鄭夕云

居民保業(yè)務(wù)檔案整理過敏危害及防護(hù)

鄭夕云

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指具體經(jīng)辦工作匯總直接形成并與經(jīng)辦業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案，是今后計(jì)發(fā)個(gè)人養(yǎng)老金的重要憑據(jù)。隨著居民保事業(yè)的蓬勃發(fā)展，參保人數(shù)多，檔案資料數(shù)量相當(dāng)龐大，檔案管理員在長(zhǎng)期整理檔案的過程中出現(xiàn)了不同程度的過敏現(xiàn)象，危害其身心健康。如何正確認(rèn)識(shí)居民保檔案整理過程中的過敏危害并做好防護(hù)措施，這是檔案管理員一個(gè)不容忽視的問題。

一、居民保業(yè)務(wù)檔案整理中的過敏現(xiàn)象及原因

周寧縣自2011年啟動(dòng)新農(nóng)保至今，城鄉(xiāng)居民已參保人數(shù)7.5萬人，形成大量的業(yè)務(wù)檔案材料，而縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)9人中，無專職檔案人員，僅有2名兼職人員從事檔案工作。截至2015年5月底，已整理完成業(yè)務(wù)檔案并排列上架1262卷，在這4年的整理過程中，2名檔案管理員均出現(xiàn)不同程度的皮膚過敏現(xiàn)象，如臉上出現(xiàn)紅疹子、瘙癢、皮炎；還出現(xiàn)呼吸系統(tǒng)方面的疾病，如咳嗽、打噴嚏、眼睛癢等癥狀。引發(fā)這些過敏的原因主要有以下幾個(gè)方面：

1.居民保業(yè)務(wù)檔案量大，檔案管理人員力量不足。僅2011年至2013年的業(yè)務(wù)檔案就有1180卷，而且2014年至今仍有新的業(yè)務(wù)檔案不斷形成，需要整理，但周寧縣居民保中心沒有專職的檔案工作人員，僅靠2名兼職人員從事檔案工作，工作量大，需長(zhǎng)時(shí)間接觸檔案材料，且發(fā)生過敏后仍需長(zhǎng)期伏案工作。

2.居民保業(yè)務(wù)檔案形成的環(huán)節(jié)較多，耗時(shí)長(zhǎng)、易霉變。居民保業(yè)務(wù)檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾——村（居）委會(huì)——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）勞動(dòng)保障事務(wù)所——縣居民保中心，這個(gè)過程正常周期為一個(gè)月，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)拖到2個(gè)月甚至更久。目前我縣9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中均沒有配備專職從事居民保檔案的工作人員，有的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村用廢舊紙箱存放檔案，或直接將居民保業(yè)務(wù)檔案放在桌上或地上，我縣春季又是多雨季節(jié)，天氣潮濕，紙質(zhì)檔案材料不按規(guī)定存放，極易出現(xiàn)霉變現(xiàn)象。

3.檔案庫(kù)房空氣中的有害物質(zhì)引發(fā)過敏。檔案庫(kù)房屬于相對(duì)密封的環(huán)境，空氣不流通，而進(jìn)入檔案室的個(gè)別業(yè)務(wù)檔案有可能已經(jīng)攜帶真菌，在適合的條件下，真菌就會(huì)繁殖，造成檔案庫(kù)房空氣中存在有害物質(zhì)。這些有害物質(zhì)不僅對(duì)居民保檔案本身造成危害，也會(huì)對(duì)檔案工作者造成危害。這些空氣的中的有害物質(zhì)附著在人的皮膚表面，當(dāng)人的抵抗力下降或條件合適的時(shí)候，就會(huì)產(chǎn)生過敏現(xiàn)象。

二、整理居民保檔案的防過敏措施

1.提高認(rèn)識(shí)是做好居民保檔案工作的前提

居民保檔案工作是推廣國(guó)家社會(huì)保障制度，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此要充分提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。2013年至今周寧縣政府已經(jīng)連續(xù)3年與鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂《居民保工作責(zé)任書》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)重視檔案工作，并在次年的6月份前收集整理完成上年度居民保檔案工作?？h居民保中心也先后派出2名工作人員參加寧德市檔案人員持證上崗培訓(xùn)，并指派一名工作人員專職從事檔案工作，另一名人員協(xié)助整理。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，在人力、物力、財(cái)力上予以保障，這是做好居民保檔案工作的前提。

2.完善居民保業(yè)務(wù)檔案收集機(jī)制是有效預(yù)防過敏的基礎(chǔ)

2011年新農(nóng)保啟動(dòng)以來，我縣居民保中心組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員參加檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)20余次。2013年周寧縣居民保中心明確檔案收集的規(guī)范，要求村級(jí)每月10號(hào)前上交業(yè)務(wù)檔案材料至鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障事務(wù)所，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)審核檔案材料完整性后在每月20號(hào)前將檔案材料上交縣居民保中心，縣一級(jí)及時(shí)將材料整理歸檔。若發(fā)現(xiàn)潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務(wù)材料，立即退還給鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員整改，直至達(dá)到保存要求?？h居民保中心檔案人員還經(jīng)常深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，面對(duì)面、手把手的具體指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員收集整理檔案材料，為他們送去防霉驅(qū)殺蟲藥劑，督促他們及時(shí)整理檔案材料并放入鐵皮柜中。因此加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立村——鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）——縣中心檔案收集互動(dòng)機(jī)制是做好居民保檔案工作、有效預(yù)防過敏的基礎(chǔ)。

3.加大對(duì)居民保檔案硬件設(shè)施的投入是有效預(yù)防過敏的保障

由于周寧縣居民保中心2名檔案工作人員反復(fù)發(fā)生過敏，為了加強(qiáng)檔案管理工作，縣居民保中心于2014年建立規(guī)范檔案專用庫(kù)房，配置6組密集柜，訂制無酸紙檔案盒，安裝空調(diào)、防爆燈，購(gòu)買除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、吸塵器、滅火器等設(shè)施設(shè)備，在檔案室內(nèi)放置防霉驅(qū)殺蟲藥，達(dá)到防潮濕、防塵、防蟲、防火等要求。同時(shí)為全縣9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了鐵皮柜（存放業(yè)務(wù)檔案材料）、檔案盒、復(fù)印一體機(jī)、復(fù)印紙等，避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)辦人員將檔案材料隨意堆放導(dǎo)致霉變。通過加大投入，配齊配好相關(guān)硬件設(shè)施，周寧縣居民保中心于2014年9月通過了省級(jí)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。

4.做好檔案庫(kù)房的管理工作是有效預(yù)防過敏的關(guān)鍵

檔案人員的過敏現(xiàn)象與檔案庫(kù)房的管理好壞有直接關(guān)系。提高檔案庫(kù)房的空氣質(zhì)量，減少有害微生物的繁殖，營(yíng)造良好的檔案庫(kù)房環(huán)境，從而達(dá)到保護(hù)并延長(zhǎng)檔案的使用壽命，降低對(duì)檔案工作人員身體傷害的目的。

（1）保持檔案庫(kù)房的清潔。庫(kù)房?jī)?nèi)不堆放任何雜物，利用吸塵器等工具，堅(jiān)持每半個(gè)月對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外進(jìn)行一次大掃除，保持庫(kù)房?jī)?nèi)四壁、密集柜底部頂部及地面的清潔。

（2）嚴(yán)格控制溫濕度，抑制蟲霉侵害。工作人員須每天1次進(jìn)行檢測(cè)檔案庫(kù)房溫濕度工作，并做好記錄,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。周寧縣春季雨季長(zhǎng)，氣候特別潮濕，空氣的濕度經(jīng)常達(dá)到95%左右。為此，我們會(huì)及時(shí)關(guān)好檔案庫(kù)房的門窗，同時(shí)打開除濕機(jī)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行除濕，使其濕度保持在45-60%之間，另外還將干木炭裝于紙盒中，放在庫(kù)房的各個(gè)角落，幫助除濕。

（3）定期檢查入庫(kù)檔案，以防為主，防治結(jié)合。首先，把好居民保檔案的入庫(kù)關(guān)，做到以防為主。在檔案入庫(kù)前，應(yīng)當(dāng)逐頁逐冊(cè)檢查，若發(fā)現(xiàn)潮濕、霉變的檔案，待其自然干燥并刷除真菌后方可入庫(kù)；第二，對(duì)于已經(jīng)入庫(kù)的居民保檔案，每周一次檢查檔案的受損情況，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的材料，及時(shí)取出檔案，并采取隔離的方法，避免交叉感染，滋生更多的真菌，損壞其他檔案及危害工作人員的身體健康，原則上是完全刷除真菌后方可重新入庫(kù)；第三，放置防霉驅(qū)殺蟲藥。在庫(kù)房?jī)?nèi)及密集柜中放置無害、無污染的防霉驅(qū)殺蟲藥，利用藥劑揮發(fā)出來的氣味制止真菌的生長(zhǎng)，使蟲子在藥劑氣味中中毒死亡，并于每年12月底定期更換防霉驅(qū)殺蟲藥。

5.檔案人員做好個(gè)人防護(hù)工作是有效預(yù)防過敏的必要措施

由于居民保檔案業(yè)務(wù)量特別大，整理時(shí)間長(zhǎng)，因此檔案工作人員要提高自我防護(hù)意識(shí)。整理檔案或入庫(kù)時(shí)要佩戴口罩及一次性的手套，盡量穿長(zhǎng)袖衣褲，減少皮膚裸露部分，接觸檔案時(shí)不吃零食、不揉眼睛，及時(shí)用流動(dòng)水、消毒液洗手，搞好個(gè)人清潔衛(wèi)生。若發(fā)生過敏現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)就醫(yī)，在醫(yī)生的指導(dǎo)下正確用藥。另外檔案人員要加強(qiáng)鍛煉，多做一些戶外運(yùn)動(dòng)，提高身體素質(zhì)。只有當(dāng)你擁有一個(gè)健康的體魄，才能提高自身的免疫力，從而在實(shí)際的工作中有效地減少過敏癥狀，確保檔案整理工作順利完成。

6.檔案人員輪崗工作是有效預(yù)防過敏的健康機(jī)制

防治檔案人員的過敏危害，具體還要落實(shí)到工作制度上。雖然我們建立了居民保檔案收集機(jī)制，加大了對(duì)檔案硬件設(shè)施的投入，最大程度上控制庫(kù)房的空氣污染，采取各種措施減少整理檔案過程中有害細(xì)菌的吸入，但是檔案管理員是個(gè)特殊的職業(yè)，庫(kù)房也是個(gè)特殊環(huán)境，有害的細(xì)菌及空氣污染是無法徹底解決的。如果過敏者長(zhǎng)期從事檔案管理工作，甚至?xí)斐蛇^敏——治療——再過敏——再治療的惡性循環(huán)。因此，建立檔案人員輪崗工作制，每隔三至五年對(duì)檔案人員進(jìn)行一次輪換，可以在一定程度上避免反復(fù)過敏對(duì)檔案人員造成的身體危害。

居民保業(yè)務(wù)檔案是對(duì)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的重要憑證，所以我們要采取科學(xué)的防護(hù)措施，盡可能的消除檔案整理、保存過程中的有害因素，保護(hù)檔案的完整性，維護(hù)檔案管理員的身心健康。

（作者單位：福建省周寧縣居民保中心)