展，實(shí)現(xiàn)教學(xué)任務(wù)順利完成。所以在具體的工作實(shí)踐中，教學(xué)秘書要秉承“勤勤懇懇、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生”的理念，及時同教學(xué)職能部門、師生相聯(lián)系，發(fā)揮其服務(wù)保障的作用，將服務(wù)理念貫穿于全部工作之中，為高校的日常教學(xué)活動和管理活動保駕護(hù)航。

4.監(jiān)督管理作用。高校的教學(xué)工作能否得以順利開展、正常運(yùn)行，其中的一個關(guān)鍵就在于教學(xué)秘書工作能否真正落到實(shí)處。從管理的角度來看，教學(xué)秘書的職責(zé)就在于協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)來監(jiān)督院系的教學(xué)工作是否正常運(yùn)行。通過多種方式，來監(jiān)督教學(xué)流程，管理教學(xué)問題，切實(shí)保障教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量。

二、高校教學(xué)秘書工作存在的問題

1.重視程度不夠，工作隊伍不穩(wěn)定。教學(xué)秘書作為高校中基層的管理工作人員，得不到高校的重視。一些高校中甚至存在著“輕視教學(xué)秘書工作崗位”“不能正確認(rèn)識教學(xué)秘書的重要性”“看不起教學(xué)秘書工作人員”等現(xiàn)象，在干部考核、職稱評定、績效考核、利益分配等方面凸顯不出教學(xué)秘書應(yīng)有的優(yōu)勢，這些情況都嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性，影響了教學(xué)秘書工作隊伍的穩(wěn)定性。而且教學(xué)秘書還常常承擔(dān)很多學(xué)校布置的繁重的、與教學(xué)工作密切相關(guān)的任務(wù)，在不被尊重和重視的環(huán)境中長期工作，他們看不到工作的前景，所以為了尋求出路，一部分教學(xué)秘書通過提升學(xué)歷來改變自己的處境。

2.工作任務(wù)繁重，培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會比較少。教學(xué)秘書工作的涉及范圍比較廣泛，除了要處理職責(zé)范圍之內(nèi)的事情之外，還需要處理各種教學(xué)突發(fā)情況、學(xué)生的不良思想動向等，工作內(nèi)容比較繁重。同時，教學(xué)秘書的責(zé)任重大、壓力重大，職責(zé)權(quán)限不明確等造成秘書工作具有一定的被動性。他們需要隨時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，將教學(xué)情況、師生動向反映給上級，同時還需要將教學(xué)職能部門的工作指令傳達(dá)給師生，并被要求時時待命，以應(yīng)付、協(xié)調(diào)、處理各種突發(fā)情況。但是高校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)秘書的工作并沒有給予足夠的重視，認(rèn)為教學(xué)秘書僅僅是“上傳下達(dá)”，工作沒有什么技術(shù)含量，所以在各種進(jìn)修培訓(xùn)中，很少能夠看到與教學(xué)秘書工作相關(guān)的。這導(dǎo)致教學(xué)秘書工作人員視野狹窄、知識匱乏，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的教學(xué)管理活動，從而阻礙了其工作能力和素質(zhì)的提高。

3.學(xué)歷層次不高，創(chuàng)新能力薄弱。目前，各高校的教學(xué)秘書基本上都是本科學(xué)歷，學(xué)歷層次比較低。雖然也有碩士從事教學(xué)秘書工作，但是其學(xué)歷也大多是通過“在職學(xué)習(xí)”等方式獲得，在知識素養(yǎng)和儲備方面難以跟同等學(xué)歷的碩士相比，其專業(yè)也大多與教育教學(xué)無關(guān)，所以很難適應(yīng)教學(xué)秘書的管理工作。同時，教學(xué)秘書在實(shí)際的工作中，缺乏創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，他們已經(jīng)習(xí)慣于按照領(lǐng)導(dǎo)的指令和教學(xué)部門的部署來安排工作，工作研究深入不到底層去，工作載體比較狹窄，不夠?qū)挿?，工作方式比較僵硬，工作方法比較陳舊，長期不能夠突破已有的教學(xué)管理知識和理念，一直照章辦事，缺乏創(chuàng)新意識。

三、教學(xué)秘書在日常工作中應(yīng)當(dāng)具備的四種意識

1.學(xué)習(xí)意識。學(xué)習(xí)使人進(jìn)步，高校教學(xué)秘書只有不間斷地學(xué)習(xí)，保持主動學(xué)習(xí)的積極性和意識，形成積極向?qū)W的習(xí)慣和品質(zhì)，才能夠不斷提高自身的綜合素質(zhì)，進(jìn)而更加適應(yīng)教學(xué)秘書的崗位工作。教學(xué)秘書絕不是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲筒”、學(xué)生的“反射鏡”，他在做好基本工作的前提下，還應(yīng)該成為一個專業(yè)的復(fù)合型人才，這就要求其不僅僅要在自己的專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)有所建樹，還要學(xué)習(xí)教育管理、計算機(jī)技術(shù)、教育心理輔導(dǎo)等相關(guān)的知識。同時，教學(xué)秘書還應(yīng)該重點(diǎn)培養(yǎng)自己的調(diào)查研究和綜合分析能力，通過參加培訓(xùn)研討活動、閱覽報紙雜志、借鑒優(yōu)秀前人的做法等形式，彌補(bǔ)自己的不足，提高自己的工作能力。

2.責(zé)任意識。教學(xué)秘書工作的一項重要內(nèi)容就是要保持與教師、與學(xué)生的密切聯(lián)系，因為教學(xué)秘書的很多工作都涉及教師和學(xué)生的實(shí)際利益，關(guān)系到教學(xué)工作能夠順利開展，不能夠有一絲一毫的疏忽大意。所以，教學(xué)秘書就要具備根深蒂固的責(zé)任意識，對待工作認(rèn)真嚴(yán)肅、一絲不茍，真正地愛上自己的工作，保證干一行，愛一行，把自己工作范圍內(nèi)的事情做到盡善盡美。

3.服務(wù)意識。雖然教學(xué)秘書從事的工作內(nèi)容比較繁雜，工作范圍涉及面較廣，但是用一句話來概括，就是教學(xué)行政管理，也就是教學(xué)管理。這一工作主要是針對教學(xué)過程中出現(xiàn)的各種情況進(jìn)行管理，以維持正常教學(xué)秩序的進(jìn)行，保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。教學(xué)秘書在院系領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)職能部門與師生之間起著橋梁和紐帶的作用，主要負(fù)責(zé)雙方之間的溝通協(xié)調(diào)，所以其工作帶有濃厚的服務(wù)性質(zhì)。所以教學(xué)秘書要以服務(wù)為各項工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對于服務(wù)的內(nèi)涵和理念要有充分的理解，在實(shí)際工作過程中，真正樹立為學(xué)校、為師生服務(wù)的理念，奉獻(xiàn)出自己全部的熱情和精力。

4.質(zhì)量意識。隨著教育改革的不斷深化、教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教育質(zhì)量已經(jīng)成為我國各大高校越來越看重的指標(biāo)，提高教育教學(xué)質(zhì)量已經(jīng)成為各高校進(jìn)行轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵點(diǎn)，它關(guān)系著學(xué)校的聲譽(yù)和形象，是培養(yǎng)社會合格人才的重要保證。所以，教學(xué)秘書在日常工作中，要樹立嚴(yán)肅的執(zhí)法者形象，按照學(xué)校的各項管理規(guī)定，執(zhí)行高校的管理措施，落實(shí)高校的各項管理法規(guī)。

四、對于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)建議

1.提高對整個教學(xué)秘書隊伍的重視。在高校的管理體系中，應(yīng)該提升高校教學(xué)秘書在整個管理體系中的重要性和地位，并在制度設(shè)計、激勵政策、職稱評定等方面給予教學(xué)秘書一定程度的優(yōu)先權(quán)，只有這樣，高校管理體系才能夠通過長效、合理的評價激勵體系來激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性和熱情，增強(qiáng)教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性。在學(xué)校的年終考核或者年度評優(yōu)評先中，高校應(yīng)該充分重視高校秘書的工作，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的個人，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵和精神鼓勵，充分肯定其對于學(xué)校的付出，增強(qiáng)其工作的動力。在職稱評定方面，也不應(yīng)該將教學(xué)秘書排除在外，應(yīng)該允許其申報相應(yīng)的職稱序列，只要教學(xué)秘書的工作條件達(dá)到了所要求的條件，就應(yīng)該給予其相應(yīng)的職稱。在教學(xué)方面，不應(yīng)該僅僅將教學(xué)秘書只看作管理服務(wù)人員，還應(yīng)該充分發(fā)揮其在專業(yè)領(lǐng)域的特長，給予其一定的教學(xué)任務(wù)等等。

2.加大教學(xué)秘書隊伍的培訓(xùn)力度。在教學(xué)秘書的培訓(xùn)方面，高校應(yīng)該根據(jù)本校的工作安排，通過形式多樣的培訓(xùn)項目來系統(tǒng)地提升教學(xué)秘書的工作能力，拓寬教學(xué)秘書的工作思路等。例如，定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，進(jìn)行教學(xué)秘書的計算機(jī)操作管理的培訓(xùn)，通過遠(yuǎn)程視頻培養(yǎng)教學(xué)秘書的工作意識，通過在職深造提升教學(xué)秘書的專業(yè)水平，等等。同時，高校應(yīng)該創(chuàng)造條件鼓勵教學(xué)秘書“走出去”，到其他的院校走一走、看一看、學(xué)一學(xué)，提升其專業(yè)素質(zhì)和崗位能力。在“走出去”的過程中，教學(xué)秘書應(yīng)學(xué)習(xí)借鑒其他院校的先進(jìn)管理經(jīng)驗和管理理念，全面提高工作能力。

3.改進(jìn)教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)。從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，教學(xué)秘書應(yīng)該被納入高校的教學(xué)培養(yǎng)計劃之中，不僅僅如此，還應(yīng)該將對教學(xué)秘書的專業(yè)培養(yǎng)列為學(xué)校的重點(diǎn)培養(yǎng)工程，本著“完善結(jié)構(gòu)、改善隊伍”的宗旨，對于教學(xué)秘書進(jìn)行科學(xué)培養(yǎng)。在教學(xué)秘書的選拔上，要實(shí)現(xiàn)公平公正，通過競聘等形式，將真正適合教學(xué)秘書工作崗位的、具有專業(yè)知識和素養(yǎng)的人選拔到工作崗位上來。在教學(xué)秘書的培養(yǎng)方面，在充分發(fā)揮政策的調(diào)動作用的前提下，真正發(fā)揮教學(xué)秘書對于工作崗位的奉獻(xiàn)精神，真正建設(shè)一支具有犧牲精神、樂于奉獻(xiàn)、高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍。

4.提高教學(xué)秘書隊伍的創(chuàng)新精神。應(yīng)該說，在高校的管理人員中，當(dāng)屬教學(xué)秘書最具創(chuàng)新精神，因為他們每天的工作都要與教師和學(xué)生打交道，在切切實(shí)實(shí)的工作中，很容易發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新點(diǎn)。所以，高校應(yīng)該充分看到高校教學(xué)秘書的這一工作優(yōu)勢，提高教學(xué)秘書的創(chuàng)新精神，培養(yǎng)教學(xué)秘書的創(chuàng)新意識。高校應(yīng)該通過各種政策來激勵其在工作崗位上的突破和創(chuàng)新。在完成日常工作的前提下，教學(xué)秘書也應(yīng)該積極主動地思考，在總結(jié)工作經(jīng)驗的前提下，有意識地對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行系統(tǒng)性的整理和總結(jié)，并在工作中不斷地加以科學(xué)研判和初期處置，增強(qiáng)自己獨(dú)立工作和創(chuàng)新工作的能力。同時，為了提高工作效率，教學(xué)秘書在教學(xué)信息傳遞、無紙化辦公、教學(xué)文件的管理方面，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代的手段和技術(shù)，進(jìn)行積極地創(chuàng)新，以提高工作效率。

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