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重視檔案管理促進(jìn)學(xué)校均衡發(fā)展

文/江蘇省蘇州高新區(qū)實(shí)驗(yàn)小學(xué)校崔小兵

【摘要】本文論述了學(xué)校加強(qiáng)檔案管理工作的相關(guān)問題，提出只有重視檔案管理，才能促進(jìn)學(xué)校均衡發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；促進(jìn)發(fā)展

學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校在黨政管理、學(xué)校發(fā)展、教學(xué)科研、學(xué)生學(xué)習(xí)和其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，都可以從檔案中反映出來。因此，要重視檔案管理，促進(jìn)學(xué)校均衡發(fā)展。

一、健全組織，完善檔案管理工作體系

檔案工作首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的重要議事日程。要建立健全管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、主管領(lǐng)導(dǎo)為副組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從組織上保證檔案工作的順利開展。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。檔案管理員要經(jīng)常與負(fù)責(zé)文書、教學(xué)、教師、學(xué)籍等各塊材料的人員溝通，督促各科室文字材料的收集、上交，保證文件材料的來源真實(shí)全面。只有材料齊全，才能為下一步高質(zhì)量的立卷歸檔打下基礎(chǔ)。

二、專人管理，強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)

業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的管理人員可以極大地提高學(xué)校檔案的管理效率及利用率。而要將檔案管理工作做到位，不僅要求管理人員具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德，而精深的業(yè)務(wù)素養(yǎng)同樣重要。因而在要求管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)其上崗后的專業(yè)知識(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)，另外對(duì)于現(xiàn)代通用的現(xiàn)代化管理技術(shù)，方法也要隨之跟上，這樣就能讓檔案工作跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)代自然和諧地接軌，從而全方面地提高學(xué)校檔案的管理水平。

三、全民參與，增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。第一，加大《檔案法》宣傳力度，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識(shí)競賽來提高全體教師的檔案意識(shí)。第二，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集制度、保管制度、立卷歸檔制度，借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出（室）及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

四、硬件支持，保證檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理的硬件設(shè)備是檔案管理工作的基礎(chǔ)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要保證檔案不會(huì)受潮，不會(huì)過渡暴露在強(qiáng)光下，不會(huì)受到過高溫度的侵襲，不會(huì)受到蟲類的侵蝕等等。此外，將檔案分門別類地進(jìn)行整理，歸類歸檔的綜合檔案室也必不可少。通過完善這些檔案管理的硬件設(shè)備和設(shè)施，可以使得保存的檔案得到最為妥善的保管，為今后的利用提高可靠的保障。

五、資源利用，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著信息時(shí)代的來臨，所有的領(lǐng)域現(xiàn)代化、信息化勢(shì)頭不可阻擋。檔案管理工作也越來越離不開現(xiàn)代化的高科技手段，要將原來手工管理的原始方法一躍成為無紙化的現(xiàn)代化管理方法，就必須得實(shí)行檔案管理電子化。在紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后，所生成的電子文檔就能非常便捷地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，便于他們對(duì)其進(jìn)行合理的分析了解，讓他們能夠比較直觀地了解到檔案信息的實(shí)用價(jià)值，加深他們對(duì)檔案的了解，從而加大對(duì)檔案管理的支持力度。另外，電子檔案對(duì)于其他使用者而言，其方便程度也將遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使用者還能比較方便地通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)于他們所需要的檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)用。這樣的改進(jìn)可以極大的盤活原有的檔案資源，使得檔案管理工作得到越來越多的人的了解和支持。

六、與時(shí)俱進(jìn)，努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合

學(xué)校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力、獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。

七、總結(jié)

總而言之，檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作中的重中之重，是學(xué)校管理工作中不可分割的一部分，這就要求所有檔案管理工作人員在做好本職工作中的收集、整理、分類歸檔的前提下，還要做好將整理好的檔案資料實(shí)現(xiàn)其資源化，以方便提供給使用者相對(duì)快捷的服務(wù)。而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須將當(dāng)前的檔案管理工作以現(xiàn)代化的手段實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、管理方法高效化、檔案程序正規(guī)化，同時(shí)確立出完善的檔案管理機(jī)制，將檔案的利用價(jià)值充分地發(fā)揮出來，從而達(dá)到推進(jìn)學(xué)校教學(xué)事業(yè)向前發(fā)展的目的。