文/中航工業(yè)空空導彈研究院三所　陳爽

淺談企業(yè)產(chǎn)品檔案電子化管理問題及發(fā)展方向

文/中航工業(yè)空空導彈研究院三所陳爽

【摘要】隨著企業(yè)檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理的思路和模式也在不斷更新、優(yōu)化和完善，本文就本單位某項目產(chǎn)品檔案電子化管理的現(xiàn)狀進行了梳理，并對其管理過程中出現(xiàn)的問題進行探討和反思，認為企業(yè)檔案管理最終歸宿是以信息資源開發(fā)利用為導向的數(shù)中心的有效管理。

【關(guān)鍵詞】電子化管理；PDM系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)

一、引言

企業(yè)信息化建設使得檔案管理模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已逐漸被電子檔案所代替，但隨著企業(yè)檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理也出現(xiàn)了許多新問題，其中基于PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品檔案電子化管理問題最為顯著，無論從電子文件歸檔、業(yè)務系統(tǒng)功能設置、管理職能及利用方面都存在困境。這種局勢下，要求檔案部門及檔案管理人員不斷轉(zhuǎn)換思路，及時更新、優(yōu)化和完善電子檔案管理思路和模式，才能更好地開展信息化環(huán)境下的檔案管理工作，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)提供有效服務，對企業(yè)在激烈的競爭中長久、有活力的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

二、某項目產(chǎn)品檔案電子化管理現(xiàn)狀

目前，本單位某項目產(chǎn)品檔案電子化管理主要是現(xiàn)行文件的電子化管理和紙質(zhì)檔案的電子化管理。

（一）現(xiàn)行文件的電子化管理?，F(xiàn)行文件的電子化管理主要是基于PDM及檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的管理。從PDM系統(tǒng)中將現(xiàn)行有效的產(chǎn)品數(shù)據(jù)接收到檔案管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)的整理、歸檔。資料如需下發(fā)供生產(chǎn)現(xiàn)場使用，在檔案系統(tǒng)中挑選需要發(fā)放的歸檔電子數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)以條目帶全文的形式在系統(tǒng)中展示，并設定出電子數(shù)據(jù)的下發(fā)路線，資料接收單位進入檔案系統(tǒng)進行電子數(shù)據(jù)的接收。目前由于本單位生產(chǎn)現(xiàn)場還需參照紙質(zhì)資料進行工藝編寫和生產(chǎn)加工，在接收電子數(shù)據(jù)的同時還需打印出相應的紙質(zhì)資料發(fā)放給資料接收單位方便其使用。此外，如資料有更改，檔案人員依據(jù)檔案系統(tǒng)中發(fā)放歷史記錄進行更改單更改資料的追蹤下發(fā)，及時將新的圖紙、文件更換到位，舊的圖紙、文件及時收回，確保生產(chǎn)現(xiàn)場使用的圖紙、文件現(xiàn)行有效，從而實現(xiàn)產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的受控。

（二）紙質(zhì)檔案的電子化管理。需要歸檔的紙質(zhì)文件，經(jīng)檔案部門審核接收后，立即掃描成TIFF格式作為原件進行保存?zhèn)浞?，并同時轉(zhuǎn)換成PDF格式作為利用稿供網(wǎng)上全文瀏覽。紙質(zhì)文件掃描后，進行整理、分類、裝訂，入庫，作為檔案原件進行保存。發(fā)放同樣采用檔案系統(tǒng)進行電子數(shù)據(jù)發(fā)放，但同時也需提供紙質(zhì)復印件發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場，也可提供以光盤為載體的電子文件到現(xiàn)場進行工藝編寫及生產(chǎn)加工。

三、產(chǎn)品檔案電子化管理取得的成效

自本單位某型號項目檔案管理基于PDM系統(tǒng)進行圖紙發(fā)放和更改控制以來，現(xiàn)已下發(fā)圖紙約6萬多份，更改單更改資料追蹤下發(fā)7萬多份，大大提高了生產(chǎn)效率，推進了工作進度，確保了技術(shù)狀態(tài)的有效性、準確性和完整性，使產(chǎn)品質(zhì)量得到有力保障。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）歸檔流程簡化。實時歸檔插旗，設計人員完成設計任務后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準后，即刻向檔案部門移交，只要工作時間允許，檔案人員可隨時將圖紙、文件歸入產(chǎn)品管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，即由原先大量紙張的搬動、清點、裝訂、入庫保存到只需在系統(tǒng)中輕點鼠標即可完成歸檔，并規(guī)定設計部門的所有圖紙最后必須有檔案部門控制輸出，實現(xiàn)集中出圖。

（二）集中快速出圖。設計在PDM系統(tǒng)中繪制生成圖紙后，檔案人員按照職能部門的出圖指令，快速選圖并提交打印申請，出圖人員在PDM系統(tǒng)中看到檔案人員要求打印的圖紙數(shù)據(jù)項后立即出圖。

（三）圖紙下發(fā)的高效性。打印出的圖紙經(jīng)蓋章并通知設計確認后立即進行下發(fā)，從接到指令到圖紙下發(fā)到現(xiàn)場的周期最多不超過3天。就更改下發(fā)而言，接到更改單后，檔案人員根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的追發(fā)記錄進行追發(fā)，更改單更改資料追蹤下發(fā)周期通常也不超過4天，大大提高了圖紙到達現(xiàn)場的工作效率。

（四）圖紙下發(fā)的準確性、有效性。由于PDM系統(tǒng)中實施的是版本管理，系統(tǒng)中同一數(shù)據(jù)有不同版本，檔案管理系統(tǒng)實行的是版本、版次的追蹤下發(fā)。因此，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，檔案人員根據(jù)追發(fā)卡記錄，每一批次都可以進行準確的追發(fā)，保證現(xiàn)場使用最正確的版本。

（五）紙質(zhì)文檔與電子文檔的一致性?，F(xiàn)價段某重點型號產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件、更改單統(tǒng)一都從PDM系統(tǒng)輸出，蓋“PDM”章進行受控，沒有此受控標識的圖紙不能下發(fā)，確保了設計人員的電子文檔與紙質(zhì)的一致性。

四、產(chǎn)品檔案電子化管理存在的問題

但隨著企業(yè)檔案信息化建設的不斷深入，電子檔案管理也出現(xiàn)了許多新問題，其中基于PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品檔案電子化管理問題最為顯著，無論從電子文件歸檔、業(yè)務系統(tǒng)功能設置、管理職能及利用方面都存在困境。

（一）業(yè)務系統(tǒng)流程設計不合理，電子文件歸檔效率低。PDM系統(tǒng)電子文件歸檔流程設計不合理，導致檔案部門參與到PDM系統(tǒng)中進行電子文件的歸檔審批存在諸多問題，本單位PDM系統(tǒng)流程審批將檔案部門設置在電子數(shù)據(jù)審批的最后一環(huán)，但又設定專家、用戶批準后檔案人員審批前數(shù)據(jù)一律不需修改，如檔案人員發(fā)現(xiàn)問題，直接將歸檔數(shù)據(jù)退回到審批流程起點，重新進行審簽流程，以往紙質(zhì)文件歸檔審查，不符合檔案歸檔要求只是將資料退回將不符合歸檔要求處修改，大多都是資料頁數(shù)，模板、格式、文件號、圖號、更改標記等問題，歸檔者不需要重新進行多級簽署，不影響歸檔效率，但電子審簽雖從流程上提高了審簽的效率，省去了設計人員因跑腿簽字浪費的時間，但就是由于檔案在最后一個審批環(huán)節(jié)，不符合檔案歸檔要求卻不存在技術(shù)指標問題的文件被退回審批原點，讓設計人員多次重新審批，不僅降低了歸檔效率，同時也使設計人員整天忙于走流程而無法專業(yè)于本職業(yè)務。

（二）系統(tǒng)接口不完善，歸檔電子數(shù)據(jù)不準確。由于信息技術(shù)部門在提前規(guī)劃電子文件的元數(shù)據(jù)項及其捕獲節(jié)點和電子文件歸檔過程、歸檔存儲格式，信息系統(tǒng)所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等事項方面沒有充分考慮檔案部門的需求，導致兩系統(tǒng)間接口不完善，歸檔的電子數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)推送不進檔案系統(tǒng)，部分數(shù)據(jù)不能實時進行推送，部分數(shù)據(jù)推送進檔案系統(tǒng)所對應的屬性和實際數(shù)據(jù)不符，或是推送來的電子數(shù)據(jù)本身內(nèi)容缺項等現(xiàn)象，造成的后果就是歸檔的電子數(shù)據(jù)不全，數(shù)據(jù)屬性不準確，內(nèi)容不完整，嚴重地影響了數(shù)據(jù)的完整性、準確性、有效性以及作為檔案的真實性和可用性。

（三）系統(tǒng)關(guān)系不明確，側(cè)重點不清。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（product data management）簡稱PDM，用來管理所有產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、構(gòu)型、文檔、CAD設計文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是用于產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的軟件系統(tǒng)稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，又稱為PDM系統(tǒng)。而檔案管理系統(tǒng)主要功能表現(xiàn)為產(chǎn)品信息的記錄、整合、分類、整理以及信息的檢索和資源開發(fā)利用，是對包括來自PDM系統(tǒng)中產(chǎn)品數(shù)據(jù)的信息以及所有具有保存價值信息的管理系統(tǒng)。

因此，從功能和業(yè)務上看，PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)都是對產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行管理的系統(tǒng)，兩者有相似之處，導致在檔案信息化建設的前期規(guī)劃，需求調(diào)研及建設過程中始終沒有明確兩者間的關(guān)系及各自的職責和業(yè)務，目前檔案部門在進行電子文件管理時需要在兩個系統(tǒng)間進行，業(yè)務穿插于兩個系統(tǒng)，即數(shù)據(jù)歸檔流程審批在PDM系統(tǒng)中，檔案人員參與到PDM系統(tǒng)中對產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)的歸檔進行審批，整理、發(fā)放、利用在檔案管理系統(tǒng)，打印輸出又在PDM系統(tǒng)中。這樣產(chǎn)生的管理問題，檔案人員在PDM系統(tǒng)中審核批準后的電子文件到底屬于檔案還是現(xiàn)行文件，如是檔案，運用PDM系統(tǒng)完全可以單獨勝任電子文件歸檔、發(fā)放、利用等工作，而無需再轉(zhuǎn)到檔案部門的檔案系統(tǒng)中進行，畢竟在一個系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)的管理更加能保證數(shù)據(jù)的唯一性和有效性。如是現(xiàn)行文件，認為推送到檔案系統(tǒng)經(jīng)過整理、屬性維護后的電子文件才是檔案，那檔案人員是否可以不參與到PDM系統(tǒng)中的進行審批管理，認為只要是實時推送到檔案系統(tǒng)的就是有效可利用的電子數(shù)據(jù)，經(jīng)過屬性維護、整理分類后才定義為檔案，所有利用者都應以檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為最終有效數(shù)據(jù)，而PDM系統(tǒng)僅僅被用于企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)設計、審批、版本控制?？傊窃谛畔⒔ㄔO初期沒有理清二者關(guān)系，導致目前各系統(tǒng)業(yè)務流程設置不合理，優(yōu)勢功能弱化，發(fā)揮不了系統(tǒng)專長，檔案人員的工作職責不明確，管理中困難、阻力重重，電子文件管理制度的編寫也存在困境。

五、產(chǎn)品檔案電子化管理建議及發(fā)展方向

（一）產(chǎn)品檔案電子化管理建議。一是在業(yè)務系統(tǒng)建設過程中，應讓檔案部門參與信息系統(tǒng)的需求分析、設計、實施等工作，研究確定業(yè)務系統(tǒng)所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等，確保電子文件可歸檔。二是開發(fā)電子文件歸檔接口時要充分調(diào)研并考慮檔案部門的建議和需求，提前規(guī)劃好電子文件的元數(shù)據(jù)項及其捕獲節(jié)點和電子文件歸檔過程、歸檔存儲格式等事項。加大對電子文件歸檔工作的檢查與考核力度，不管是檔案行政管理部門開展的檔案執(zhí)法檢查，還是企業(yè)總部對下屬單位的檔案業(yè)務檢查與考核，均應把電子文件歸檔作為重點內(nèi)容。三是在信息化建設規(guī)劃過程中，應充分調(diào)研，借鑒和學習其他同行業(yè)對于電子文件管理的經(jīng)驗，定位好各業(yè)務系統(tǒng)的業(yè)務功能，盡量合并簡化業(yè)務系統(tǒng)和流程，減少業(yè)務系統(tǒng)間的集成，并要考慮系統(tǒng)的可升級、可優(yōu)化性，使檔案管理業(yè)務能在獨立的業(yè)務系統(tǒng)中完成整個電子檔案的管理工作。

（二）產(chǎn)品檔案電子化管理發(fā)展方向。事實上，PDM系統(tǒng)側(cè)重于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)管理，電子文件的流程審批，更加關(guān)注現(xiàn)行文件的更改及版本標識，檔案系統(tǒng)側(cè)重電子檔案的靜態(tài)化管理，因此，檔案人員不應參與在其他業(yè)務系統(tǒng)中進行現(xiàn)行文件的管控，而應專注于收集企業(yè)內(nèi)各業(yè)務系統(tǒng)中批準后固化有效的電子文件到檔案管理系統(tǒng)進行產(chǎn)品檔案的管理、利用及信息資源開發(fā)。檔案部門將各系統(tǒng)收集來的產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行屬性維護并整理分類，根據(jù)業(yè)務需要將有效電子檔案快速傳遞給利用者，同時將各類相關(guān)信息資源進行提煉、挖掘、整合并使之具有關(guān)聯(lián)性，使得檔案系統(tǒng)的搜索功能更加優(yōu)化強大，以吸引更多用戶主動進行產(chǎn)品相關(guān)信息的搜索和利用。此外，檔案部門可組織專業(yè)人員根據(jù)企業(yè)需要進行電子檔案編研，建立多種專題數(shù)據(jù)庫，將系統(tǒng)中所有資源被充分利用，而不僅僅是資料的保存。只有這樣，才能更好地發(fā)揮檔案部門作用，各業(yè)務系統(tǒng)功能才能發(fā)揮其優(yōu)勢，檔案管理職責更加明確，更加有利用電子數(shù)據(jù)的有效利用，也更能發(fā)揮檔案系統(tǒng)作為信息資源中心的功能優(yōu)勢。